促進抽水蓄能電站工程項目檔案嚴細實過程管控的探討

周 萌，喬衛麗，楊 悅

（山東沂蒙抽水蓄能有限公司，山東 臨沂 273400）

抽水蓄能電站以其所具有的經濟、清潔、大規模儲備電能的突出特點，發揮著對我國現下乃至未來可期的電能源供給作用，這類電站具有的調節負荷、滿足急需、節約電能、維護電網穩定運營的特殊功能，越來越顯示出對經濟與社會發展的保駕護航作用。我國抽水蓄能電站工程自20世紀中葉后陸續上馬和投入生產，實踐證明，抽水蓄能電站工程項目建設是一個現代化的系統工程，其設計與施工方面的經營管理固然重要，但其項目檔案管理亦是不容忽視的重要組成部分，貫穿電站工程建設的各階段各環節各參建單位，乃至各供貨商、設備加工和設備廠家單位，關系到工程項目的竣工驗收與投入使用后的運維需要，但與其設計與施工方面的經營管理相比較，檔案管理被忽視的問題卻普遍存在，甚至存在設計與施工方面的經營管理是剛需，檔案管理是輔助的錯誤偏見。鑒于目前抽水蓄能電站工程項目檔案管理的特點與存在的問題，探討抽水蓄能電站工程項目檔案全過程嚴細實管控問題具有重要價值，因之，以下緊緊圍繞這一主題做三方面闡釋。

1 充分認識加強抽水蓄能電站工程項目檔案管理的重要性

1.1 國家檔案事業不可分割的組成部分

檔案在各行各業的經營管理活動中發揮著原始憑證、事實佐證、見證史料、以檔資用的作用。檔案管理是國家檔案事業的重要組成部分，我國十分重視發展檔案事業，國家設有檔案局和中央檔案館，負責對全國檔案工作的統籌規劃、宏觀管理。檔案管理任務分布在各地方各行業，所有的經營管理活動中無不包含檔案管理實務。進一步說，國家檔案事業是一個整體系統，以國家檔案局為母系統。檔案管理任務落實在各地方、各行各業各條戰線，條塊相接，擁有各自檔案管理的責任和義務，都必須充分認識檔案管理的重要性，忠于職守地做好分內檔案管理工作，為國家檔案事業負責、為行業檔案管理和行業發展負責，為單位檔案管理和單位發展負責。放眼世界，在現代管理理念與社會的全部管理活動中，檔案管理是愈加被重視和被強化的重要成分，尤其在我國，檔案管理已經進入依法依規進行規范化、標準化全面質量管理的新階段，檔案管理文化越來越濃，檔案管理工作的標準與具體實務越來越清晰，檔案管理信息化水平不斷提升，檔案管理實效越來越提高。抽水蓄能電站工程項目檔案管理是國家檔案事業的一部分，屬于企業檔案管理范疇，不能忽視和弱化，必須以對國家檔案事業負責的大格局占位，對企業經驗管理負責與對項目建設負責的敬業精神，踏踏實實、符合規范的做實做好。

1.2 源自企業特點的具象價值

充分認識抽水蓄能電站工程項目檔案管理的重要性，在擁有加強檔案管理全局意識的基礎上，更需要正確認識加強檔案管理對于電能源生產供給企業、抽水蓄能電站同類型企業的特殊意義、特殊作用、特殊需要開拓進取的地方，在檔案管理工作中既要遵循國家規范和標準，在符合我國《檔案法》《保密法》、符合行業、地方、企業相關規章制度與工作規范的基礎上進行，又需要緊緊圍繞對抽水蓄能電站乃至同類型企業項目工程建設的實際需要進行。那么，抽水蓄能電站工程項目檔案管理的重要性具象在哪里？最為凝練的予以表述：是電站設計、管理、維護等各項工作的重要依據。展開來予以表述：集中了工程建設項目事前、事中、竣工后的全部資料，是電站工程建設立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、各供貨商、設備加工和設備廠家單位、監理、竣工驗收所有信息的囊括，具有真實、清晰、完整、準確的再現工程建設全過程的寶貴價值。譬如，通過在建工程檔案的跟蹤查閱，可以及時了解工程進展的樣貌，第一時間發現問題和解決問題；將檔案收錄的施工文件作為書面證據，檢查督促工程進度；依據項目檔案進行工程交接，可提高交接效率；監管部門對于工程項目的監督管理，更需要檔案信息的佐證。盡管抽水蓄能電站工程項目檔案管理的重要性和特殊性凸顯，但忽視和弱化檔案管理問題的種種情形存在，且問題產生的根源無不與缺乏對抽水蓄能電站工程項目檔案管理重要性的認識相關聯，正因為思想認識、工作觀念對檔案管理工作不夠端正，才使得一些問題近乎成為了慣性。

