農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設研究

溫夏萍

[摘 要] 本文以農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理為研究視角，針對農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設展開分析討論，從農(nóng)科院所檔案管理信息化建設現(xiàn)狀出發(fā)，提出推進農(nóng)科院所檔案管理信息化建設的建議，以更好地發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研檔案在技術研究和成果轉(zhuǎn)化中的促進作用。

[關鍵詞] 農(nóng)業(yè)科研院所；檔案管理；信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 09. 070

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2019）09- 0157- 02

0 前 言

農(nóng)業(yè)科研院所是農(nóng)業(yè)技術研究與成果轉(zhuǎn)化的重要機構，在實踐工作中會形成大量檔案信息，這些數(shù)據(jù)資料的高效管理對農(nóng)業(yè)技術水平的提升發(fā)揮關鍵作用。信息化時代的到來，為農(nóng)科院所檔案管理提供了全新的技術支持，所以如何加快農(nóng)科院所檔案管理信息化建設步伐，更好地為農(nóng)業(yè)發(fā)展服務，已經(jīng)成為做好檔案管理工作的關鍵。

1 檔案信息化建設概念

現(xiàn)階段，檔案信息化建設是指在檔案管理活動中，靈活應用現(xiàn)有的信息技術提升檔案工作的現(xiàn)代化水平，如數(shù)據(jù)庫技術、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掃描以及數(shù)據(jù)壓縮技術等，結(jié)合實際情況重新對檔案管理的新原則、新情況以及新理論等進行思考，明確當前時代背景下的檔案管理與檔案服務的整體框架，促使檔案信息實現(xiàn)社會化服務，滿足時代發(fā)展的需求，實際上其實質(zhì)是利用信息技術進行管理、開發(fā)利用以及生成檔案的過程。

2 農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設現(xiàn)狀

在現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展中，農(nóng)科院所承擔著為農(nóng)業(yè)發(fā)展提供技術支撐的使命，而在農(nóng)科院所日常工作實踐中會生產(chǎn)大量文件資料，為了有效管理這些檔案資料，各單位都會成立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)檔案管理人員。在工作中，檔案資料需要經(jīng)過規(guī)范化整理與歸類，編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄為檢索工具。近年來，信息化技術快速發(fā)展，部分單位開始將信息技術應用到檔案中，極大程度地提高了檔案管理效率，通過數(shù)字化方式對檔案實施管理，同時利用門戶網(wǎng)站以及OA系統(tǒng)等實現(xiàn)了對一部分檔案資料的共享。但是，也有一部分農(nóng)科單位受到經(jīng)費、人員等因素的限制，檔案信息化管理水平不高，信息化建設受到一定的制約。就目前發(fā)展實際情況來看，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理信息化建設存在以下幾個方面的問題。

2.1 重視程度不足

一部分農(nóng)科院所受到人員編制等問題的制約，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，除了少數(shù)專職檔案管理人員以外，那些兼職檔案管理人員不能將工作的重點與重心放在檔案管理工作上，導致檔案管理的重視程度不足，管理工作開展的不夠規(guī)范。一部分農(nóng)科院所雖然主觀上具備檔案管理信息化建設的意愿，但是在實施信息化建設的過程中目標不夠明確，思路不夠清晰，對信息化檔案管理帶來一定的制約。

2.2 管理不夠規(guī)范

現(xiàn)階段很多農(nóng)科單位檔案管理信息化建設依舊處于起步階段。在工作實踐中針對生成的電子文件雖然能夠很好地保存，但是所產(chǎn)生的電子文件在格式上不統(tǒng)一、兼容性匱乏，轉(zhuǎn)換的難度比較大，所以信息化檔案管理的效率不高。另外，長時間保存、備份電子檔案的載體缺位，導致實踐中往往消耗大量人力、物力、財力資源。基于此，農(nóng)科院所檔案管理信息化建設的道路上，需要盡快制定信息化檔案管理的規(guī)范與標準，從而推動檔案管理信息化建設進程。

