淺析當前國有企業辦公室管理的改進和創新

朱志平

摘 要：作為既要對外又要對內的管理崗位，國有企業辦公室管理工作的重要性不言而喻。但長期傳統思想的影響又使國有企業辦公室管理面臨諸多問題。本研究總結了國有企業辦公室管理的常見問題，然后提出了國有企業辦公室管理改進和創新的策略，以供相關工作人員參考。

關鍵詞：國有企業;辦公室管理;改進;創新

加快完善社會主義市場經濟體制的國家戰略中，深化國有企業改革成為最重要的焦點，這不僅涉及加快國有經濟布局優化，也包括完善各類國有資產管理體制。而作為國企管理工作不可或缺的組成部分，辦公室管理同樣面臨著加快改進與創新的迫切要求。

一、國有企業辦公室管理工作的重要性

國有企業辦公室管理工作擔負著既要對外又要對內的雙重職責。對外是展示企業形象的公關窗口，對內則既要作為管理層與一線員工的溝通橋梁、交流紐帶，做好上傳下達工作，又要保質保量完成日常服務工作，還要及時為各級領導當好參謀、助手。辦公室管理幾乎就是企業至關重要的信息中心、交流平臺、控制中樞與綜合服務站的集合。在很大程度上，國有企業辦公室管理工作決定著企業規劃決策的落實、生產經營的推進、經濟效益與社會效益的取得。

二、國有企業辦公室管理的常見問題

（一）重視程度有所不足

雖然辦公室管理工作影響范圍大、程度深，是國有企業生存與發展不可或缺的組成部分。但是，由于既不能如基層一線生產崗位那樣直截了當地體現出產量，又很難同技術管理崗那般顯而易見地突出價值產出，因此不少國有企業管理者或生產者都難以對辦公室管理工作建立起足夠準確、清晰、科學、客觀的認知與定位。不少國有企業會對辦公室管理工作同時抱有既需要又不重視的矛盾態度，表現在日常工作時只愿辦公室人員招之即來，而到諸如職稱評定、薪酬考核等時又但求其揮之即去。

企業高層管理者對辦公室管理工作不重視的態度帶來的不僅是生產崗或技術崗等對辦公室管理普遍缺乏認同，甚至辦公室部分成員也會逐漸產生自我懷疑甚至自我否定的錯誤認知。由此造成的連鎖反應是辦公室管理人員缺乏崗位安全感和自信心，在工作中唯唯諾諾、戰戰兢兢，不求有功但求無過的思想比較濃厚。這一方面嚴重壓制了辦公室管理人員的工作積極性和主動性，另一方面也對管理品質、效率的提升產生了負面影響。

（二）管理思想、模式相對陳舊

不少國有企業自計劃經濟時代誕生并一直發展至今，在管理思想和手段各方面早已相對固化甚至形成了根深蒂固的傳統觀念。這就造成不少國有企業在辦公室管理過程中管理思想、模式相對陳舊，不僅滿足于刻板、機械的管理方式，而且對時代發展變化敏感度有限，甚至反感新興管理理論和實踐的應用。

（三）人員素質有待提高

由于管理模式難以跟上時代快速發展，一些辦公室管理人員同樣存在對自身要求不足的問題。其在工作中不僅固守陳舊的管理方法，缺少超越和突破，而且對新知識、新技能缺乏學習興趣，自我提升十分有限。加之不少國有企業編制內的辦公室管理人員擁有了“鐵飯碗”觀念而缺少憂患意識，在管理中得過且過、人浮于事的現象并不鮮見。

三、當前國有企業辦公室管理改進與創新策略

（一）轉變觀念、完善機制、落實責任

要想推動管理工作實踐的改進和創新，首先必須轉變管理理念。因此，企業高層需要首先更新傳統觀念，將辦公室管理置于企業核心管理層，突出辦公室的輔助決策與重要參謀的職能。

而要實現這一觀念的轉變，就需要在體制機制上率先進行完善。比如明確辦公室管理工作范圍、類型、內容、邊界、涉及環節、上下游關系等。要全力避免高層管理將與辦公室管理無關的作業內容不負責任地“塞”進辦公室，不僅嚴重干擾辦公室管理工作的正常節奏，而且會同時損害其他作業內容的品質和效率。

同時，要借鑒現代化企業科學管理的經驗以全力提高國有企業辦公室管理的現代化、科學化水平。比如充分細化辦公室管理工作，為各項管理工作細則制定相應的標準，盡量采取可量化手段衡量管理工作的品質和成效等。即，要使辦公室管理工作與管理人員之間建立起對應關系，以便借助績效考核方式開展全面考核，從而推動管理水平的提升。

（二）精簡機構、優化配置、提升效率

在許多國有企業的管理環節中，辦公室管理由于歷時漫長且管理內容眾多，造成機構臃腫、崗位層疊等現象，這對辦公室管理工作造成了很大的制約。因此，精簡機構、優化配置、提升效率非常重要。

要達到精簡機構的目標，除了前面提到的標準化管理和量化考核外，還有一項較為適宜的舉措，就是末位淘汰制。也就是設置一定的考核周期，按照績效考核得分排名，將排名靠后的人員列為待淘汰對象。再設置一至三個月不等的觀察期，給予末位人員改進工作的寬限時間。但若觀察期結束后仍然未見起色，則表明其并不適宜管理工作崗位，可視具體情況調動到其他部門或崗位。

因此，在精簡機構基礎上，辦公室管理崗位就可以逐步加強人力資源的優化配置。一方面，在現有人員中挑選佼佼者進入更高管理層，使高層管理隊伍得以充實新鮮血液，同時可以借助辦公室管理工作的經驗給予企業戰略決策更好地參謀和輔助。另一方面，逐步篩選出過去人浮于事或已無法適應時代或行業發展要求的成員，將其轉向有需要的其他崗位。經過幾輪測評和淘汰之后，留下的管理人員既能滿足辦公室管理工作現實要求，又能避免機構臃腫阻礙管理工作順利開展，切實做到以崗定人、人崗匹配。顯然，這種輕裝簡行的模式更有利于國有企業辦公室管理工作效率的提高。

結語

國有企業作為國民經濟的支柱，是推動中國經濟現代化發展的主要力量。悠久的發展歷史既給企業管理工作積淀了豐富經驗，但也容易出現臃腫、陳舊、落后等不良現象。要解決辦公室管理的問題首先需要觀念更新，以信息化視角重新定義辦公室管理工作范圍、形式、內容、價值，進而以平臺化、扁平化方式重構工作模式，同時借鑒現代企業管理方式，落實辦公室管理人員的責任。其次，辦公室要精減人員，優化人力資源的配置。這些舉措不僅有助于國有企業優化辦公室管理工作模式，也有利于辦公室管理向現代化、科學化、網絡化、信息化方向實現全面轉變，從而推動企業管理質量和管理效率的整體提升。

參考文獻：

[1] 時? 萌.關于新時期國有企業行政管理體制改革創新的幾點思考[J].中外企業家，2017（6）：65.

[2] 謝豐羽.新時期國有企業改革背景下行政管理創新的方法研究[J].現代企業文化，2016（33）：104.