談不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的利用和保密

李杰

摘要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，人們的生活得到了日新月異的變化，由于信息技術(shù)發(fā)展迅猛，人們已經(jīng)向高科技時(shí)代邁進(jìn)。就在這樣的前提下，中國(guó)的不動(dòng)產(chǎn)管理也開(kāi)始往更加先進(jìn)的方向發(fā)展了。由于現(xiàn)在對(duì)科學(xué)技術(shù)的充分利用，不動(dòng)產(chǎn)的電子檔案管理也更加的便捷，先進(jìn)的檔案管理手段使人們的信息更加安全，也使不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的工作變得更加簡(jiǎn)單。本文就根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)和合理利用不動(dòng)產(chǎn)的方法進(jìn)行了詳細(xì)的闡述和說(shuō)明。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)檔案管理；利用；保密

在當(dāng)下的飛速發(fā)展的社會(huì)中，先進(jìn)的信息技術(shù)帶給人們的不僅有通訊的便捷還有各項(xiàng)工作中操作的便捷，那么今天涉及到的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理就是其中一項(xiàng)。當(dāng)然不動(dòng)產(chǎn)管理也有自己獨(dú)特的特點(diǎn)，下面的文章將針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)的分析。

一、不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的概念

電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。電子檔案歸檔主要用電腦硬盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、云端網(wǎng)絡(luò)空間、光盤(pán)。在云計(jì)算時(shí)代，電子檔案大部分采用云存儲(chǔ)方式，電子檔案文件既可以存儲(chǔ)介質(zhì)中，也可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。

二、不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的特點(diǎn)

1.不動(dòng)產(chǎn)電子檔案具有共享性。就傳統(tǒng)的普通檔案管理而言，對(duì)于工作人員通常都是一件非常繁瑣的工作，不管是檔案?jìng)錂n、檔案整理還是再次提檔，整個(gè)過(guò)程中都需要消耗大量的人力和物力。而不動(dòng)產(chǎn)電子檔案正好就解決了傳統(tǒng)檔案較低的工作效率。

2.具有一定時(shí)效性。電子檔案會(huì)根據(jù)時(shí)間的變化改變其使用價(jià)值。所以要盡可能減少信息采集和存儲(chǔ)的時(shí)間間隔[1]。

三、不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的有效利用

1.不動(dòng)產(chǎn)的電子檔案利用主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（1）電子檔案可以用來(lái)提供拷貝。電子檔案首要的適用途徑就是用于拷貝，這也是為使用者提供的最簡(jiǎn)單的途徑，這樣當(dāng)需要傳遞給利用者檔案又沒(méi)有可以利用的軟硬平臺(tái)時(shí)就可以直接用拷貝的方式解決[2].

例如：當(dāng)有人需要查找檔案資料的時(shí)候，只需要利用計(jì)算機(jī)拷貝相關(guān)的信息就可以得到想要的資料，不用再像傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔一樣，挨個(gè)翻閱查找、登記，整個(gè)過(guò)程只需要幾秒鐘就可以完成了。這樣既減輕了工作人員的工作量，又縮短了人們的等待時(shí)間，因此不動(dòng)產(chǎn)電子檔案完美地體現(xiàn)了時(shí)效性。

（2）提供通訊的傳輸。通信的傳輸目的在于解決使用者沒(méi)辦法去檔案所的問(wèn)題，當(dāng)使用者需要某些資料時(shí)，只需要把相關(guān)資料通過(guò)網(wǎng)絡(luò)下載到自己的計(jì)算機(jī)或者U盤(pán)中就可以了，這樣既減少不必要的浪費(fèi)，也可以以最快的速度解決利用者需要檔案的問(wèn)題。

（3）直接的利用。也就是說(shuō)電子檔案可以直接用來(lái)在檔案所里搜索或者在檔案所的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢，這樣不僅可以滿足在同一時(shí)間為多人提供檔案使用的需求，還可以提高檔案所服務(wù)質(zhì)量。

