信息時代大學生檔案資源的管理與利用

卞東

[摘 要] 大學生檔案是高校數量最龐大、種類最豐富的檔案資源，大學生檔案管理也是高校檔案工作中最耗時耗力的工作。與高校其他檔案資源相比，大學生檔案資源的獨特性還沒有被完全認識和重視。在信息時代，加強大學生檔案資源的數字化、智慧化、共享性建設，是實現大學生檔案資源利用價值的必然選擇。

[關鍵詞] 大學生檔案；資源；管理；利用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 09. 068

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2019）09- 0152- 03

0 引 言

人才培養是高校的一項基本職能，大學畢業生作為高校人才培養的直接目標承載了豐富的信息資源，大學生檔案真實記錄了這些信息資源，是高校的寶貴資源。然而在現實工作中，因大學生檔案種類多、數量大、流動性強、占用時間多，大學生檔案管理被看作苦差事，重視程度普遍不高，大學生檔案的管理和利用水平都有待提高。

1 當前大學生檔案的主要內容及管理現狀

大學生檔案是高校檔案體系的重要組成部分，不管從檔案數量與投入時間來看，大學生檔案都是高校檔案工作的重頭戲。《高等學校檔案管理辦法》規定，高等學校從事教學、科研、黨政管理等活動直接形成的對學校和社會具有保存價值的多種不同形式的歷史記錄即是高校檔案工作內容。《高等學校檔案實體分類法》（DA/T10-1994，已失效）中有學籍管理、學位、畢業生三個類目統領學生檔案內容。但這兩個規范性文件規定都不具體，有些地方性規范文件對學生檔案內容稍微具體些，如《安徽省高等學校檔案管理實施辦法》規定大學生檔案歸檔范圍主要包括學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

根據工作實際需要，高校對大學生檔案基本劃歸了三個范圍，即新生檔案、在校生檔案、畢業生檔案。新生檔案主要包括高中檔案、高考檔案、中學期間入團材料、入學登記表。新生檔案由學院（系）或學校檔案館負責接收，在新生入學資格審核期間由輔導員負責核查新生檔案，組織新生填寫入學登記表，形成完整的新生檔案材料。在校生檔案主要是在新生檔案基礎上每年添加學期綜合考核材料、評優評獎材料、處分材料、黨員材料等；另外涉及到學籍變動的學生，要及時準確地調整檔案。畢業生檔案是大學生檔案組成中最為重要的部分，主要內容包括新生檔案，在校期間添加的獎懲材料、黨團材料、考核材料，畢業季添加的學籍表、各類成績單、學位材料、論文答辯材料、畢業生登記表、報到證白聯等，是大學生人事檔案構成的基礎。

大學生檔案的形成和管理，是多部門協調一致的結果。新生檔案和在校生檔案的主要管理者是輔導員，“無論在教育部24號令《普通高等學校輔導員隊伍建設規定》，還是在27號令《高等學校檔案管理辦法》，都無法找尋到高校輔導員和大學生檔案之間的任何關聯，但現實情況卻是二者緊密連接”[1]。畢業生檔案收集轉遞是高校畢業生工作的重要環節，涉及教學管理、學生管理、招生就業、團學、黨委組織、學校檔案館等多部門。鑒于大學生檔案管理的復雜性，高校對大學生檔案管理的機構各不相同，目前主要有三類：一類由學校檔案館統一管理，一類由人事部門下設學生檔案室管理，一類由招生就業或學生管理部門下設學生檔案室管理。三類管理模式各有利弊，從大學生檔案流向考慮，將大學生檔案的管理機構設在招生就業部門或人事部門，便于與人力資源管理機構進行銜接和協調；從大學生檔案對學校諸多檔案資源的集聚效應考慮，將大學生檔案管理機構設置在學校檔案館，可以充分發揮其資源價值。也有部分高校將學生檔案放在二級教學機構分散管理，不符合高校檔案管理的基本要求。

