事業單位檔案管理中創新與發展

陽曉蘭

《十三五檔案事業發展規劃綱要》指出，到2012年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化、信息化，全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化，利用網絡化。傳統式的事業單位的檔案管理，已經不適用于當前檔案管理信息量巨大這一現狀。舊式檔案管理的綜合處理方式具有一定的滯后性，對于檔案的刷新和信息量的及時處理上，不能做到快速的及時處理。事業單位的檔案管理需要以信息化為基礎，進行全面的創新和發展已經迫不容緩。

事業單位檔案管理的發展方向需要以電子信息化為主要方向。隨著時代的進步，事業單位目前的檔案管理信息量呈現一種爆炸式的激增。對于檔案信息的處理和存儲，電子化的檔案管理具有綜合性處理能力強，便于查詢搜改以及存儲容量大等優點。其最大的優勢還是在于及時性處理和安全保存等問題。關于事業單位檔案管理的現代化信息化的綜合建設應該以事業單位檔案管理的信息化電子化的高效方向進行轉變。管理人員對檔案的管理和處理是檔案管理的主要內容。電子信息化的快速發展，使得檔案管理上在信息量上極大地增加。所以，在如何實現信息的存儲運用以及如何有效的處理資源，提高資源的共享成為了檔案管理工作中的難題。檔案的電子信息化處理對于檔案價值的發掘和拓展有著重要作用。高效的電子信息化處理模式縮小了檔案管理的時空界限，管理人員可以通過隨意的網絡位置，在任何時間地點對需求的信息資源進行搜索和處理，電子信息化的處理方式以消除時空限制為方法，對檔案資源的利用進行了最大的利用和提高。

對于事業單位電子信息化文檔的錄入和電子檔案的綜合管理，需要有特別的構建。加強對業務系統電子文件歸檔管理，通過推進電子會計檔案管理促進電子政務和電子商務文件歸檔管理工作。因此，對于入檔電子信息檔案的管理就必須以完善對檔案的規范監督為主要方向。發展電子信息化的創新型事業單位的檔案管理，首要的是對當前事業單位的檔案的數據庫以及備用存儲進行預建和完善。需要將檔案庫的現有的檔案信息進行綜合利用。建立便于操作的電子計算機檢索系統，以實用化，便捷化的處理為基礎點，完善電子檢索系統的建設。以優秀的電子檢索系統來提高事業單位檔案管理部門的工作水平和服務水平。在對檔案檢索系統進行構建時，需要對事業單位現有的檔案資源進行分揀，錄入以及存入數據庫等工作。對檔案進一步進行資源檢測的同時，要加強對那些重要的檔案資源的進行信息化進程推進。簡而言之，對于人力資源上的檔案資源信息化的建設大致可分為資源錄入和分揀查詢兩大方面。對于現有的紙質資料進行檔案入庫。然后，延長檔案入庫年限，便于綜合性的處理。最后做到，在檔案電子化錄入后，可以做到簡潔的信息查詢和整理，實現檔案管理電子化。

事業單位檔案管理的信息化發展建設雖然已經有了初步的雛形，但是因信息化的檔案管理發展還處于起步階段，事業單位在文件管理和建設上還是具有不可靠因素。在綜合建設上還是需要進一步開擴。首先，使用者在檔案使用上還存在一定的認識偏差。一些工作人員對于檔案管理的工作認識還不夠完善。隨著檔案管理的發展，事業單位關于檔案管理的工作不斷提高，檔案管理者對于檔案的管理意識不斷增強。檔案的綜合管理上對于事業單位的綜合發展和檔案的有效利用非常重要。但是就管理者而言，對于檔案的管理工作的理解還是不夠，一部分人對于檔案管理的模式不夠重視。有時會以經費的原因對于現代化信息管理建設進行回避和不重視。這種認識上的局限性，嚴重的阻礙著事業單位檔案現代信息化管理的發展。從資源利用上講，資金的利用和短缺對于信息化建設和發展也造成了不小的阻礙。如果檔案管理信息化建設的資金短缺，在硬件設施配備以及網絡存儲庫的建設問題上會導致很大的缺失。資金流動缺失使得計劃變成空泛的計劃建設，無法在現實中得到充分的實現，導致了一定的滯后性。結果上往往會導致檔案建設無法進行，檔案的現代化電子建設仍然只是局限在傳統的紙質管理程度。如果沒有充足的資金支持，檔案信息化管理建設將會受到很大程度的限制，管理者對于信息的分揀管理工作會收到很大影響。事業單位檔案的管理人員的綜合性認知也具有一定的局限性。近年來，關于檔案管理的事業單位的工作人員程度不夠，單位對這些沒有清晰的認識到。部分事業單位關于信息化檔案管理建設開設了對檔案管理信息化建設的資金投入，對硬件管理增加了完善。但是，多數檔案管理工作的人員水平偏下，對于電子設備方面的專業程度不夠完善。對于不斷更新的電子、信息化技術信息的接受能力不強，對檔案電子化管理的技術運用能力不夠，會使檔案管理信息化的建設僅僅停留在基本的錄入和查詢上，這對于信息化管理的綜合性建設的全面提高是一種阻礙。

事業單位檔案管理的信息化建設需要一定的創新與實踐。加強檔案信息資源共享服務平臺建設，建立檔案網站和移動終端開展檔案服務渠道是關鍵。目前，管理人員對檔案的數字化管理的認識有待提高。事業單位檔案管理信息化是時代進步的大條件背景下的要求，這反映于社會發展的本身有著積極的催動作用。綜合利用現代化技術條件，進行電子信息化的檔案管理建設，符合時代的經濟需求。