2.3 系統(tǒng)研發(fā)遭遇瓶頸

在農(nóng)科院所檔案信息化管理中，管理系統(tǒng)是基礎，一個單位如果自主研發(fā)一個檔案管理系統(tǒng)，需要消耗很大的精力與時間，而且現(xiàn)階段在農(nóng)科單位的檔案管理人員隊伍中既懂檔案管理專業(yè)知識又懂網(wǎng)絡、信息技術、軟件技術的人才非常匱乏。如果選擇在軟件公司購買管理軟件，在經(jīng)費上又會捉襟見肘，而且采購而來的軟件是不是符合單位檔案管理的需求也有待商榷。所以，在農(nóng)科院所檔案管理信息化建設的過程中，基礎設施建設方面也是亟待解決的關鍵問題，亟須經(jīng)濟適用、功能齊全、安全高效、操作方便的信息系統(tǒng)。

2.4 信息化檔案管理時效性有待提升

第一，客觀性有待提升。電子檔案容易更改，在更改之后不會留有痕跡，也容易復印，復制之后不容易分辨原件與復印件。基于此，電子檔案的客觀性與法律效力往往遭受質(zhì)疑，而且現(xiàn)階段國家并沒有針對電子文件可否作為證據(jù)做出明文規(guī)定。所以在需要電子檔案作為憑證的時候，往往需要借助紙質(zhì)檔案，這在客觀上要求信息化檔案管理必須要與紙質(zhì)檔案管理同步，無形當中增加農(nóng)科院所檔案管理的工作強度，也使檔案信息化管理的價值大打折扣。

第二，可用性有待提升。現(xiàn)階段電子檔案需要通過光盤、硬盤等進行儲存。間隔一段時間，就需要將保存載體進行更換，并且光盤等載體往往會受到外界因素的干擾，如果出現(xiàn)問題，就會導致文件的丟失，“萬劫不復”，所以在農(nóng)科院所檔案管理信息化建設實踐中如何合理選擇保存電子文件的載體也是需要集中考慮的問題。

第三，安全性有待提升。互聯(lián)網(wǎng)具備極強的開放性，這對于檔案信息化管理的安全性提出了更高的要求。在信息化建設實踐中，數(shù)字平臺建設是重要工作，而現(xiàn)階段農(nóng)科單位并沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和計算機安全標準，這就使得農(nóng)科單位的電子檔案容易受到病毒、黑客的威脅。所以在未來的發(fā)展中，如何進一步提高信息化檔案管理的安全性也是需要集中考慮的問題。

3 農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設對策

3.1 理清思路，明確目標

第一，構建科學的目標數(shù)據(jù)庫。現(xiàn)階段我國大部分農(nóng)科單位檔案信息化建設都處于起步階段，在這一階段中主要應該完成以下幾方面工作：首先要確定本單位的檔案隸屬信息化管理的范圍；其次，要制定電子檔案機讀的目錄標準；再次，要研發(fā)或者購進檢索軟件；最后，要建立健全目錄數(shù)據(jù)庫。

第二，循序漸進實現(xiàn)全文數(shù)字化。在這一階段中，需要完成以下幾個方面的工作：（1）將被納入信息化管理范疇的檔案資料實施高效的數(shù)字化轉(zhuǎn)換；（2）建立起針對文檔信息、圖片信息、多媒體信息等各類型檔案資料的歸檔標準；（3）建立健全綜合性的檔案數(shù)據(jù)庫；（4）深入研究互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中農(nóng)科檔案信息的使用方法，使用標準以及使用權限；（5）建立與完善檔案信息的網(wǎng)絡平臺[1]。

第三，逐步完善各類型電子檔案資料。在這一階段中，農(nóng)科單位需要完成以下幾方面工作：（1）逐步完善信息化檔案體系；（2）對已經(jīng)生成或者工作推進中剛剛生成的電子檔案資料按照相關標準實施歸檔，進一步完善檔案信息安全、檔案利用與服務的規(guī)章制度；（3）結(jié)合本單位檔案管理與檔案服務的現(xiàn)實需要，針對電子文件的保存方法進行深入性研究，采取行之有效的措施提高電子檔案的客觀性與實用性。

第四，要全面實現(xiàn)存量檔案文件的數(shù)字化以及增量檔案的電子化，進一步理順檔案信息化管理的工作流程，規(guī)范信息化檔案管理的工作行為，逐步提高電子檔案的服務效率與利用效率，全面推進檔案信息資源共享[2]。