2 大學生檔案資源重要性的主要體現

2.1 大學生檔案是國家人力資源管理的重要范疇

大學生檔案是大學生人事檔案形成的基礎，與其升學、就業、落戶、移民、晉升、退休等環節發生聯系，必然屬于人力資源管理的重要內容。除了對其今后的職業發展和生活福利起到佐證作用，大學生檔案還應對其升學和就業發揮推薦和幫助功能，因此要“根據就業形勢的變化合理地對檔案的信息進行豐富，如增加誠信、心理素質以及技能登記表等內容，可以更為全面地反映學生的綜合素質和職業能力，為企事業單位選拔合適的人才提供依據”[2]。大學生檔案作為人力資源特征的重要載體，是大學生檔案最本初的功能。國家基于對大學生人力資源的重視和保護，于2016年全面取消了大學生檔案的服務費用。

2.2 大學生檔案是校園文化資源的重要組成

《普通高等學校學生管理規定》（教育部第41號令）規定，大學生有參加社會實踐、志愿服務、勤工助學、文娛體育及科技文化創新等活動，獲得就業創業指導和服務的權力，這是高校第二課堂教育的法定依據。同時，教育部第41號令也規定，學校應當鼓勵、支持和指導學生參加社會實踐、創新創業活動，可以建立創新創業檔案、設置創新創業學分。為增強大學第二課堂教育的有效性，2018年共青團中央和教育部聯合印發了《關于在高校實施共青團“第二課堂成績單”制度的意見》，從制度上確立了大學生第二課堂在高校教育體系中的地位。大學生第二課堂活動，成就了其個人社會實踐、創新創業活動的豐富歷程，是人生的重要經歷，也是大學生實現人生價值，成長成才的重要途徑。大學生創新創業檔案和第二課堂成績單，真實地記錄了這一過程，將創新創業檔案和第二課堂成績單納入大學生檔案內容，無疑會成為大學校園文化的重要組成部分，對豐富大學實踐文化、創新創業文化具有獨特作用。

2.3 大學生檔案是校友資源的重要財富

高校是人才成長的搖籃，建校歷史越長，校友資源越豐富。大學生檔案記載了生源地、學生基本情況、學籍學歷、就業情況等信息，是展示學校人才培養成就，匯聚校友資源的重要渠道。因此大學生檔案材料收集要全面，著眼長遠，除成長成才的檔案材料，還要收集班級合影、班級活動、院系活動、學校大型活動等集體行為的聲像視頻檔案，豐富大學生的檔案資源，為校友資源庫和校史館集聚素材。以大學生檔案為基礎構建校友系統是高校新動態，“構建校友檔案管理系統并在校史館、校友辦等場所投入使用，能在校慶等重要時間節點，提高高校的親和力，喚起記憶共鳴點，為校友與學校之間建立起一座長期溝通的感情橋梁”[3]。

3 信息時代大學生檔案資源利用的創新與發展

3.1 大學生檔案數字資源建設與利用

建校歷史50年以上的高校，畢業生人數基本超過10萬人，而且畢業生檔案的種類豐富，所以檔案資源數量異常龐大。為很好地保護和利用這些檔案資源，不少高校都按照國家檔案信息化建設實施綱要的部署，開展了檔案信息化工作。大學生檔案信息化的基礎是檔案數字化，數字化過程即包括存量檔案的數字化工作，也包括增量檔案的電子化工作。鑒于目前全文檢索的效率還不盡如人意，所以數字化工作中目錄數據庫的建設尤為重要。目錄庫建設除了遵循《檔案著錄規則》進行著錄和標引，還要重視學生姓名、專業班級、學生院系、學籍題名、入學畢業年份等信息的著錄。投入比較充裕的高校最好在數字化過程中完成大學生檔案文件級目錄的著錄。

大學生檔案資源數字化首先解決了非數字載體檔案信息資源的載體轉換，是構建大學生檔案數據庫的基礎，也為檔案的網絡利用提供可能。數字化是基礎，數據化是核心，利用是目的。在大學生檔案數字化資源基礎上，開發具有本校特色的校友數據庫系統，不僅實現校友信息查詢、信息更新、校友分組、校友數據統計，還能提供在線下載學籍、制作學籍紀念冊等功能[3]，是大學生檔案數字資源利用最直觀的體現。

