基層民政系統檔案管理問題及優化對策

文/防城港市民政局 陳子港

基層民政系統檔案管理問題及優化對策

文/防城港市民政局 陳子港

隨著社會經濟的不斷發展，社會市場經濟的全面改革及人們生活方式的轉變，基層民政系統檔案管理方面的要求也相對提升，通過不斷完善和優化基層民政系統檔案的管理模式來提高其整體管理質量及水平，滿足政府發展所需，是現下急待解決的社會問題之一。本文主要針對基層民政系統檔案管理過程中的常見問題進行總結闡述，并根據問題提出一己之見，來達到提高我國檔案管理質量水平的目的，僅供參考。

基層民政系統檔案管理；問題；優化對策

社會行政事務多項職能部門中，民政部門是以保障社會群眾基本生活以及社會團體和民辦非企業登記管理、安置、行政區劃管理、軍休、婚姻管理、社會福利、基層政權建設、地名管理、勘定行政區域界線等多方面權責為部門職工的主要工作，為促進當地發展的有序性具有重要的影響意義。其中，民政檔案管理指的是結合我國制定的檔案管理法律法規和高科技管理手段，來收集、整理政府在民政工作過程產生的價值意義非凡的文件材料，并結合文件種類、載體的差異性進行歸檔、統計以及保管，為今后民政部門工作的順利進行和發展提供有利的參考依據。由此可看出，民政檔案管理的科學性和高效性對民政部門各職能的有效落實、職員的工作效率、民政工作的有效改革以及民政事業的健康發展等具有重要的現實意義，是促進民政部門各項工作順利開展的關鍵所在。近年來，根據我國民政部門的發展現狀來看，基層民政系統檔案管理工作逐漸受到各級民政部門高層管理人員的重視，即使政府在資金及辦公室用房等資源缺乏的情況下，也仍然針對此類工作的優化措施進行有效落實，包括撥款、騰房、招聘人才以及制度體系修訂建設等，均是檔案管理工作得以高度重視的有效彰顯。但根據我國民政部門檔案管理現狀來看，大部分地區的民政檔案管理部門仍出現大量的管理人員工作效率低、管理流程不具有規范性及資料文件收集難度高等多項問題，不利于滿足其他部門資料的有效查詢，從而降低社會發展的有序性。

一、基層民政系統檔案管理常見問題

（一）檔案意識過于薄弱。檔案意識過于薄弱是導致基層民政系統檔案管理問題得不到有效解決的關鍵因素之一，即使各級民政部門均能夠意識到檔案工作的重要性并加大其工作的開展力度，但常常忽略檔案管理方面的宣傳工作，以至于民政機關對關檔案管理工作的整體意識并不深刻，導致一些領導存在重視業務人員的工作能力，忽略了檔案管理工作的有效執行，錯誤的理解觀念促使相應工作得不到有效落實，以至于檔案管理人員培訓活動未得以有效開展，導致其嚴重缺乏檔案業務知識和法律法規方面的相關知識，不利于工作人員工作的有序執行。

（二）檔案作用得不到充分發揮。近年來，民政局各級部門都主張采取獎勵制度來增加與檔案工作的相關部分指標，以至于部分單位領導不得不加大檔案管理升級工作的有效落實，促使其工作質量得以達標。但仍有個別單位雖加大資金投入力度來購買檔案用品和檔案保護設備等硬件建設，但是在軟件建設方面卻未得到相應升級改善，資料的歸檔整理仍然有缺、漏現象存在，以至于檔案作用得不到充分發揮。

（三）檔案資料收集、歸檔不齊全。根據我國民政局的管理現狀來看，部分民政機關在檔案管理方面均存在較高的主觀意識，導致部門管理出現各行其是的局面，大大提高了檔案管理人員資料收集整理的工作難度，以至于檔案材料出現四分五裂、收集不齊全的現象，從而遺漏了價值高的重要資料，促使機關檔案工作造成不必要的損失。除此之外，有部分部門職員或個人使用檔案資料查詢時沒有從全局發展與建設出發，一味地滿足自身使用所需，導致平常機關活動圖片出現移交延緩的現象，導致以反映機關活動和具有考查利用價值的“真品”得不到有效歸檔，導致檔案整體列表中有部分資料出現空缺，嚴重降低了檔案利用的完整性及職工工作效率。

