基于信息化背景下民生檔案創新機制研究

黎洋

摘 要：本文借鑒信息化背景下檔案管理工作的研究思路，認為民生檔案數字化是實現民生檔案創新的重要途徑。數字檔案的優勢在于具有數字信息的共同特性，可以將紙質、視頻、音頻、實物等不同載體形式的民生檔案依靠數字化技術，統一轉換為數字格式進行存儲和管理，從而形成載體形式單一化的集成式管理模式。民生檔案數字化也可以加快推進民生檔案的共建創新。

關鍵詞：檔案；信息化；民生檔案；創新機制

1 引言

對于民生檔案創新機制來說，就是要通過建立一定的計劃、指導、服務、監督、協調機制來讓在分屬不同部門、所屬不同類型的民生檔案載體進行一定的優化組合，通過合理的組織和最優的配置改善檔案資源的利用，真正實現一個系統的民生檔案創新平臺，以改善民生、服務群眾的實際成效取信于民。簡單來說，民生檔案創新機制就要通過一定的手段讓分散異構的民生檔案整合成具有結構合理、便于利用的民生檔案創新庫。從中觀的角度來看，民生檔案創新機制需要各級檔案管理部門和各級民生檔案產生部門通力協調配合；從微觀角度看，迫切需要一種新的技術手段來對分散各地的民生檔案資源予以充分的整合，創新搭建一個新型民生檔案創新平臺，具有信息加工能力的信息資源服務。也就是說就其微觀層面上來看，數字環境下民生檔案資源整合與創新的實現形式就是構建一個基于數字化網絡和數字化技術的民生檔案資源一體化管理服務體系。

2 數字環境與民生檔案創新機制的契合

相對于民生檔案實體，數字化的民生檔案的復制、流轉、存儲、利用均可借助網絡實現分布式、遠程利用，這樣就為館內、館間等不同民生檔案資源的共建和創新奠定了基礎。通過開展民生檔案數字化一方面能夠滿足了民生檔案形成單位的檔案利用需求，一方面也在客觀上為傳統實體檔案的預先移交進館創造了條件，解決檔案保管空間不夠、保管條件相對不足等難題。民生檔案數字化是維護民生檔案實體安全的重要方法。以電子文件代替實體提供利用，可減少在利用過程中對檔案實體損耗起到保護檔案原件的作用；通過數字化手段轉換和保存一些保存載體即將將過時的檔案實體，諸如老唱片、老照片、老膠片等，從而在原件無法使用時用數字件代替其作用。民生檔案借助數字化技術方便實現異地備份，異地備份是確保民生檔案電子數據安全的重要手段之一。民生檔案數字化是有效利用民生檔案資源的重要方法。隨著數字信息技術的發展，數字網絡已成為人們獲得信息的主要途徑。要實現傳統載體檔案資源的網絡創新必須通過數字化手段將傳統民生檔案轉換為數字化形式并借助計算機網絡提供民生檔案信息的利用服務。同時，民生檔案數字化也是構架民生檔案特色數據庫的重要技術手段。民生檔案特色數據庫是由檔案目錄，檔案全文兩大模塊構成的，都必須通過對民生檔案的數字化來完成，檔案目錄通過手工錄入條目編入計算機庫中，檔案全文通過掃描儀將民生檔案實體掃描下來，通過掛接技術掛接到數據庫中。數字環境拓展了檔案部門生存和發展的空間。作為和地位是相輔相成，互相促進的。借助數字化技術，一方面，檔案部門可以突破地域限制，以互聯互通的網絡架構來是實現檔案管理平臺的數字化，從而推進檔案的一體化建設；一方面，檔案部門可以借助數字化的亮點工作，以小小的窗口實現大的民生，主動參與到政府的中心工作上來，吸引社會公眾的關注和領導的重視，以作為來謀取地位，進一步擴大生存和發展的空間。各級檔案部門要緊緊抓住這一有利時機，把握住群眾的需求，以高效便捷的服務服務經濟、服務民生、服務產業。