3.2 轉(zhuǎn)變方式，分工協(xié)作

對于農(nóng)業(yè)科研院所來講，檔案管理信息化建設的主要目標就是通過對現(xiàn)代信息技術的有效利用逐步提高檔案管理工作的效率與水平，推動檔案管理與服務的標準化、規(guī)范化、高效化展開。所以在未來的發(fā)展道路上，農(nóng)科單位必須要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式，大力推進分工協(xié)作，加快檔案信息化建設的步伐。第一，農(nóng)科院所一定要研發(fā)或者購進適合本單位實際需求的OA系統(tǒng)，現(xiàn)階段已經(jīng)初步實現(xiàn)辦公自動化的單位需要積極改進與完善信息系統(tǒng)，在檔案信息管理平臺建成之后，一定要構建起與OA系統(tǒng)相連的內(nèi)部網(wǎng)絡機制，進而為電子檔案信息的共享以及電子文件的安全保管提供基礎。第二，農(nóng)業(yè)科研單位在日常工作中所生成的檔案信息呈現(xiàn)出專業(yè)性強、復雜多樣等特點，這就需要各部門之間的有效溝通與分工協(xié)作，科研與管理過程中所生成的各類型檔案資料一定要嚴格按照規(guī)范化標準實施統(tǒng)一管理，進而保證檔案資料在歸檔之后可以快速地搜索利用，從而提高農(nóng)業(yè)科研院所檔案服務的質(zhì)量與效率。

3.3 技術創(chuàng)新，確保安全

在推進農(nóng)科單位檔案信息化建設的過程中，信息安全問題尤為重要。相關單位必須要進一步加大理論與技術研究力度，提高抵御信息安全風險的能力，從而打造高效、安全、實用的信息化檔案管理平臺，提高農(nóng)科單位檔案管理工作的整體水平。首先，農(nóng)業(yè)科研院所要實現(xiàn)局域網(wǎng)與外網(wǎng)之間的有效隔離；其次，單位在推進信息化建設的過程中需要進一步完善信息安全管理制度，嚴格檔案查詢與利用的手續(xù)；再次，在系統(tǒng)建設與維護的過程中，一定要切實強化技術性安全防范措施，對于那些可以提供公開查詢服務的檔案資料需要設置防火墻，身份認證等安全措施，從根源上避免信息安全問題的出現(xiàn)，最大程度地確保農(nóng)業(yè)科研院所的檔案信息安全[3]。

3.4 重視人才培養(yǎng)

在信息化建設實踐中，人才的培養(yǎng)是關鍵所在，所以相關單位一定要重視人員素質(zhì)的提升與隊伍建設。一方面，農(nóng)業(yè)科研單位需要進一步優(yōu)化檔案管理工作人員的工作環(huán)境，建立健全激勵機制與考核機制，從而吸引現(xiàn)代化檔案管理人才加入隊伍中，為檔案管理信息化建設注入新鮮血液；另一方面，農(nóng)業(yè)科研單位一定要重視對在職檔案管理人員的培訓教育，不僅需要提高檔案管理工作人員的職業(yè)技能，同時需要提高相關人員的責任意識與服務意識，為信息化檔案管理奠定堅實的隊伍基礎。

4 結(jié) 語

農(nóng)科院所檔案信息化管理實踐中可以將檔案管理與信息化技術整合到一起，進而提高檔案管理工作的整體效率與水平，為科研活動以及科學技術成果轉(zhuǎn)化做好服務，這是未來發(fā)展實踐中檔案管理工作的必由之路。基于此，農(nóng)業(yè)科研院所一定要深刻認識到檔案管理信息化建設的重要意義，提高該項工作的重視程度，明確信息化建設的整體目標、理清工作思路，將信息化建設提升到全局規(guī)劃的高度，進而有步驟、有目標的開展檔案管理信息化建設，加速信息化建設進程。同時，要結(jié)合檔案信息化管理的需要，加大資金投入力度與人才培養(yǎng)力度，為信息化建設奠定堅實的物質(zhì)基礎與人力資源基礎。

主要參考文獻

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[2]安娟，鄭可鋒，葉少挺.農(nóng)業(yè)科研院所科研管理信息化建設芻議[J].農(nóng)業(yè)網(wǎng)絡信息，2015（3）：26-29.

[3]閆美玲，張曉燕，嚴溦.基于SWOT分析的農(nóng)業(yè)科研檔案管理信息化建設[J].農(nóng)業(yè)科技管理，2009，28（6）：56-58，92.