例如：當(dāng)工作人員需要翻閱資料時(shí)不再需要去資料室里挨個(gè)翻找，只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)把想要的資料調(diào)出來(lái)就可以了，整個(gè)過(guò)程不過(guò)幾秒鐘，而且可以同時(shí)供多人使用，不再存在資源被占用的情況，且共享的過(guò)程中減少了資源的浪費(fèi)。

2.將傳統(tǒng)檔案和電子檔案相結(jié)合

傳統(tǒng)的檔案也就是紙張的檔案了，這樣的檔案優(yōu)點(diǎn)是具有歷史的特點(diǎn)，缺點(diǎn)是對(duì)于存儲(chǔ)的環(huán)境要求高，表現(xiàn)方式單一。電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的檔案，這樣的檔案變現(xiàn)方式多樣，不僅可以通過(guò)文字、圖片，還可以通過(guò)視頻、動(dòng)畫(huà)、音樂(lè)的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，電子檔案對(duì)于存儲(chǔ)環(huán)境的要求相對(duì)來(lái)說(shuō)也是比較低的，但是如果無(wú)意中對(duì)電子檔案造成損失，那么結(jié)果將會(huì)是毀滅性和永久性的。所以不動(dòng)產(chǎn)電子檔案將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與先進(jìn)的電子檔案相結(jié)合，充分發(fā)揮兩種存儲(chǔ)方式的不同優(yōu)點(diǎn)，將這兩部分相結(jié)合，保證檔案得以有效的保護(hù)。

例如：當(dāng)不動(dòng)產(chǎn)的的檔案管理中，將電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合，就算電子檔案出現(xiàn)了問(wèn)題不能使用，還可以用傳統(tǒng)的文檔來(lái)解決燃眉之急。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)能力，確保電子檔案的合理利用

在現(xiàn)如今現(xiàn)代化的社會(huì)中，即使計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了大范圍的普及，但是不動(dòng)產(chǎn)電子信息的管理仍然不能掉以輕心，在日常的工作和培訓(xùn)中要加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的培養(yǎng)，在面對(duì)專業(yè)性較強(qiáng)的不動(dòng)產(chǎn)電子檔案管理中要加強(qiáng)從業(yè)人員個(gè)人專業(yè)能力的培養(yǎng)，在企業(yè)中形成一支堅(jiān)不可摧的計(jì)算機(jī)隊(duì)伍，不管是在日常的信息采集過(guò)程中還是信息的整理過(guò)程中都要統(tǒng)一按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。

四、不動(dòng)產(chǎn)的保密工作

不動(dòng)產(chǎn)的保密工作主要包含四個(gè)方面，即加強(qiáng)涉密資料的管理，也就是從源頭上確保信息的安全，確保數(shù)據(jù)的安全保密，防止發(fā)生丟失泄密事件，防范非法使用行為。

為加強(qiáng)涉密資料的管理，確保數(shù)據(jù)的安全保密，防止發(fā)生丟失泄密事件，防范非法使用行為，需要使用的人員應(yīng)按照規(guī)定做好登記，提高信息的可控性。在電子檔案的使用過(guò)程中，密不可分的是計(jì)算機(jī)的安全保密性。一旦發(fā)生信息泄露的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)解決，防止更大的問(wèn)題產(chǎn)生。因此，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)按相關(guān)規(guī)定辦理批準(zhǔn)使用手續(xù)，嚴(yán)防失泄密事件的發(fā)生[3]。

五、結(jié)束語(yǔ)

依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)而存在的電子文檔正在隨著社會(huì)的發(fā)展不斷進(jìn)步和完善，因此不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的利用和保密有一定的合理性，但還是需要人們的合理利用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔和現(xiàn)代化的電子文檔相結(jié)合，這樣不僅能提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員的工作效率，還可以保證信息的安全，防止人們的信息被非法泄露。

參考文獻(xiàn)：

[1]王素芳.搭建數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺(tái)的有效策略研究[J].城建檔案，2016，（7）：16-18.

[2]馮采奕.搭建數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺(tái)的有效策略研究[J].建工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2017，（30）：1160-1160.

[3]呂亮.數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理可行性探索[J].建材發(fā)展導(dǎo)向（上），2016，14（10）：105-106.