機(jī)關(guān)文秘人員的工作意識(shí)與文檔管理

陳海霞

[摘 要] 在組織中，文秘人員的主要工作是傳遞通知和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，這直接影響著企業(yè)內(nèi)部工作的效率。與其他方面的機(jī)構(gòu)相比較，文秘人員的工作水平與自身思維關(guān)系密切。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展創(chuàng)新，文秘人員應(yīng)積極主動(dòng)轉(zhuǎn)變思維方式，不斷進(jìn)行思維創(chuàng)新，以提高自身工作效率。

[關(guān)鍵詞] 機(jī)關(guān) 文秘人員 工作意識(shí) 文檔管理

中圖分類號(hào)：C931.46 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

一、機(jī)關(guān)文書檔案管理的重要性

機(jī)關(guān)文書檔案的管理工作是做好其他各項(xiàng)工作的前提和基礎(chǔ)，按照機(jī)關(guān)工作的閉環(huán)理論，沒有規(guī)范的機(jī)關(guān)檔案管理工作，機(jī)關(guān)工作的完善就缺少最后一環(huán)。在信息化網(wǎng)絡(luò)的今天，機(jī)關(guān)文書檔案的相關(guān)工作也要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，做好文書檔案的收集、整理、保管、利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效共享。文書檔案是機(jī)關(guān)多項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，可以對(duì)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作起到很好的促進(jìn)和憑證作用。機(jī)關(guān)文書檔案相關(guān)工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定了檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。基于此，為有效開發(fā)利用檔案資源，必須加強(qiáng)檔案管理工作。

二、機(jī)關(guān)文書檔案管理工作存在的問題分析

（一）文書處理程序存在不規(guī)范現(xiàn)象

具體來說表現(xiàn)為以下幾方面：第一，在文書文件處理工作過程中，很多機(jī)關(guān)普遍存在“倒流”情況，違背了文書處理程序流程，甚至文稿擬制不經(jīng)辦公室審核直接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，然后再轉(zhuǎn)送辦公室進(jìn)行核稿操作；第二，越級(jí)行文的情況時(shí)有發(fā)生，單位領(lǐng)導(dǎo)沒有掌控文件的審核和蓋章過程，打印文件材料較為隨意，最終導(dǎo)致越級(jí)行文現(xiàn)象的發(fā)生；第三，發(fā)文處理過程中如果涉及多個(gè)部門，未進(jìn)行會(huì)簽，或者僅僅主發(fā)單位蓋章，文件的效力從而大打折扣[1]。

（二）公文不及時(shí)辦理現(xiàn)象

雖然文書辦理時(shí)間有著明確的規(guī)定，但在實(shí)際操作過程中，時(shí)常出現(xiàn)延緩處理的情況，文書積壓、互相推諉更是對(duì)機(jī)關(guān)日常工作造成嚴(yán)重影響。具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾方面：第一，處理公文時(shí)限不清，導(dǎo)致部分公文超出辦文時(shí)限，影響辦事效率；第二，文書運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，導(dǎo)致文書出現(xiàn)拖拉延誤情況，使文書效能發(fā)揮大打折扣；第三，承辦文書過程中，所涉及的難度大或者本部門職責(zé)之外的文書，未與相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商，擅自積壓或者延緩處理。

（三）檔案管理不夠標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

當(dāng)前大多機(jī)關(guān)單位檔案管理模式老套，技術(shù)陳舊落后，案卷質(zhì)量不高，各類檔案整理不符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求。各單位對(duì)于《文件材料歸檔范圍保管期限表》的制定不夠明確，不清楚哪些檔案應(yīng)移交檔案室存檔，致使檔案未能集中統(tǒng)一管理。

（四）檔案管理制度不健全現(xiàn)象

有些機(jī)關(guān)單位檔案管理不夠規(guī)范，雖建立了相關(guān)檔案管理制度，如歸檔、保管、借閱、鑒定銷毀及崗位責(zé)任制等，也有檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、管理體制、分類方案，但在執(zhí)行過程中流于形式。大多數(shù)機(jī)關(guān)單位的檔案工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)教育，而且身兼數(shù)職，對(duì)管檔要求、檔案材料收集及歸檔等相關(guān)業(yè)務(wù)了解不深，沒有對(duì)檔案工作投入較大精力，致使對(duì)本單位各部門的文件材料形成、歸檔工作及所屬單位的歸檔工作不能進(jìn)行很好地監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

三、提升機(jī)關(guān)文秘人員工作意識(shí)，強(qiáng)化文檔管理能力

（一）建立綜合性的工作制度

機(jī)關(guān)單位的文秘工作和檔案管理是緊密相連的，在具體工作中必須有效融合組織制度，科學(xué)合理地管理文檔。在大多數(shù)機(jī)關(guān)單位中，文秘部門和檔案管理部門都屬于獨(dú)立運(yùn)行的個(gè)體，由于在工作中溝通不到位，導(dǎo)致檔案質(zhì)量很難得到有效保障，這就使得檔案管理面臨很大的困難。同樣，檔案管理若出現(xiàn)一些問題，在開展文秘工作時(shí)也往往會(huì)遇到一定的困擾，而如果把文秘工作和檔案管理工作有效結(jié)合起來，綜合考慮兩者的實(shí)際情況，建立起一個(gè)綜合性的工作制度（必須建立在我國相關(guān)法律條例基礎(chǔ)上來制定），這樣才能確保公文的質(zhì)量。另外，還要緊密結(jié)合機(jī)關(guān)單位的實(shí)際管理狀況，建立嚴(yán)密的檔案人員網(wǎng)絡(luò)，確保各個(gè)部門的檔案管理真正做到責(zé)任到人，并形成一個(gè)相互配合的管理體系，以促進(jìn)文秘工作與檔案管理的共同發(fā)展[2]。

