新形勢下農(nóng)場人力資源和社會保障檔案管理探討

劉俊凡

在新的發(fā)展形勢下，農(nóng)場人力資源和社會保障部門的業(yè)務在逐漸增多，而這些業(yè)務大多涉及到職工群眾的切身利益，如何做好這類業(yè)務的檔案管理工作，是值得我們認真研究的，本文對農(nóng)場人力資源和社會保障檔案管理存在的問題及新形勢下檔案管理方法進行研究分析，供借鑒交流。

農(nóng)場人力資源和社會保障相關的檔案管理工作包含著離退休人員的社會保險、人力資源的有效配置、職業(yè)技術培訓、職業(yè)技能鑒定、以及落實社會保險和社會保障關系的轉(zhuǎn)續(xù)以及工資收入等資料的收集整理、保存管理和服務等，對農(nóng)場人力資源統(tǒng)籌運用，以及勞動力喪失后生活保障問題都有積極作用，其管理水平的好壞直接影響到職工群眾的切身利益，做好檔案管理工作，可以促進人們工作生活的有效性和便捷性。

1人力資源和社會保障檔案管理常見問題

1.1勞動保障檔案管理重視不足

勞動保障相關的檔案大多涉及內(nèi)容較多，檔案類別、操作程序較復雜，如果對此不重視，缺少硬件管理措施，就會使檔案資料歸檔不及時，或保存資料不全，嚴重的可能造成檔案資料的丟失。所以，要對勞動保障檔案提高重視。

1.2檔案管理分散

目前，農(nóng)場檔案管理相對分散，沒有將所有的檔案統(tǒng)一到一起，方便查閱，而是不同的相關單位的檔案資料都由自己單位保管，每個部門都有自己的檔案管理庫房，分建在不同的地方。有的單位的檔案管理配備的硬件設施較多，投入成本也較高，使庫房使用緊張，檔案管理不集中，綜合調(diào)配能力不足，導致檔案管理空間緊張。而由于管理分散，對檔案的防盜、防潮、防蟲、防火等管理的重復投入較大，成本增加。社保檔案涉及的范圍較廣，且內(nèi)容也類別多樣，有的檔案由多個部門進行業(yè)務監(jiān)管，但各部門之間又缺少必要的聯(lián)系，導致一個檔案信息由不同單位留存保管，造成了檔案管理的成本增加，對于這種重復保存的檔案，對檔案管理造成極為不便。

1.3管理模式滯后

以往，大部分農(nóng)場的檔案管理還是使用傳統(tǒng)的管理方式，即將收集的資料裝訂成卷進行管理，這種管理模式使檔案管理的工作量增多，同時錯誤率也在增加，管理模式操作起來也比較繁瑣，需要的管理人員較多，管理成本增加，操作使用也不方便，在檔案收集和使用過程中，由于缺少硬件設施的投入，造成投入的工作量也極大，工作效率相對落后，在管理理念上也缺少檔案管理的理念的創(chuàng)新。

1.4工作人員綜合素質(zhì)較差

目前，大部分單位負責檔案管理人員并不是具有專業(yè)的檔案管理知識，大多兼職，不具有專業(yè)的檔案管理知識儲備。在以往的實際工作中，大部分單位都采取的以老帶新的學習業(yè)務方式，對檔案管理人員沒有進行系統(tǒng)規(guī)范的培訓，導致檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)沒有達到檔案管理相關要求，缺少工作的高效性和標準化，影響了檔案實際作用的正常發(fā)揮;對于這種情況，也是缺少嚴格有效的考評機制，對工作缺乏必要的工作監(jiān)督和助力作用。

2新形勢下人力資源和社會保障檔案管理方法

2.1強化領導對檔案管理的重視

領導對檔案管理的重視，是推進檔案管理快速發(fā)展的基礎。單位領導應該轉(zhuǎn)變思想，明確檔案管理對部門工作質(zhì)量的作用，并對檔案管理工作加以重視，加強對檔案管理工作配套設施的投入，改善檔案管理的環(huán)境，使更多的專業(yè)人才愿意參與此項工作。領導重視就會強化制度的完善和人員的管理，就會關注管理制度是否規(guī)范，管理是否高效。領導重視就會激發(fā)職工的的工作積極性，這樣有利于在檔案管理上調(diào)動各部門人員通力配合。

2.2落實檔案管理制度建設

規(guī)范的檔案管理必須建立一套完備的管理體系，通過制度的建設推動整體工作有序進行。在具體管理制度完善上，有對檔案的收集整理、登記管理等操作流程性制度，也有工作人員工作流程、工作職責的規(guī)定，使其能責任到人，來增強具體負責人員的責任意識;還應做好獎懲制度的完善和規(guī)范監(jiān)督制度的執(zhí)行。完善日常管理規(guī)定，針對不規(guī)范歸檔現(xiàn)象以及檔案丟失現(xiàn)象，要發(fā)現(xiàn)問題馬上處理，及時糾正制度中不完備的環(huán)節(jié)，做好工作質(zhì)量監(jiān)察考評制度的實施，來約束工作人員的行為。嚴格落實檔案管理的各項制度，使其成為規(guī)范檔案管理的依據(jù)和手段。

2.3提高檔案管理技術的先進化

隨著我國科技的進步，檔案管理手段也在不斷地提升，需要在保留傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎上，進一步強化檔案管理的先進性建設，做好數(shù)字化、信息化檔案系統(tǒng)的建設，將信息化建設的多樣性、安全性和操作便捷性特點應用到檔案管理中來，可以聘任專業(yè)的系統(tǒng)建設人員根據(jù)農(nóng)場的實際情況設計檔案管理系統(tǒng)，使它的科學性、合理性得到發(fā)揮，目前，從安全性上考慮，檔案管理操作還處在紙質(zhì)與電子雙重形式的管理狀態(tài)，并隨著信息化的發(fā)展速度，而使檔案逐漸向全面信息化管理過渡。目前，從我國檔案管理的現(xiàn)狀分析，馬上全面進入數(shù)字化檔案管理還存在一定的局限性，目前運用現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理進行有效開發(fā)，使檔案管理趨向?qū)嵱眯园l(fā)展，增強檔案相關工作的便捷性。

2.4強化檔案管理人員素質(zhì)的提升

檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)關系著檔案管理的質(zhì)量，必須強化檔案日常業(yè)務的培訓制度，積極進行人才隊伍的培養(yǎng)，通過外派學習和采取請進來的方式，組織檔案管理人員進行業(yè)務培訓，提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，來進一步提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

總之，新形勢下做好人力資源和社會保障檔案管理應與時俱進，在了解現(xiàn)有檔案管理內(nèi)容的情況下，要適應新形勢的發(fā)展變化，不斷強化檔案管理的作用，全面采用現(xiàn)代先進管理技術，對檔案進行規(guī)范化、科學化管理，使檔案管理更好的發(fā)揮作用。

（作者單位：154350黑龍江省農(nóng)墾紅興隆管局寶山農(nóng)場）