2 認真體悟嚴細實管理對加強抽水蓄能電站工程項目檔案過程管控的價值

2.1 符合企業經營管理活動的屬性

企業存在的目的是創造價值，企業創造的價值越多，對經濟與社會發展的貢獻越大，自身在同類企業中的競爭實力越強，可持續發展能量越有潛力。企業創造出的價值是體現在經營管理過程和見著于結果中的，從統計意義說來，管理過程的優劣與所獲取的結果具有正比例的概率關系，從這個意義說來，管理就是管控過程，就是進行過程管理，過程管理就是使用一組實踐方法、技術和工具來策劃、控制，改進管理過程的效果、效率和適應性。這其中包括四方面組成因子，這四方面組成因子是：過程策劃、過程實施、過程監測（檢查）和過程改進，也成為PDCA循環四階段。嚴細實過程管控所提供的，就是一組改進抽水蓄能電站工程項目檔案過程管理的實踐方法，這種實踐方法是企業管理經驗的積累，是被企業經營管理實踐所證明了的傳家寶。譬如，嚴細實管理是企業現場管理的三字原則，其基本釋義為：嚴格管理標準、細化管理責任、著實管理事項。盡管企業現場管理原則，或稱之為企業現場管理規范，還有著其他的表述，如嚴細實精、高嚴細實、快嚴細實、緊嚴細實、深嚴細實、勤嚴細實、真嚴細實等，但嚴細實的核心要義根深蒂固，占有不可缺席的主體位置，充分表明了企業現場管理嚴細實是最為核心的經驗。抽水蓄能電站工程項目檔案過程管控運用嚴細實管理經驗，既由其本來只有的企業經營管理活動的屬性所決定，更由于其目前管理現狀缺乏嚴細實過程管控的實際而做出的實事求是的考量。

2.2 促進理性認識與管理實踐相結合的抓手

促進抽水蓄能電站工程項目檔案嚴細實過程管控的實現，需要具備對加強這方面管理工作重要性的正確認識，因為思想認識對管理實踐會發生能動的支配作用，但具備了加強這方面管理工作重要性的正確認識提供的是思想觀念的領航作用，落實到管理實務中，以思想觀念正確的領航作用，對應于傳統管理狀態與管理慣式，只能收到“新瓶裝老酒”的效應，將加強抽水蓄能電站工程項目檔案管理的實際工作淪為空談。提出實施和促進抽水蓄能電站工程項目檔案嚴細實過程管控的目的和預期所要收到的管理效應，就是追求以其內在的管理效能，把握促進理性認識與管理實踐相結合的抓手，對檔案管理工作的全過程進行嚴細實管控，實現思想認識與管理實踐的相輔相成、相互作用、相互促進。更為具體的分析嚴細實管控的內涵可見，“嚴”為以人為根本，以制度為規范，“細”為從每一份資料著眼，從點滴之處做起，“實”為將任務落實，監督落實。嚴細實管控的內涵恰恰具有針對性解決抽水蓄能電站工程項目檔案管理工作所存在的不夠嚴格、不夠細致、不夠扎實的種種問題。這些問題的表象如：參建單位對檔案管理始終不夠重視，在管理方面始終要求不嚴格，需要時忙忙亂亂地應付；檔案人員人員責任心與專業素質不夠強，在檔案管理過程中出現粗枝大葉，對應收盡管的檔案信息有所疏漏；參建單位的文件材料分散存放，混亂無序等。

