新時代企業(yè)人事檔案管理信息化建設

張夢楠

[摘 要] 人事檔案管理工作關系著企業(yè)的運行效率，隨著當今社會信息化進程的不斷加快，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式也逐漸面臨淘汰。在新時代背景下，人事檔案管理工作應當融入更多信息化、現(xiàn)代化的內(nèi)容，只有使人事檔案管理工作與時代發(fā)展相適應，檔案管理工作才能真正體現(xiàn)其價值，并在社會中發(fā)揮其應有的作用。基于此，文章對新時代企業(yè)人事檔案管理信息化建設進行了簡要分析，以供參考。

[關鍵詞] 企業(yè) 人事檔案 檔案管理 信息化

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

人事檔案管理從最初的紙質(zhì)管理演變到現(xiàn)在的電子化管理，管理形式發(fā)生了天翻地覆的變化。隨著時代的發(fā)展，信息技術已經(jīng)滲透到社會生活的方方面面，互聯(lián)網(wǎng)對社會生活的改造能力不容小覷，我國企業(yè)人事檔案管理工作也應當有所發(fā)展。在信息技術時代，企業(yè)應充分認識到人事檔案管理信息化建設的重要性，將信息技術應用到人事檔案管理工作中，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設，以有效提升管理效果，滿足新時期企業(yè)的發(fā)展需求。

一、新時代企業(yè)人事檔案管理信息化建設現(xiàn)狀

就目前來看，在當前全新的互聯(lián)網(wǎng)信息環(huán)境下，信息技術與大數(shù)據(jù)技術已經(jīng)被廣泛應用于各個發(fā)展領域。眾所周知，信息數(shù)據(jù)的核心關鍵在于提取有發(fā)展價值的數(shù)據(jù)信息，以優(yōu)化某領域的管理，確保其發(fā)展的科學性和合理程度。信息化背景下，對于企業(yè)人事檔案管理領域的應用與建設越來越深入，主要是源于信息技術管理本身的優(yōu)勢，即快捷、安全、環(huán)保等。更進一步來講，信息技術促使人事檔案管理的價值及其呈現(xiàn)力更加突出，即對單位發(fā)展的服務性，且大幅降低了檔案管理的成本。

縱觀現(xiàn)階段人事檔案信息化建設情況，仍存在一些問題需要進一步改善，以保障人事檔案管理工作的良好開展。第一，很多企業(yè)信息化基礎設備不夠完善，設備是信息化建設的基礎，必須要保證硬件設備穩(wěn)定運行，才能促使檔案得到良好管理。第二，人事檔案信息化管理是一項較為系統(tǒng)的工作，對于高素質(zhì)管理人才及計算機專業(yè)技術人才的需求量較大，然而很多企業(yè)的檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，執(zhí)行能力較差，且缺少系統(tǒng)專業(yè)的培訓，不能夠適應人事檔案模式。第三，很多企業(yè)缺少科學明確的目標，在人事檔案管理信息化建設過程中出現(xiàn)了標準不一、格式不一的情況，且信息建設工作人員往往不受重視，嚴重挫傷了工作人員的積極性，最終影響工作效率[1]。

二、新時代企業(yè)人事檔案管理信息化建設措施

（一）構建人事檔案管理信息化工作機制

人事檔案管理工作機制對于檔案管理工作的開展具有十分重要的作用，因而在人事檔案管理信息化建設方面，應當構建相關工作機制。首先，在人事檔案管理內(nèi)部應建立信息化管理制度，加強對信息化管理工作的指導，從而促使信息化管理更加具有科學依據(jù)。其次，構建信息化管理方面，應改變傳統(tǒng)檔案管理方式，結(jié)合部門內(nèi)檔案管理實際需求，選擇與實際情況相適應的信息化管理方法，以保障信息化管理效果。最后，人事檔案管理部門還需積極引進現(xiàn)代化檔案管理理念，通過現(xiàn)代化管理理念實施檔案管理工作，為檔案管理信息化建設提供支持。

