淺談電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

李靜

[摘 要]現階段，隨著社會經濟的不斷發展，信息化技術有了明顯的改進和創新，再加上其具有其他技術不能比及的優勢，已廣泛應用很多領域。電子信息化管理模式，是指在檔案管理中使用計算機磁盤等化學磁性材料來記載、存儲文字材料的方法，其管理的具體內容包括電子圖紙、文書、信件、報表等。基于此，本文主要從電子信息化管理模式的特征入手，論述在檔案管理期間運用電子信息化管理模式的優勢及要點。

[關鍵詞]電子信息化管理模式；檔案管理；信息技術

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.10.089

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2019）10-0-02

0 引 言

與傳統檔案管理方式相比，電子信息化管理方式具有很多優勢，其主要是對信息化電子文件進行有效管理，但是，此種類型的電子文件并不具備紙質文件的直接閱讀性，從而需要應用新型計算機技術讀取文件內容，從而能有效提升傳遞以及處理的進程，同時，還不會受其他因素干擾，為人員儲存、處理以及使用信息提供很大的方便。

1 電子信息化管理概述

1.1 含義

電子信息化管理工作，主要指在社會經濟的發展背景下，借助計算機技術來管理和儲存信息，屬于一種媒介管理方式。一般情況下，電子信息化管理通常將信息保存在硬盤或者U盤內，使用計算機技術劃分、傳遞儲存的信息數據。對于這種類型的管理模式而言，具備非常明顯的優勢，不僅能儲存文字信息，還可以從圖片以及視頻信息等方面入手，對其展開詳細劃分和處理。從中可以看出，學校有必要將電子信息化技術應用在檔案管理工作中，可以為工作人員提供一定的便利，還能降低成本，促進檔案管理工作順利開展。

1.2 特征

現階段，隨著信息技術的不斷改進和創新，一些軟件也得廣泛應用，如Microsoft office軟件等，逐漸應用在學校檔案管理中，提高了檔案管理效率。在此背景下，學校開始優化檔案管理環節，電子信息管理模式成為學校檔案管理期間不可缺少的一種手段。目前，對于檔案形成、管理、劃分、儲存以及查詢等環節而言，均離不開信息化技術。在檔案管理期間，工作人員必須保證有關數據的準確性和真實性，并利用檔案信息管理系統尋找價值高的信息數據，加強規范性。傳統檔案管理包含的內容較多，管理起來比較復雜，通常是由各個部門獨自管理直屬部門的檔案，管理模式較為單一，已經無法滿足基本需求。因此，相關人員需要在傳統管理模式的基礎上進行創新和改進，創新檔案管理方式，根據實際情況構建完善的檔案管理系統，不斷完善檔案管理內容，以此實現檔案管理的目標。

2 電子信息化管理模式在檔案管理過程中的作用

在電子信息化快速發展的背景下，與檔案相關的文字、聲像等資料逐漸發生了變化，變為能夠共享、儲存和更改的電子化數據，以往簡單記錄為主的傳統方式已經不能滿足現代檔案管理的需要。電子信息化管理模式在檔案管理過程中的作用，主要表現在以下幾個方面。

2.1 有利于構建規范化的流程體系

與傳統檔案管理模式相比，電子信息化管理模式能夠解決以往模式存在的問題，在實現資源共享的基礎上構建規范化的流程體系。目前，使用電子信息技術有利于使檔案管理轉換成自動化管理方式，并不受人為因素干預，只需要在前期階段提前設置相關程序，計算機技術便可以根據實際運行情況儲存和管理信息，確保信息的完整性。

2.2 提升檔案管理工作的即時性

基于傳統單一的檔案管理模式，檔案管理人員需要花費較多時間和精力分析檔案數據，并將其整合在一起，加以整理和儲存。該環節的工作量大，再加上檔案管理工作對于人員有極強的依賴性，人為因素經常對檔案管理工作的效率以及質量產生不良的影響。但是，應用電子信息化檔案管理模式，則能有效提升檔案管理的即時性，使相關數據資料具備價值性。

2.3 提升檔案管理工作的準確性

無論是在企業還是事業單位的運行期間，檔案管理工作都是不可缺少的一個環節，做好該項工作是很有必要的。在現有的學校檔案中，包含了諸多內容，比如學校員工的信息檔案、學校后期的發展信息等，對于檔案管理工作提出了越來越高的要求，因此，學校必須確保檔案管理工作的完善性和安全性。電子信息技術主要以計算機網絡、電腦為信息管理載體，應用電子機械化的方式，無論是準確性還是保密性，均比人工操作方式要安全，可以為人員查找和儲存信息提供很大的方便，從而在能一定程度上提升檔案管理的效率和質量。

