繼續教育檔案管理信息化建設的路徑

李濤

摘 要：在新時期，高校檔案館開始朝著信息化發展，數字檔案館現已成為高校發展必然趨勢，其中繼續教育作為我國教育事業不可或缺的部分，其對于人才發展以及社會穩定有著積極意義，在此過程中，在對檔案進行管理時，應該重視信息化建設，引入新技術，對檔案人員系統培訓，使其在具備良好素質的基礎上，能夠熟練操作現代技術，確保檔案信息準確性，推動繼續教育可以穩定發展。

關鍵詞：繼續教育；檔案管理；信息化建設

繼續教育檔案會包含眾多有價值的信息，對于高校發展有著重要影響，在信息時代，檔案人員也應該跟隨時代步伐，運用信息技術相關手段來工作，科學的管理檔案資料，因此，高校要給予支持，對現有檔案情況進行信息化建設，提高管理水平。

一、檔案管理信息化建設的重要性

無論是對高校還是現代企業來說，檔案庫都保存著很多有用資料，其不僅可以為其他人員提供參考依據，讓其有據可查，還能增強對重要資料以及數據的保存，但在傳統檔案管理期間，檔案人員通過人工方式來開展管理工作，有的檔案年限較為久遠，使得檔案內容出現失真，影響了檔案價值的發揮。但在新形勢下，通過對檔案工作進行信息化方面的建設，一方面可以提高對檔案內容保護力度，另一方面能夠使檔案人員工作量得到減輕，提高工作效率。具體來說：其一，便于保存信息資源。采取信息化手段來建設檔案，可以使檔案載體形式發生很大轉變，達到數字化效果，例如，傳統檔案大多都是紙質，在保存方面較為困難，需要檔案人員按照一定類別進行歸納、整理[1]，但信息化建設有所不同，工作人員能夠把海量的檔案信息存儲在計算機或者硬盤中，工作人員通過硬盤就能查找所需的資料，這樣既可以提高對原始材料的破壞，防止由于多次翻閱或者查找，導致材料出現損壞，還能對檔案進行備份，避免材料出現丟失。其二，便于共享信息資源。各大高校都有自己的校園網以及信息管理系統，在信息化建設期間，檔案人員可以有機整合信息資源，不僅便于對資源的共享，讓校內師生都能了解信息資源，還能提高對檔案資源的利用率，以此提升應用價值。高校可以先在本校實行資源共享，當技術日益成熟后，可以加強與其他高校的合作，拓展本校信息資源，從而豐富檔案信息。

二、目前繼續教育檔案管理現狀分析

（一）信息化建設投入不足

從目前繼續教育情況分析，其開始進入普遍化階段，在各地區得到普及，使得教育規模也日益擴大，學生人數逐漸增多。有的學校把關注點放在校園建設方面，缺乏對檔案管理重視程度，所投入的資金相對較少，導致信息化水平不高，使得檔案管理在發展時受到很大程度限制[2]。如果繼續教育學校不能在信息化建設上撥款，也就使檔案部門無法更換硬件設備，造成軟件技術更為缺乏，與現代化檔案有著很大差距。信息化建設最為重要的前提條件就是要有硬件以及軟件支持，但缺乏資金投入，使得信息化建設流于表面，不能在繼續教育檔案中得到很好的體現。

（二）檔案管理人員水平不高

從目前檔案人員素質情況來看，綜合素質整體偏下，有的檔案人員由于年齡較大，不能在其他部門工作，所以調到檔案部門，管理水平不高。而這些年齡偏大的檔案人員在思想觀念方面較為保守，對新知識接受以及理解具有一定困難，在信息化建設階段，對于檔案人員素質有著比較高的要求，無論是從知識結構還是實踐能力方面，都需要其各項技能相對突出，這樣才能確保信息化建設得以穩步進行。但在此期間，如果檔案人員不能起到幫扶作用，很可能會影響信息化建設不能正常開展，不利于檔案工作的執行。

（三）信息化管理安全性問題突出

盡管信息化建設有一定優勢，但與此同時也會使繼續教育檔案面臨安全問題，導致檔案資料出現泄露[3]。繼續教育檔案往往涉及一些重要信息，這就需要高校加強對檔案信息系統的保護，設置防火墻，避免檔案信息處于安全隱患下。但在實際檔案管理時，領導層經常忽視安全問題，使得檔案人員安全意識不高，不能全面的保護檔案信息，頻繁出現信息泄露，導致高校損失嚴重。安全管理可謂是檔案管理中重要內容，只有重視檔案安全管理，才能提高對系統保護程度，防止非檔案人員進入系統。

