精益管理在煤炭企業檔案管理中的應用

文/高向麗

（作者單位：國家能源神東煤炭集團）

（責任編輯：龐永厚）

煤炭企業檔案是企業不同發展階段、不同時間節點發生的重大事件、重要經濟活動的客觀、真實記錄，還包括煤礦資源儲量、證件辦理、財務憑證、煤炭開采技術裝備、項目建設、安全生產、經營管理、人事管理等核心機密資料。為實現企業檔案管理系統化、科學化、精益化，神東煤炭集團引進精益化管理理念，建立了新的檔案管理模式和機制，提升了企業檔案管理水平。

一、神東煤炭集團檔案管理現狀及與精益管理存在的差距

神東煤炭集團檔案室通過加強日常基礎管理,檔案管理工作取得一定實效,檔案信息和資源優勢得到有效發揮。但是距離精細管理、可視管理還有相當的距離，主要存在以下問題：

一是員工缺乏精益化管理工作理念。檔案管理存在重保管、輕利用，重保密、輕開發問題，部分檔案工作人員主要工作精力用于檔案收集保管，對檔案工作的職責、任務、內容認識不足，對檔案信息缺乏主動挖掘、主動研究的意識；個別檔案工作人員責任意識不強，在單位和個人查閱檔案時，登記內容過于簡單，局限于檔案利用工作基礎數據的統計。

二是檔案管理人員專業素養不足。檔案管理對工作人員主觀和專業性要求很強，而目前神東專兼職檔案員共97人，多數是非專業科班出身，對檔案基礎理論知識和檔案工作各環節的規范操作知之甚少，只能從事基礎性檔案管理工作。另外，雖然公司有統一的檔案管理標準，但是因個人專業和能力的差別，最終產生檔案分類不準的現象。

三是多種因素導致檔案工作人員主觀能動性發揮不夠。個別檔案工作涉及跨年度、甚至數年的各種資料、文檔整理工作，長期、大量的工作容易挫傷檔案工作人員的積極性。同時，目前神東檔案室工作人員的薪酬待遇，普遍低于同職級業務干部，加之檔案業務的單一性，導致檔案工作人員成長進步空間狹窄，檔案工作人員的積極性受到挫傷，員工業務提升動力不足，管理挖潛不足。

四是缺乏細致可行的工作標準，難以將考核和評價落到實處。當前神東檔案室業務核心指標中，文書檔案管理核心指標為檔案收集的及時性、檔案收集的完整性和檔案整理的差錯率，這幾項指標可操作性不高，更多依靠檔案員的自發工作，管理上只能整體掌控，實質上很難按照人和時間進行分解。財務檔案管理核心指標為檔案收集的及時性、完整性和檔案整理的差錯率，財務檔案來源較為單一，形成較為規范，及時性、完整性兩項指標易于實現，檔案整理的差錯率指標受限于工作量，很難核實。科技檔案管理的核心指標為過程管控的有效性、檔案移交的及時性、整理的差錯率，三項指標基本可實現量化管理，指標方向正確有效，缺陷在于對質量的核查缺乏有效手段。檔案的利用服務和庫房管理工作核心指標為檔案查閱利用的好評率、查全率、查準率和巡查的有效性，各項指標基本可落實到位，缺陷在于細致性條款不夠，不能有效區別科室內人員的工作情況。

二、精益管理在神東煤炭集團檔案管理實踐應用的思路和措施

針對神東煤炭集團檔案管理現狀，要應用精益化管理方式，探索建立新的檔案工作模式和管理機制，提升公司檔案工作整體水平。重點從以下五個方面推進實施。

一是通過精益管理方法實現檔案管理制度標準化。貫徹執行《檔案法》及實施辦法，樹立全員責任意識和法制意識，確保“檔案精益化管理”有法可依、有章可循。成立檔案管理標準化小組，組織對公司所有檔案管理制度進行討論、修訂，分析制度存在的漏洞與問題，結合相關法律法規和企業實際，因地制宜制定適合本企業的檔案管理規章制度。

二是通過精益管理方法實現檔案工作流程標準化。應用精益管理方法，使庫存檔案去粗取精，重組檔案序列，優化檔案結構，科學界定檔案分類，節省當前和遠期貯存空間，提高經濟效益。全面分析公司層面和各基層單位歸檔情況，制訂詳細工作計劃，進行制度討論、制度培訓、單獨檔案知識輔導，實現檔案歸檔的完善、齊全，為檔案數字化管理打好基礎。研究檔案開發利用服務流程，利用現代化手段多渠道開發利用檔案，提高檔案的利用率，拓展服務流程渠道，滿足企業和員工檔案信息需求。研究庫存檔案內容，深挖檔案資源，為檔案查閱者節省查閱、分析、綜合、總結等工作時間，提高服務效率。加強工程檔案過程管控，規范和統一檔案員工例會、檢查、驗收的工作標準和工作方法，使工程檔案的形成和移交與工程實體契合和同步。運用精益管理工具，對公司歸檔范圍、標準、要求、方法等進行明確，改善檔案歸檔質量差、歸檔不全等情況。

三是通過精益管理方法實現檔案目視化管理。精益管理追求的是一個不斷改進的動態過程，即“追求目標→暴露問題→改進活動→追求目標”，無限循環，逐漸靠近并實現理想目標。因此，要運用精益化管理方法，制訂“檔案工作管理目視板”,全面呈現檔案室全年的工作情況，并對工作整體進度、責任人及完成情況進行定期跟蹤、展示，通過視覺形式傳遞管理信息，提高管理效率。充分發揮企業內部媒體作用，創辦“神東檔案直通車”微信公眾平臺，拓寬檔案傳播渠道，促進公司互動交流，實現檔案工作與知識信息共享，提升檔案系統工作人員整體服務能力和水平。

四是通過精益管理方法優化檔案現場管理。將精益管理的 6S（整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全）運用在檔案現場管理中，將常用與不常用的檔案分別“整理”出來，處置不可用檔案；開展可用檔案“整頓”工作，按照定容、定量、定位的方式，按歸類、規則整理，并逐一標識；認真“清掃”原檔案占用的工作場所，保持環境干凈、整潔；在全體檔案工作人員中，反復灌輸整理、整頓、清掃的標準化步驟，使每一位工作人員樹立“清潔”的檔案管理理念；提高檔案工作人員素養，時刻保持檔案查閱后及時歸位、復原的習慣；始終堅持檔案“安全”理念，嚴格管控檔案收集、整理、借閱各環節，確保檔案安全可控、在控；不斷優化檔案工作環節、流程，減少管理內耗，最終實現 “零差錯”“零浪費”“零事故”。

五是通過精益管理方法提升檔案工作人員素質和能力。創新檔案工作人員管理機制，將檔案精益管理工作納入單位督辦事項，與科室及人員績效掛鉤，把“持續改善”的理念融入職工思維中，推進員工自我加壓、自我改進、自我超越，確保精益管理落地。注重發揮檔案管理人員的示范引領作用，做到謀劃、布置、推進各環節環環相扣，逐層級傳遞精益思想與實踐經驗，營建精益管理的濃厚氛圍。鼓勵檔案管理創新和提高工效的行為，引導全員積極運用精益管理手段，推進企業整體檔案管理水平的提高。提供平臺幫助檔案工作人員學習知識、提高才能，增強廣大檔案工作人員的責任感，發掘他們的才智潛能，使企業檔案管理工作真正走向精益化。