3.2 大學生檔案數字資源智慧融合與利用

“隨著我國信息化建設進入以內容為核心、智慧化為特征的新階段，‘大數據‘中國制造2025 ‘互聯網+等國家重大戰略相繼出臺，檔案信息化工作勢必加速推進，以適應國家信息化的要求”[4]。大學生檔案數字資源作為高校存量最龐大、涉及最廣泛的檔案資源，實現數字資源的融合與共通，應該首當其沖。當前我國高校信息化建設有一定基礎，涉及大學生的主要有迎新系統、學生事物管理系統、學籍管理系統、學生資助管理系統、學生第二課堂管理系統、黨員信息管理系統、校園“一卡通”系統等，這些信息系統里每位學生最后的統計表單，就是大學生最全面和真實的檔案材料。如果人工收集和整理這些檔案材料，耗時耗力，時間成本和人工成本大，各部門配合度也不高，工作開展困難。以智慧校園服務平臺為依托，建設大學生檔案信息管理系統，實現與大學生各類管理系統的連接，應該成為當前高校檔案信息化建設的一項重要內容。

實現大學生檔案信息管理系統的大融通，提升系統的整合與分析能力，是大學生檔案信息系統智能化升級的關鍵環節，是實現大學生檔案個性化服務的前提。“高校學生檔案個性化定制服務，要求學生檔案管理部門根據檔案用戶的需求，借助智慧校園服務平臺對用戶設定的檔案資源進行智能化的收集、整理、分類和分析，向用戶提供和推薦有關信息，以滿足他們的個性化檔案服務需求”[5]。在大數據背景下實現檔案個性化服務，是大學生檔案利用的發展方向。

3.3 大學生檔案數字資源交互共享與利用

中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》于2018年11月20日施行，大學生檔案涵蓋的中學、本科、研究生階段的檔案內容是干部人事檔案的重要組成部分，是國家人力資源管理的重要內容。大學生流動性大，其升學就業涉及的部門和單位眾多，大學生檔案流轉也非常復雜，牽涉大量人力物力。目前，大學生招生錄取、就業派遣、黨員組織關系轉遞已經實現網絡化管理。2002年之后的學籍學歷信息、2008之后的學位信息已經實現全國聯網查詢。大學生檔案轉遞的網絡化管理也應進入高校和人力資源管理部門的視野。

“在‘互聯網+時代，線上線下協同創新發展的特點愈來愈突出，社會的信息需求也具有跨領域、增殖性、動態性和前瞻性特性，同時具有信息服務泛在化、信息需求多元化等特性”[6]。大學生檔案資源是人才的憑證資源，也是寶貴的社會資源，學校、用人單位、人力資源管理部門應該建立協同共享關系，打通大學生檔案資源流轉的壁壘，提高大學生檔案資源的開放程度，主動服務國家人才戰略。2010年國家檔案局《數字檔案館建設指南》指出，各級各類檔案館應以需求為導向，著眼于黨政機關、社會公眾在線利用數字檔案信息資源的需求，推動檔案信息資源的共享。這個愿景和規劃在今天依舊任重道遠。

4 結 語

大學生是高校最龐大的人群，也是社會最寶貴的人力資源，大學生檔案連接著大學生個體、高校、用人單位、人力資源管理部門等眾多角色，是社會管理的重要組成部分。大學生檔案的信息化建設水平直接關系到高校檔案信息化乃至國家人力資源管理信息化建設的進程，必須加以高度重視。大學生數字檔案信息資源建設、大學生檔案信息利用和社會共享服務，是一項長期任務，高校必須做好相應的基礎工作和人才準備。

主要參考文獻

[1]吳建章，徐婭囡.基于高校輔導員視角的大學生檔案工作研究[J].山西檔案，2016（3）：128-130.

[2]宋文超.基于生命周期理論的高校學生檔案管理——以北京外國語大學為例[J].蘭臺世界，2018（9）：56-59.

[3]林堅.高校校友檔案服務平臺的設計與應用研究[J].浙江檔案，2018（9）：55-56.

[4]郝晨輝.檔案信息化標準的發展與展望[J].檔案學研究，2017（4）：61-66.

[5]張政.智慧校園背景下的大學生檔案建設[J].山西檔案，2018（5）：140-142

[6]劉永.檔案信息資源共享云體系建設的思考[J].檔案管理，2017（6）：25-29.