三、加強繼續教育檔案管理信息化建設的有效路徑

（一）加強對信息化建設的投入

繼續教育院校應該對信息化建設給予一定關注，對其進行資金方面的投入，把信息化建設作為學校規劃中的一部分，這樣才能保證信息化建設能夠順利進行。首先，從政策方面來看，學校要推行檔案信息化政策，讓檔案人員觀念以及意識得到轉變，了解信息化建設對于學校檔案工作的重要性，這樣既可以創建出良好的信息化氛圍，讓檔案人員受到感染，還能促使檔案人員主動獲取信息知識[4]，提高綜合素養。其次，從資金投入層面分析，學校要根據檔案室情況撥發資金，更新硬件設備，并引入新的軟件技術，與此同時，要成立專門機構，由機構人員來管理檔案建設資金，一方面可以對專項資金實時管理，避免資金浪費，確保資金用于信息化建設，另一方面能夠使檔案管理各項工作穩步開展，讓檔案管理可以真正服務于學校。

（二）加強對工作人員的培訓

高校應該基于現有狀況對檔案人員進行培訓，組織學習，使檔案人員個人知識結構不斷完善，增強其認知水平，能夠正確看待檔案管理這一份工作，這樣才能在工作中投入較多精力，全身心為繼續教育檔案服務[5]，進一步提升繼續教育社會地位。首先，高校要先制定較為科學的檔案人員培養計劃，對培訓課程進行全面設置，確保課程與檔案人員自身情況相匹配，提高培訓課程內在價值，讓檔案人員能夠從培訓課程中有所收獲，這樣才不辜負檔案管理培訓工作的開展。其次，制定考核機制。根據檔案人員工作情況進行科學考核，并把其與福利待遇緊密聯系，一方面能夠增強檔案人員危機感，使其產生一定競爭力，另一方面可以促使檔案人員認真工作，不斷獲取新知識，提高個人能動性。最后，重視繼續教育。高校也應該對檔案人員進行繼續教育，一般情況下，繼續教育的手段包括：其一，半脫產培訓。檔案部門負責人要積極鼓勵檔案人員繼續深造，到專業學府接受高等教育，獲取碩士學位，在繼續教育過程中，檔案人員一方面會接受系統的知識，提高信息技術能力，另一方面可以讓其思想意識發生很大轉變，提高職業素養。其二，學術交流會。各高校經常會聘請一些專家及學者進行演講或交流，部門負責人應該號召檔案人員積極參加，聽取專家前沿的思想，并與其他檔案人員進行交流，談論工作經驗，促使檔案管理水平得到提升。

（三）加強對電子文件的管理

繼續教育檔案要想實現信息化建設，離不開電子文件，這就需要檔案人員嚴格把控電子文件，對其進行全面監管，避免由于人為因素造成檔案信息失真。首先，檔案人員在平時管理時，要密切排查檔案內容，尤其是重要的檔案資料，要給予特別關注，確保檔案信息完整性。其次，檔案人員要具有創新意識，通過信息手段管理檔案，在實現檔案信息共享的同時，確保其安全性。但在此期間，需要檔案人員保證電子文件安全，防止人為對其進行修改，導致檔案出現誤差，使得重要數據發生丟失。最后，高校要健全制度，全面規定檔案管理工作，這樣既可以讓檔案人員了解那些事情不能做，避免做出損害學校利益的相關事件[6]，而且能夠使檔案人員根據崗位職責進行工作，例如，可以對歸檔時間進行明確規定，讓檔案人員自覺遵守，為信息化建設打下良好基礎。

四、結語

在現代社會中，信息化建設現已成為繼續教育檔案主要內容之一，支持信息化建設不僅可以提高檔案管理效率，讓檔案人員高效完成檔案工作，還有利于繼續教院校發展，使其與現代教育相接軌，確保繼續教育事業得到良性發展。

參考文獻

[1] 姬鵬華.論繼續教育檔案管理信息化建設[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2016，03：51.

[2] 謝書鵬.對繼續教育檔案管理信息化建設的相關探究[J].企業導報，2016，20：43.

[3] 王曉蕾.關于繼續教育檔案管理信息化建設的相關研究[J].辦公室業務，2017，08：90.

[4] 梁小蘭.信息時代優化高校繼續教育檔案管理研究[J].機電兵船檔案，2018，03：26-28.

[5] 李松.試論高校檔案管理信息化的現狀及對策[J].科技信息，2010，20：387-388.

[6] 蒙海理.高校成人教育檔案管理信息化建設存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2013，02：17.