3 構建數字環境下民生檔案創新機制

在民生檔案創新體系中，民生檔案產生者、民生檔案管理者、民生檔案利用者構成民生檔案的主體。其中，民生檔案管理者作為連接信息生產者與信息消費者的樞紐，通過民生信息采集、民生信息加工、民生信息提供利用等各種環節將民生信息生產者和民生信息消費者連接起來，在民生檔案創新體系中主體中處于核心地位。檔案產生者對檔案質量的影響表現在以下幾個方面：第一，影響著檔案信息資源的真實性。盡管檔案是原始的真實記錄，但檔案在形成過程中必不可免地受到檔案形成者的主觀影響。第二，影響著檔案信息資源的完整性。民生業務完成后，民生檔案產生者是否能夠將其按歸檔范圍保質保量的全部歸檔直接影響到今后利用的完整性。第三，影響著信息資源的安全性。這種安全性的損害既包括電子文件形成之時遭到網絡病毒或黑客的侵擾，還包括因形成人員的疏忽而造成的電子文件載體的物理損傷。在民生檔案創新體系中，民生檔案生存環境構成其客體。民生檔案生存環境包括宏觀環境、中觀環境和微觀環境，它是民生檔案建設與發展的重要條件，對保障民生檔案創新體系具有重要的作用。根據現代漢語詞典的解釋，“保障”一詞意為“起保護作用的事物”，“機制”可泛指一個工作系統的組織或部分之間相互作用的過程和方式，如市場機制、競爭機制等。因此，本文中民生檔案創新體系保障機制是指為了保障與維護民生檔案創新體系的生態平衡，通過人為地控制與調節而建立起來的民生檔案創新體系各組織或部分之間相互作用的科學方式。民生檔案創新體系的客體保障由內部環境保障和外部環境保障兩部分組成。民生檔案創新體系的主體保障、對象保障機和客體保障涉及到人力、信息資源、組織管理、技術、法律政策、經濟、社會文化教育等因素，它們共同作用，推動與保障數字檔案館與周圍環境之間的物質循環、能量流動。民生檔案創新體系的主體因子包括檔案形成者、檔案利用者和檔案管理者。檔案管理者作為信息的加工者和分解者，連接著信息生產者檔案形成者與信息消費者檔案利用者，是民生檔案創新體系主體因子中的核心部分。檔案管理者在民生檔案創新體系中始終處于主導地位，數字檔案館信息資源的開發、利用乃數字檔案館的形象塑造均是通過人來實現的，可見檔案管理人員是民生檔案創新體系生存與發展的關鍵。

4 構建民生檔案創新機制的目標解析

（一）建立高質高量的檔案資源

依托各級基層檔案館，逐步建立起一個品種齊全、類型豐富、內容翔實的民生檔案資源庫，力求全面涵蓋一個地區政治、經濟、文化、歷史的綜合立體資源體系。民生檔案資源庫載體類型可以是常規的紙質檔案，也可以是照片檔案、音像檔案、還可以是各類型的實物檔案，以豐富的類型滿足不同層次社會公眾的需求。傳統的民生檔案資源以館藏印刷型檔案資料為基礎，現代的民生檔案資源是以數字化網絡信息資源和數據庫為基礎的，包括網絡數據庫、網絡全文庫、網絡數字搜索等，廣泛涉及到分布全國各地區的虛擬檔案館。

（二）建立互聯互通的聯網體系

依托國家主干網絡通道，分級、分層的建立一個互相連通，各有層次的的檔案機構聯網系統。在各級檔案館內部，著力構建一個館內互聯的局域網，讓檔案信息資源在館內自行流轉、管理。在各層檔案館之間，借助黨政信息網絡這一平臺，努力構建一個省、市、區三級檔案聯網體系，實現三級檔案館之間檔案信息數據的互聯互通和互相利用。在國家層面，以省級檔案館為歸集單位，由各省統一將檔案信息資源建立拷貝上繳國家檔案館，由國家檔案館統一保管、統一利用。這一互聯互通的聯網體系既要因地制宜，又要有統一標準，已一個標準的、各有特色的公共數據服務平臺來實現檔案信息資源的創新利用。

（三）建立高效全面的管理機制

依托檔案管理專業人才，進一步明確檔案管理職責，切實規范管理。不斷加強業務指導，努力夯實基礎。以數字化建設推進民生檔案利用制度，通過整合好的數字資源導入網上平臺，積極做好網上利用服務功能，充分滿足社會公眾對民生檔案信息資源的多樣需求。傳統的服務手段采用館員與社會公眾面對面或者書面電話等方式，現代的服務手段主要有電子郵件服務、專題庫服務、網站展示服務等方式，在管理的內容向廣度擴展，向深度延伸，服務的對象從進館的對象到網站瀏覽者，不僅包括本地區的社會公眾，還可以擴展到其他地區乃至全世界的用戶。在管理隊伍上，檔案人員更加強調知識素養，包括業務知識、學科知識、信息知識等，要求建立一支熟悉檔案業務和計算機信息技術的雙強檔案隊伍，能夠挖掘出信息的組織利用，強調按照公眾的需求幵展個性化及智能化的服務。

參考文獻

[1]檔案館核心競爭力構建研究[D]. 楊帆.安徽大學 2013

[2]新時期檔案館工作改革研究[D]. 汪碧宇.安徽大學 2006