（二）嚴(yán)格規(guī)范文書格式

機(jī)關(guān)單位公文格式的規(guī)范性直接影響了文秘工作與檔案管理的一體化，在起草文書時(shí)一定要認(rèn)真謹(jǐn)慎，嚴(yán)格依照國家相關(guān)規(guī)定的格式進(jìn)行編寫，確保文書規(guī)模的準(zhǔn)確性，尤其要注意文書的各方面細(xì)節(jié)。版記是銜接文秘工作和檔案管理工作的標(biāo)記，其極大地影響了文檔的一體化建設(shè)，這就要求文秘工作人員充分重視這一環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確無誤地標(biāo)記出文件的印發(fā)部門和具體打印時(shí)間，并在電腦上做好詳細(xì)記錄，流轉(zhuǎn)后立即立卷歸檔，只有確保文書格式的規(guī)范化，才能確保檔案管理的規(guī)范化[3]。

（三）提升機(jī)關(guān)文秘人員組織協(xié)調(diào)能力

在機(jī)關(guān)單位日常工作中，作為一個(gè)重要的中間人員，文秘人員起著管理決策層與基層二者之間的橋梁作用，因此文秘人員的組織協(xié)調(diào)能力十分重要。在日常工作中，決策層或領(lǐng)導(dǎo)者需要傳遞一些工作任務(wù)時(shí)，文秘工作人員應(yīng)將信息準(zhǔn)確無誤地傳到基層員工中；如果企業(yè)內(nèi)部基層員工存在一些問題，需要反饋到領(lǐng)導(dǎo)層時(shí)，也需要文秘工作人員進(jìn)行反饋[4]。

（四）文秘人員要處理好日常事務(wù)

在機(jī)關(guān)單位日常工作中，文秘人員的工作比較繁瑣，企業(yè)中的各個(gè)方面都有涉及，這就要求文秘人員要有認(rèn)真謹(jǐn)慎的工作態(tài)度，對(duì)于企業(yè)中出現(xiàn)的任何問題都能夠冷靜處理。比如，在處理檔案文件時(shí)，文秘工作人員不僅要保證檔案的及時(shí)送達(dá)，還要保持檔案文件的準(zhǔn)確性，以為領(lǐng)導(dǎo)者提供方便。此外，如果在日常工作中出現(xiàn)了一些突發(fā)情況，文秘工作人員必須冷靜對(duì)待，不可自亂陣腳，以免給企業(yè)造成損失。

（五）處事站位準(zhǔn)，理解意圖準(zhǔn)，反映問題準(zhǔn)

第一，在工作中，文秘人員要重點(diǎn)關(guān)注國家政策、行業(yè)內(nèi)外戰(zhàn)略變化及相關(guān)制度的出臺(tái)等，這樣有助于更好地指導(dǎo)自身工作。第二，提高自己的政策理解水平，要準(zhǔn)確掌握上級(jí)的要求、內(nèi)部的情況、基層的進(jìn)展。第三，要能從復(fù)雜的現(xiàn)象中發(fā)現(xiàn)問題的本質(zhì)，在給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)或請(qǐng)示之前能從眾多方案中準(zhǔn)確篩選出最優(yōu)備選方案。第四，要準(zhǔn)確地獲得信息并進(jìn)行有效傳遞，在各種資訊的背后能協(xié)調(diào)不同立場(chǎng)，尋求共同利益點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)工作利益的最大化。第五，要能夠從事件的發(fā)展過程中敏銳體察到其他人的情緒和反應(yīng)，及時(shí)調(diào)整溝通策略與協(xié)調(diào)方式，從而構(gòu)建和諧穩(wěn)定的團(tuán)隊(duì)氛圍[5]。

四、結(jié)語

總而言之，在數(shù)字時(shí)代的今天，機(jī)關(guān)文書檔案管理工作顯得尤為重要。檔案是機(jī)關(guān)以往工作的記錄，對(duì)其未來發(fā)展建設(shè)具有非常重要的意義。個(gè)別機(jī)關(guān)文書檔案管理工作或多或少存在一些問題，只有不斷學(xué)習(xí)檔案管理新技能，完善檔案管理的主要方法，健全制度體系，檔案管理工作才能逐步走向現(xiàn)代化和科技化。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙大青，時(shí)偉，閆清波，等.機(jī)關(guān)單位文秘工作人員的創(chuàng)新培養(yǎng)探究[J].安徽電氣工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2017（04）：23- 26.

[2]陳麗薇.機(jī)關(guān)文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理[J].現(xiàn)代國企研究，2017（22）：138.

[3]曾雪晴.文秘專業(yè)學(xué)生核心職業(yè)能力素質(zhì)調(diào)研與思考[J].秘書，2017（11）：10- 13.

[4]李淑偉.論辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：110，116.

[5]鐘金鳳.淺談文秘人員如何做好調(diào)研工作[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2017（20）：119.