（二）統(tǒng)一人事檔案管理信息化標準

事業(yè)單位涉及眾多部門，而各個部門都有獨特的管理方式。因此，在事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡化建設過程中，必須按照部門的實際情況進行數(shù)字檔案標準建設。首先，無論是繪制表格還是檔案記錄，必須要統(tǒng)一人事檔案信息管理的格式，從而提高人事檔案信息管理工作的整體效率，提升人事檔案信息管理的質(zhì)量和水平。其次，統(tǒng)一編制事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化的管理規(guī)則，并在各個部門有效落實，以提高整個事業(yè)單位人事檔案信息管理效率。最后，人事檔案管理部門應將每個工作人員的信息數(shù)據(jù)和相應的變更信息提供給其他部門，以便部門更好地安排每個員工的工作崗位，從而獲得更好的發(fā)展[2]。

（三）加強人事檔案管理信息化基礎設施建設

在人事檔案管理工作過程中，為更好地實現(xiàn)信息化建設，首要任務就是加強相關基礎設施建設。人事管理部門應積極引進信息化設備，為信息化管理提供硬件基礎與支持，同時加強對部門內(nèi)現(xiàn)有信息技術設備的維護管理，以促進人事檔案管理信息化建設。其次，應增加資金投入，積極購進新型信息技術設備，不斷更新部門內(nèi)部相關信息技術設備。

（四）加快人事檔案信息管理軟件的開發(fā)

在人事檔案信息化建設過程中，最重要的就是軟件的開發(fā)和利用，只有建立完善的軟件管理平臺，才能保證信息化人事檔案管理工作的進一步開展。在開發(fā)過程中還需要注意以下幾點，首先是管理軟件的開發(fā)要和企業(yè)的硬件設備相適應，其次是管理軟件要和檔案數(shù)據(jù)庫相聯(lián)系，以此拓展信息化管理的覆蓋面積，推動人事檔案管理工作的全面開展。

（五）建立更加有效的人事檔案安全機制

人事檔案信息化可以有效避免氣候等自然因素對檔案的影響，但無法避免各種網(wǎng)絡潛在威脅的影響。將人事檔案儲存于網(wǎng)絡之中將極大節(jié)省儲存文章的空間，并提升調(diào)用文檔的效率，但將數(shù)量龐大的信息儲存在同一網(wǎng)絡中本身就有巨大的潛在危險。將所有信息放在一處，不法分子只需攻克一處網(wǎng)絡便可以獲得企業(yè)所有員工的信息，且網(wǎng)絡不法分子的行動難以追蹤，一旦信息丟失，追回信息的可能性微乎其微。因此，企業(yè)必須重視人事檔案信息化過程中的安全機制建設，企業(yè)應聚集更多的網(wǎng)絡信息人才為網(wǎng)絡信息安全保駕護航，并要求相關員工嚴格按照工作要求進行檔案登記、調(diào)用等，切實保證人事檔案信息的安全。

（六）提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理工作的信息化改革需要高素質(zhì)的工作人員與之配合。而要解決人員素質(zhì)不高這一難題，企業(yè)必須重視對人事檔案管理人員的資質(zhì)審核，并提升錄用標準。對于已經(jīng)上崗的工作人員，企業(yè)應當定期組織專業(yè)技能培訓活動，并在培訓期內(nèi)向在崗人員介紹各種先進的人事檔案管理模式，培養(yǎng)工作人員的國際化視角，并促使其在自身工作中積極實踐各種創(chuàng)新、高效的人事檔案管理方法。企業(yè)還可以舉辦職業(yè)技能交流會，邀請工作于一線的優(yōu)秀人事檔案管理工作者與本企業(yè)員工進行交流，相互討論并解決工作中存在的問題，幫助企業(yè)擬定切實可行的人事管理方案[3]。

三、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下，信息化技術的發(fā)展提高了企業(yè)管理工作的實效性。信息化建設是企業(yè)人事檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路，而加強人事檔案管理信息化建設是推進人事檔案現(xiàn)代化管理的必要途徑。各企業(yè)應從自身實際情況出發(fā)，以現(xiàn)代化科技手段為支撐來實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設，使人事檔案信息管理工作在推進社會信息化建設中充分發(fā)揮積極作用。

參考文獻：

[1]李銳.談談新時期人事檔案管理的信息化建設[J].科技資訊， 2015（5）：143.

[2]黃燕.干部人事檔案“開放式”管理模式研究[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2016（7）：160.

[3]王悅.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下企業(yè)人事檔案信息化管理[J].數(shù)字通信世界，2017（12）：190.