檔案管理人員基本素質(zhì)的提升對策

張鵬

隨著改革發(fā)展的不斷深入和信息技術(shù)的不斷革新，檔案管理工作在經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用日益突出，檔案管理專業(yè)化、技術(shù)化不斷增強，這就要求檔案管理人員具備更新、更高、更強的能力和素質(zhì)。

1.檔案管理人員基本素質(zhì)要求

1.1適應(yīng)新形勢的要求，檔案管理人員還必須具備學(xué)習(xí)的能力。當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入終身學(xué)習(xí)的時代，不會學(xué)習(xí)將會成為新時代的“文盲”。同樣，檔案管理工作內(nèi)容、技術(shù)也在日新月異，不主動學(xué)習(xí)、不善于學(xué)習(xí)，將最終會被淘汰。

1.2要成為一名合格的檔案管理人員，最基礎(chǔ)的是要具備實際操作技能，具體包括檔案文書立卷、檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標(biāo)引、檔案的保護(hù)等。此外，還需要具有統(tǒng)籌安排、仔細(xì)耐心的基本品質(zhì)。

1.3要成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、開發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。

2.檔案管理人員素質(zhì)提升對策

2.1建立完善的激勵體系理論上，激勵包含正激勵和負(fù)激勵兩個方面，即獎勵和懲罰。實踐中，激勵機制的運行可以極大地促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)能力的提高。

2.1.1懲罰措施建立以“末位淘汰制”為核心的懲罰體系，對工作不思進(jìn)取、成績落后的檔案管理人員采取待崗培訓(xùn)、停職停薪、辭退等處罰措施，切實改變以往那種“大鍋飯”的平均主義和“鞭打快牛”的錯誤思想。

2.1.2獎勵措施針對檔案管理工作人員的表現(xiàn)，可以制定一系列的獎勵措施。例如，對作出創(chuàng)新貢獻(xiàn)、業(yè)務(wù)能力突出等相關(guān)人員給予一定的獎勵。獎勵可采取物質(zhì)和精神相結(jié)合的方式，并充分利用提拔晉升、發(fā)放獎金、精神鼓勵等具體方法。

2.1.3加強培訓(xùn)學(xué)習(xí)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)是提升檔案管理人員素質(zhì)的直接途徑，在培訓(xùn)方面：第一，促進(jìn)培訓(xùn)的經(jīng)常化、制度化。實踐中，許多單位對于檔案管理人員缺乏培訓(xùn)，或采取隨機培訓(xùn)的方式，這實際上不利于檔案管理人員素質(zhì)的提高。可以考慮將培訓(xùn)工作納入單位發(fā)展規(guī)劃或年度工作計劃，有針對性地開展培訓(xùn)工作，確保實效。第二，培訓(xùn)方式多樣化。以往大多采取聽報告、講座的方式，內(nèi)容枯燥無味，應(yīng)用性不強。如果能夠結(jié)合參觀訪問、實習(xí)交流等多種形式，培訓(xùn)的效果將會更加突出。第三，及時檢驗培訓(xùn)成果。以往都是重視培訓(xùn)組織，輕視效果檢查，這難以調(diào)動檔案管理人員的積極性，因此，必須建立培訓(xùn)后的考試、考察制度，及時鞏固培訓(xùn)成果。在學(xué)習(xí)方面，要積極營造學(xué)習(xí)氛圍，打造學(xué)習(xí)型組織。一是要以終身學(xué)習(xí)為目標(biāo)，倡導(dǎo)經(jīng)常學(xué)習(xí)、時刻學(xué)習(xí);二是要全員學(xué)習(xí)，帶動全員參與，提高整體素質(zhì);三是要全過程學(xué)習(xí)，對檔案管理工作的整個流程進(jìn)行深入學(xué)習(xí)改造;四是要團隊學(xué)習(xí)，促進(jìn)成員間的互幫互助。此外，單位或部門應(yīng)該創(chuàng)造一定的學(xué)習(xí)條件，例如，保證檔案管理人員的學(xué)習(xí)時間，報銷一定比例的書費等。同時，還要開展一系列的活動，包括知識競賽、技能比賽等，調(diào)動檔案管理人員學(xué)習(xí)的主動性和積極性。

2.1.4營造良性競爭氛圍以往，檔案管理工作中最突出的問題就是缺乏競爭，檔案管理部門與單位其他部門之間沒有對比，檔案管理部門內(nèi)部人員之間沒有競爭，這極大地制約了檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。因此，必須營造良好的競爭氛圍。首先，單位要改變對檔案管理部門的認(rèn)識，樹立“檔案管理也能出效益”的理念，將其置于與其他部門同等重要的地位;其次，部門內(nèi)部要建立以“競爭、激勵”為核心的文化氛圍，引導(dǎo)檔案管理人員的思想行為;最后，要制定一系列相關(guān)的政策和措施，落實和保障競爭理念的實施。

2.2健全考核評估制度激勵機制的實施必須以公開、公平、客觀的考核評估結(jié)果作為依據(jù)，這就要求健全考核評估制度。

2.2.1客觀的考核考核過程中，可以考慮采取360度考核策略，即從服務(wù)對象、領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理內(nèi)部員工、其他部門員工多個角度進(jìn)行測評，確保評估結(jié)果的公正、客觀和公平。

2.2.2制定考核標(biāo)準(zhǔn)考核標(biāo)準(zhǔn)從意識、能力、精神三個方面考慮，評價內(nèi)容細(xì)化為服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率、創(chuàng)新成果、安全保密、業(yè)務(wù)操作、管理水平、學(xué)習(xí)成效、工作作風(fēng)等多個項目，廣泛征求群眾意見，設(shè)立相應(yīng)的評分標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行定量和定性評分。

綜上所述，在新形勢下，檔案管理工作存在著新的挑戰(zhàn)，也對檔案管理人員提出了新的素質(zhì)要求。當(dāng)前，檔案管理人員必須樹立三大意識、打造三類能力、培養(yǎng)三種精神，才能適應(yīng)新時代的要求。

（作者單位：164700黑龍江省拜泉縣機構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心）