關于檔案信息化建設與檔案管理的探索

宋金波

隨著經濟的發展，技術的進步，先進的科學技術為人們的生活帶來了很多的便利之處，也貫徹到人們生活的各個方面。其中檔案的管理也受到了科學技術帶來的影響。

1檔案信息化建設的相關闡述

1.1檔案信息化建設的定義

檔案信息化建設就是指利用現代的信息技術手段，重新思考檔案管理的新情況、新原則以及新理論，提高檔案管理的現代化水平，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，進而實現檔案信息的社會化服務。

1.2檔案信息化建設的意義

1.2.1減輕檔案管理人員的工作量，利用現代的信息技術進行檔案管理，數據只需錄入一次即可多次被利用，而且工作人員查找也較為方便。

1.2.2提高檔案查閱的可控性，過去的檔案查閱都是手工為主，消耗時間，記錄的出錯率還高。但是隨著信息化的建設，使用計算機進行查閱，操作方便且記錄準確率高。

1.2.3提高檔案管理相關部門的工作效率，實現檔案信息化建設后，有助于相關的工作人員更好的從事檔案的收集以及其他相關工作，提高了工作效率。

2目前檔案管理的現狀

2.1對信息化建設不夠重視

雖然現在科學技術的發展給人們的生活帶來了很大的便利，同時檔案信息化建設也給檔案管理帶來了很多益處。但是相關的工作人員對信息化建設的意識還不夠，有很多工作人員依舊使用過去的方式。再加上相關單位對檔案管理人員的招聘要求沒有規定相關的專業，門檻也較低，這就導致了檔案管理人員的整體專業水平較低，觀念也較為老套，更不用說信息化建設了。

2.2檔案信息化建設的方式不完善

由于信息化出現的時間較短，再加上檔案管理人員已經習慣了過去較為陳舊傳統的管理方式，這就造成了在進行開展檔案信息化建設的工作時，相關的管理方式不完善。檔案管理沒有一套完整的管理體系，一些高層干部大多是年齡較大的人，接受新鮮事物的能力也逐漸下降，這也使檔案管理信息化建設進程緩慢。

2.3檔案管理人員專業素質較差

上文中也提到過，目前檔案管理的工作人員的門檻較低，在進行招聘的時候也沒有硬性的規定相關的專業技術。而且從事檔案管理的相關人員素質也較低，服務意識較為缺失，給相關的管理人員的管理工作也帶來了很大的困難，這就造成了信息化建設推廣的困難，阻礙了檔案管理的信息化建設的發展。

3檔案管理信息化建設與檔案管理的相關措施

3.1提高檔案管理人員的技術水平

對于過去的檔案管理人員的要求，最基本的應該就是對工作的細心以及嚴謹的工作態度，對相關的專業技術沒有太大的要求。這與過去檔案管理的方式也有著很大的關系。但是，隨著現代技術的迅速發展，檔案管理的方式在逐漸的改革。這就對相關的管理人員有了新的技術要求。首先，檔案管理人員應該掌握熟練的計算機操作技術，然后還應該有著較高的服務意識。這就要求相關單位企業應該重視員工的專業以及素養，可以定期的組織員工培訓，加強員工的專業技術水平，定期給員工做思想教育，進而提高員工的服務意識。

3.2提高對檔案管理信息化建設的意識

既然檔案管理信息化建設有那么大的優勢，就應該大力的推廣。首先，應該讓高層領導重視信息化建設的推廣，組織相關的領導干部學習信息化建設的管理方式。其次讓檔案管理的工作人員學習信息化建設的技術，借助計算機網絡建設平臺，方便職工學習。最后，還要建立較為完善的宣傳體系，大力推行檔案管理信息化建設，保證信息化建設工作的順利進行。

3.3完善信息化建設的基礎設施

目前的檔案管理的信息化建設還不是很成熟，存在著很多不足之處，其中有關檔案管理信息化建設的基礎設施還存在著很大的問題。為了使檔案管理信息化建設更加的科學合理，相關的部門應該加大對基礎設施建設的投資，比如購買相關掃描設備、數碼相機等等專業設備。同時，為了方便檔案信息更好的管理，應該購置數據處理能力較強的專業設備，完善各類相關的基礎設備，便利檔案管理的相關工作。

3.4政府相關部門提高重視

檔案管理的信息化建設不只需要相關單位的重視，政府的相關部門也應該加強對信息化建設的重視程度，組織從事該行業的工作人員學習交流，提高工作人員的技術水平和專業素養。比如，黑龍江省的人才服務局舉行包括全省各個省市的一百多名員工進行培訓，培訓分為了理論講解與上機操作兩個部分。這樣的活動應該得到更多的推廣，進而提高檔案管理信息化建設的進程。

3.5提高檔案信息的安全

雖然現在的科學技術給檔案管理帶來了很大的便利之處，但是同時也帶來了很大的安全隱患。網絡上的信息并不都是真實的，應該加強對原始內容的保護。在工作的過程中，相關的工作人員應該嚴格遵守信息保密原則，不對信息進行篡改，不偽造信息等等。只有加強安全意識，才能保證檔案信息的安全與真實。

3.6建設合理科學的管理體系

隨著科學技術的進步，檔案管理方式也應該順應時代的潮流，進行相應的改革。檔案的管理工作應該有一個較為權威的標準，工作人員嚴格遵守這些規章制度。同時，還應該構建科學的收集方式以及歸類方式，針對不同的檔案制定不同的監管制度。相關單位還應該完善檔案檢索的網絡體系，提高服務質量和水平。通過建立合理的管理體系，保證檔案管理工作的順利進行。

綜上所述，在這個科學技術高速發展的時代，給檔案信息化建設帶來了很多的機遇。相關的單位部門應該抓住這個機會，完善信息化建設的管理方式和信息化建設的相關基礎設施，提高工作人員的技術水平，進而提高檔案管理的工作效率。當然，科學技術的發展，也給檔案管理帶來了安全隱患，只有加強安全意識才能更好的發展。

（作者單位：152000綏化市北林區興福鎮農村經濟管理服務中心）