提高文書工作效率須得法

王笑菲

文書工作是指文件從形成到辦理完畢的全過程工作，主要包括收文辦理、發文辦理、公文管理、整理立卷和歸檔利用等一系列相互關聯、銜接有序的工作。文書工作政策性、規范性強，是各單位日常工作的一個重要組成部分，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、溝通信息、協調工作的重要手段。文書工作煩瑣且業務量大，如何提高效率是文書工作者共同的思考和一致的努力方向。下面以中國石油集團測井有限公司（以下簡稱公司）為例，就如何提高文書工作效率做一些簡要的探討。

中國石油集團測井有限公司是中國石油天然氣集團有限公司獨資的測井專業化技術公司，現有員工13 215人，下設14個機關處室、18個基層單位，文書工作業務量大，事務繁冗，在實際工作中主要存在以下幾方面的問題：

文件數量多。一方面是客觀收文多，分別來自直屬上級機關、省委省政府，平級地方政府部門、油田兄弟單位，直屬下級單位。另一方面主觀發文多，有公司（黨政工團）級文函、公司級會議紀要、行政部門文函、黨委部門文函，處級單位文函、會議紀要、通報等文件類型。若不遵循 “確有必要、講求實效、有針對性和可操作性”的原則，凡事都想通過文件的形式上傳下達，公文數量必定會越來越多，嚴肅性也將大打折扣。

文件質量差。主要表現在文種選擇錯誤，如有的工作人員把“請示”寫成了“報告”。“請示”需要上級機關答復，“報告”只需要上級機關閱知即可。公文內容空洞冗長，錯字、別字、標點、數字、語句、邏輯錯誤時有發生。公文格式不規范，隨意使用字體、字號，隨意設定字距、行距等。既降低公文質量，又浪費閱讀者的時間和精力。

行文不規范。公文在行文過程中，行文關系要根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。這在《國家行政機關公文處理辦法》中有明確的規定。在實際工作中，有的工作人員不按隸屬關系和職權范圍行文，經常出現越級行文、多頭報文或者一文多事等現象，造成文件內容難以落實，問題得不到解決。

處理不及時。一些工作人員未養成及時閱文習慣或因工作忙，長時間不處理公文導致文件積壓，流轉受阻，致使文件運轉程序出現問題，甚至延誤工作。特別是時限較強的緊急文件，若不及時處理很可能給單位造成巨大的經濟損失。

近年來，公司在提高文書工作的規范化、標準化、效率上積極探索和努力實踐，采取多項措施規范了文書工作，有效提高了文書工作的效率，同時提高了整個公司的行政效率。主要表現為：

高效的電子公文系統。建立并不斷完善電子公文系統，規范發文流程、監控閱文速度和質量。收發文流程均設有審核環節，對發文必要性、公文格式、文字內容進行審核把關，有效控制發文數量，提高公文質量。公司辦公自動化系統自2006年8月上線以來，歷經兩次完善，兩次升級，在規范性、安全性 、實用性、易用性、拓展性 、靈活性、可管理性等方面都得到了完善和提高，極大地提高了文書工作效率。

建立必要的規章制度。要達到文書處理過程中規范化、標準化的要求，提高文書處理質量和效率，必須從文件形成的初始階段就有一個科學、規范的管理措施及標準，必須嚴格按照國家和企業相關規定進行公文處理。公司嚴格貫徹執行《公文處理辦法》《公文運行規范》《電子公文管理辦法》等制度，工作人員在提高思想認識的基礎上，在文書處理中的形成環節、運轉環節、暫存環節、歸檔環節方面建立了相應管理措施和制度，確保文件生命全周期的規范和運轉高效。

加強培訓、交流和考核。公司定期舉辦文書處理工作培訓講座，不斷更新和強化文書從業人員的專業知識；新入職機關的工作人員須接受公文處理業務培訓和考試。建立文書工作人員QQ交流群、測井平臺QQ交流群，隨時溝通交流，分享工作中遇到的各類問題。定期統計、分析、對比發文數量和質量，進行總結評比并全公司通報。

多渠道針對性解決問題。為減少公文數量，要求各單位對非涉密通知采取電話、傳真、網頁發布等方式處理，同時在電子公文系統中增加制發環節精簡白頭文件，發布無存檔價值的工作通知。針對文件落實不徹底、公文流轉速度慢兩個“久治不愈”的問題，展開專項治理，就公文如何簽署意見、文件處理時效做了專門的規定，加強了催督辦工作，并納入了考核。