2.4 提升檔案管理工作的運行效率

電子信息化管理模式的主要檔案管理工具是計算機設備，這也說明在管理檔案和儲存信息的過程中，只需應用計算機或者硬盤等設備，便可以儲存相關信息并加以應用。從實際運行情況來看，該種類型的儲存方式有重要的作用，不僅能減少紙質儲存占據的空間，使信息儲存更加環保，還能簡化相關人員的操作手續，只需要簡單操作計算機，就可以查詢相關數據，從而能最大限度地節省人力、物力，推動檔案管理工作實現可持續發展。

2.5 實現資源共享

電子信息化管理模式可以實現檔案管理以及辦公自動化系統資源的共享目標。目前，通過將辦公自動化系統對接檔案管理系統，可以實現資源共享，使檔案歸檔和使用同步落實。在社會信息化不斷發展的背景下，在檔案管理中應用電子信息化管理模式是必然趨勢。但是，在我國檔案開發以及使用期間，還面臨著諸多問題，需要相關人員加強電子信息化管理力度，充分體現檔案信息資源，以此達到管理的目的。

3 電子信息化檔案管理的要點

電子信息化檔案管理工作包含的要點如下。

（1）收集。在收集階段，工作人員需要使用儲存載體收集單機電子檔案信息，而計算機網絡電子檔案則依靠計算機網絡系統的自動記錄功能來獲取，并搭建相應的數據庫。

（2）整理。在整理階段，工作人員要做好電子檔案載體的編號處理工作，使用計算機技術管理電子檔案信息，提升電子檔案排列的邏輯性，制作出目錄，為后期查看提供便利。

（3）鑒定。工作人員要使用計算機設備對電子檔案的實際管理和儲存情況進行鑒定，其中主要體現為周圍環境、病毒侵害以及介質情況等。面對于鑒定難度較大的環節，相關人員必須加強重視力度，以免出現問題。

（4）儲存。工作人員要根據不相同的媒介選擇相應的儲存位置，應用合適的設備，提前做好灰塵、磁干擾等相關預防工作，合理控制濕度和溫度。

（5）統計。在統計環節中，工作人員要借助計算機本身的自動統計功能開展工作，從而既能減少工作人員的壓力，還能提升統計工作的效率，確保統計數據的準確性。

（6）運行。在運行環節中，工作人員需要根據實際情況搭建與之相符的網絡檔案庫，選擇多種類型的檢索或者閱讀方式，為檔案檢索和閱讀提供諸多便利。

（7）編排。在編排目錄時，工作人員可以在計算機設備或者有網絡的區域中編目檔案，不斷提升編目的工作效率和質量，并加強與各個行業間的交流與合作。

（8）保密。在保密階段中，電子檔案的信息泄露方式比較多，保密任務和傳統檔案相比，難度更高，從而需要加強檔案儲存和傳輸的保密性。針對儲存在計算機中的電子檔案而言，計算機一般是和開放的因特網相互連接的，為了避免出現黑客隨意盜取或者修改信息，應對電子檔案進行分級保存，設置使用人員的服務權限。在傳輸電子檔案時，學校要制定完善的保護機制，采取硬件或者軟件加密的方式保護數據，確保檔案傳輸工作順利開展。

4 發揮檔案管理中電子信息化管理模式作用的措施

在新形勢下，學校要重視電子信息化檔案管理工作，并采取一定的措施提升電子信息化檔案管理的效率。首先，引進新型的信息化管理方式和經驗，綜合考慮自身情況，推動檔案管理工作順利開展。其次，制定完善的管理體系，約束工作人員的行為，以降低電子信息化檔案管理工作中存在的問題。最后，有效提升檔案管理人員的綜合素質，打造專業性的檔案管理團隊，以此為順利開展檔案管理工作奠定基礎。

5 結 語

社會經濟的不斷發展以及科學技術的進步，為開展檔案管理工作提供了良好的外部條件，而應用電子信息化管理模式是發展的必然趨勢。現階段，檔案管理人員必須緊跟時代發展的步伐，提升自身工作能力，在健全電子信息化管理制度的基礎上實現檔案管理信息化。

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