3 抽水蓄能電站工程項目檔案嚴細實過程管控的實際應用

3.1 以人為根本，以制度為規范，嚴格全過程管控

對抽水蓄能電站工程項目檔案實行嚴細實過程管控的管理主體是人，規范是制度，嚴格全過程管控，最重要的是落實在以人為根本，以制度為規范這個基礎上。其中人為因素是嚴格工程檔案全過程管控的首要因素和能動性因素。那么，其人為因素涵蓋哪些具體層面的人員呢？其一全員。基于建設工程項目檔案管理的大格局觀，也基于其工程項目檔案形成與所有參建主體、配合單位、監理單位、使用單位、接管單位。乃至每一工程環節都具有直接的聯系，所以，以人為本首先所體現出的是全員為本、全員檔案管理的人人管檔有責，人人為檔負責。其二專責人員。抽水蓄能電站工程項目檔案管理的專責人員，也即企業所賦予的對于項目檔案管理負有具體崗位責任的專兼職檔案管理人員，這些專兼職檔案管理人員分布在建設單位、監理單位、施工單位、地方城建檔案管理部門，各自負有完成所屬單位檔案管理工作內容、達到檔案管理具體要求的責任。其三企業負責人和主管領導。常言道，火車跑得快全靠車頭帶，風氣好不好關鍵看領導。各參建單位都應當在工程伊始就加強對全員的檔案管理觀念教育，建立起檔案管理制度，嚴格進行制度管控，將制度管控從字面規范落實到崗位責任制的工作實務規范，扎緊制度管理的籠子，真正發揮制度管理的剛性作用。

3.2 從每一份資料著眼，從點滴之處做起，細化全過程管控

細節決定成敗的哲理幾乎人盡皆知，抽水蓄能電站工程項目檔案管理中的細節和瑣事多多，文件來源廣泛且種類繁雜，有紙質的、有膠片和磁帶的、有音像的和圖紙的，所需要收集歸檔的資料數量多，檔案管理層次多并周期長，檔案管理人員不穩定并缺乏業務培訓。而且，抽水蓄能電站工程建設與其他類型電站的工程建設相比較，啟動晚、上馬快、工程量大，建設周期長、伴有附加發電用途多，這樣的實際情況使得其檔案繁雜瑣碎的情形更為突出，正因為如此，尤其需要強化從每一份資料著眼，從點滴之處做起，細化全過程管控。其全過程的細化管控要做到，狠抓落實，目標要細，要求要細，責任要細，措施要細；要求各參建單位及時收集整理項目文件，做好預立卷，監理單位做好監督、指導、審核工作，督促并指導各項目部及時按規范要求整理項目文件，做到與工程進度同步；要求按照檔案資料收集、鑒別、分類、排序、編目、加工和裝訂等步驟要求。可借鑒檔案系統的先進管理經驗，細致嚴密地做到“五個細細審看”，即：細細審看填報信息與手續；細細審看裝卷與重點材料；細細審看檔案目錄；細細審看編碼排序與分類；細細審看材料裝訂，以及細細審看檢查細節，確保每項每本檔案完全符合標準。要將工程項目檔案的細化管理向精細化層面提升水平，爭創精品檔案管理。

3.3 將任務落實，監督落實，夯實全過程管控

任何管理活動要達到管理目的必須真功實做、盡職盡責不可，嚴細實進行抽水蓄能電站工程項目檔案的過程管控，嚴字當頭，細致推進，務求實效。其務求實效不僅僅反映于管理目標的追求，更落實在實打實的重視這項工作，實打實的完善制度管理和落實制度管理，實打實地進行這項工作，實打實的監管這項工作，實打實地解決所存在的問題，實打實的提高管理質量。抽水蓄能電站工程項目檔案管理的實打實突出于將任務落實，監督落實。將任務落實與監督落實體現于對這項工作的安排布置，體現于對給予這項工作以必要的人力、物理、財力的支撐，體現于將檔案資料及時管理、真實管理、完整管理、規范管理的質量，體現于把責任落實到人、部門和時間節點，體現于將監理單位的監督、指導、審核、督促、規范與工程進度同步進行，體現于全部檔案管理工作的目標實、措施實、效果實，達到實化全過程管控。而所有的這些實打實的體現和落實，需要與之相適應的扎扎實實的工作作風，抓鐵有痕的克難攻堅與開拓進取。