檔案查重的暢想

文·黃曉霞

市、縣（區）級國家綜合檔案館館藏文書檔案存在一定量的重份文件，檔案館館際之間、館室之間、各檔案室之間也存在重份問題，這些重份檔案不僅占用了寶貴的庫房空間，還增加了檔案管理成本，造成一些不必要的浪費。隨著檔案信息資源的不斷整合，共享理念的日趨成熟，重份檔案已經沒有了存在的價值。筆者認為，在檔案信息化管理軟件中添加檔案查重功能，在文件材料歸檔、移交進館及館（室）藏管理過程中探索檔案查重，減少或根除檔案重份問題應引起市、縣（區）級檔案部門的關注。

一、查重的必要性

市、縣（區）級國家綜合檔案館館藏和館際之間、館室之間、各檔案室之間檔案的重份量大，館（室）檔案庫房存儲空間又普遍緊張，因此，進行檔案查重、探索有效的途徑防止和減少檔案重份問題十分必要。

（一）館藏檔案重份量大

館藏重份檔案以上級文件及機構設置、干部任免、表彰先進文件為主，其中上級文件中又以各地黨委、政府文件為主。這是由于國家綜合檔案館的接收范圍往往覆蓋轄區內機關、團體、企事業單位，多達百余個。根據《檔案館通則》和國家檔案局第9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》，省級以下（不含省級）檔案館接收保管期限為永久和長期（30年以上，含30年）的檔案。各單位對于需要本單位貫徹執行的上級文件特別是當地黨委、政府文件多數作為長期保存，對于機構設置、干部任免、表彰先進等文件只要內容涉及本單位的多以永久、長期保存。這些單位檔案按期移交檔案館，就不可避免地造成了館藏重份檔案的產生。雖然2006年國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》頒布之后，強調了“以我為主”的歸檔理念，上級文件應大部分歸入短期保存。但由于各單位檔案人員業務素質的參差不齊、歸檔時保管期限鑒定就高不就低的指導思想，上級重份檔案的數量仍未能明顯減少。加上檔案館在檔案接收工作中，由于考慮單位撤并及其他特殊情況，很多館也在陸續接收短期卷，使得短期檔案中大量的上級文件也得以在館庫內安家落戶。這樣，隨著每年檔案接收工作的開展，館藏檔案重份量日益攀升。

（二）館際之間、館室之間、各檔案室之間檔案重復問題突出

各單位對于需要本單位貫徹執行的上級文件作為長期保存，就會使得同一份上級文件在所轄的不同市地、不同縣區的多個下級單位檔案全宗中出現。如一份山東省人民政府辦公廳的文件，其收文單位是各市人民政府，各縣（市、區）人民政府，省政府各部門、各直屬機構，各大企業，各高等院校。作為發文單位的省政府辦公廳和作為收文單位的山東省所轄的17個地級市政府、137個縣（市、區）政府及百余個省政府部門、直屬機構、各大企業、各高等院校都會對此文歸檔保存，這就造成了不同單位檔案室之間檔案的重復。這些單位的檔案移交同級檔案館后，又造成了各檔案館館藏內部的重份問題和各檔案館館際之間、館室之間檔案的重復。機構設置、干部任免、表彰先進的文件也是同樣。如一份2014年臨沂市人民政府表彰臨沂市勞動模范和模范集體的決定，受表彰的239名勞模和60個模范集體所在單位及作為發文單位的市政府、作為收文單位的臨沂市所轄的12個縣區政府、3個開發區管委會都會將此件存檔，這樣，300余份同樣的文件就會被分別保存在市、縣（區）檔案館和各級機關、企事業單位檔案室內，其中所耗費的人力、物力、財力，占用的館庫空間和管理費用都是一筆不小的數目。

（三）館、室檔案存儲空間壓力大

市、縣（區）直單位由于受辦公條件的限制，檔案室普遍存在面積小、存儲空間不足的問題，有些單位甚至沒有獨立的檔案室。檔案館的館庫空間也是壓力巨大，尤其是縣（區）級檔案館普遍存在館庫空間不能滿足館藏增長需求的問題。有些地方甚至出現因受館庫存儲量限制導致多年到期應進館檔案無法按期進館。解決問題的途徑除了檔案館庫的擴建、新建外，檔案查重，使館（室）藏瘦身也可以在一定程度上緩解館庫壓力。

二、查重的可行性

目前，多數市、縣（區）級檔案館已建立起館藏檔案目錄數據庫和檔案全文數據庫，檔案檢索已實現計算機自動檢索，只要在檔案信息化管理軟件中添加查重功能就可以實現查重。但是，對于館藏存量，因館藏每件檔案都已有固定的檔號和相應的檢索工具，重份檔案又是分散保存在不同的全宗、不同的保管期限內，如進行查重揀出就會牽一發而動全身，工作繁雜，還容易造成混亂。因此，如果重份檔案數量不大，就沒有必要進行一一揀出重整。進館增量的查重是比較簡單易行的，應作為目前查重工作的重點。館際間、館室間、各檔案室之間的檔案查重可隨著區域目錄中心的建立、檔案信息資源共享的不斷發展逐步推進。

（一）進館增量的查重

檔案接收進館之前進行機讀目錄查重，把重份文件剔除，進行歸檔調整后再接收進館。2002年執行《歸檔文件整理規則》之后的文書檔案整理，件號都是每年一個流水號，這就給件號的調整帶來了便利。可以把每年排在最后的文件提到前面用來填補因重份被剔除掉的文件的空號，比較簡單易行。尤其是今年的機構改革，涉改單位大量檔案需移交檔案館，在檔案的接收進館工作中進行文件查重，篩選、精減之后再進館，將大大減輕進館壓力和館藏壓力，最大限度地利用好寸土寸金的館庫空間和節約掃描、編目、消毒殺菌等管理成本。今后，如能實現電子文件在線歸檔，各單位檔案在歸檔環節實現查重將會更加科學有效，可以徹底杜絕重份檔案的進館。

（二）館藏存量的查重

若館藏存量重份問題嚴重，可以嘗試通過電子目錄查重，把所有重份檔案在目錄上標注“重份銷毀”字樣，檔案實體挑出登記造冊，經領導審批，并征求有關部門意見后進行銷毀。留存的檔案卷（件）號不變，重新集中裝盒，盒號進行變更。在這一過程中要特別注意檔案實體盒號的變更要跟檢索工具的變更步調一致，銷毀清冊和重整前后的檔案目錄要存入全宗卷。

（三）館際間、館室間、各檔案室之間的檔案查重

館際間、館室間、各檔案室之間檔案的查重應以區域目錄中心的建立和館際間、館室間、各檔案室之間檔案信息資源實現完全共享為前提，當數字化的發展可以完全打破各檔案館、室之間的壁壘，所有檔案信息可以實現全方位的數據共享，那時，一份檔案，只需一個檔案館保存一份就可以了，我們可以理解為文件材料只需發文單位存檔就可以，收文單位就不必歸檔保存了。也就是說各單位的歸檔范圍可以限定為只是本單位發文需歸檔，收文屬不歸檔范圍。