（四）機關檔案管理人員業務素質過低。基層民政部門雖落實上級部門的對于檔案管理工作方面的升級要求，包括完善檔案建設機構、招聘專兼職檔案管理員、建立獨立辦公室以及頒布有關職能部門高效配合檔案管理工作及網絡管理的準則，但在實際檔案管理過程中，管理人員卻沒有充分發揮網絡體系的作用，以至于降低了檔案管理工作的規范性。具體原因如下所示：1.沒有固定的專職檔案員，檔案員調換速率過于頻繁，精力得不到高效集中，加上一些檔案管理人員工作積極性不強，沒有充分發揮其業務職能。2.兼職檔案員的工作意識過于淺顯，認為自身工作職責僅限于收集現有的業務資料來進行整合裝訂，管理方法過于淺顯和簡單。故實際開展基層民政系統檔案管理過程中，協調性和有序較低性，直接影響工作人員檔案管理流程規范性的提高。

二、基層民政系統檔案管理的策略

（一）完善民政檔案管理機制。民政局應當通過根據民政檔案管理的實際運行現狀來調整相應的規章制度，是促使檔案管理機制作用得以充分發揮的重要保障，同時還為提高工作人員工作效率奠定基礎。故筆者認為完善的檔案管理機制，是職工管理工作得以有序展開的重要保障。因此制定相關管理制度時，需確保職工權責問題的有效落實以及加強其工作規范性的控制來完善民政檔案管理機制，對確保民政檔案管理活動的順利展開具有積極的影響作用。

（二）重視檔案管理工作實施的科學性。隨著社會科技的不斷發展，采用計算機技術高效運用于基層民政系統檔案管理工作中，利用技術中的數字化功能來進行檔案調閱及保管，便捷的操作有利于提高檔案的利用效率，對提升檔案管理人員的工作效率及管理質量具有重要的現實意義。

（三）樹立正確的檔案管理工作意識。基層民政領導對檔案管理意識的提高有助與其后續相關檔案管理及推廣工作的有序進行，以促進機關系統檔案管理工作質量的進一步提高。除此之外，還需加大對檔案管理權責問題及相關法規制度的宣傳力度，以加強檔案管理人員的管理意識。與此同時，需確保檔案管理目的和要求等方面的工作做到足夠的細致性，確保各部門人員能夠積極參與及配合文件資料的收集，對實際檔案管理中的資料收集完善起到較好的輔助作用。

（四）提高檔案人員的業務素質。基層民政系統檔案管理的高效運行離不開檔案人員較高的綜合素質水平，包括其思想上的建設以及業務方面的熟練度。檔案管理人員需對檔案資料收集具有較高的主動性，確保科室及個人手中散存的檔案資料收集做到無缺漏現象，除此之外，還需多與負責檔案工作的業務部門人員進行溝通，通過指導其提高業務上的操作能力，來確保科室檔案管理的規范性與機關檔案資料內容的統一性，與此同時，還需通過定期開展相應的培訓活動來增強檔案管理人員的理論知識及實際操作方面的工作能力，提高管理人員計算機管理檔案方面工作的能力。

（五）規范檔案管理流程。有大量研究結果表明，工作人員檔案管理流程的規范性對促進部門管理活動達標升級具有積極的影響作用，間接性促進了檔案事業的進一步發展。其中，一個門類齊全、管理有序的檔案體系建設離不開工作人員規章制度執行的規范性、相關管理制度的完善性以及各環節工作落實的達標性，故筆者認為除去加大對硬件設施的建設力度以外，還需著重注意檔案管理工作的升級及檔案保管調節的改善程度，確保民政檔案事業與民政業務檔案管理工作流程實施的規范性。

三、結語

綜上所述，基層民政系統檔案管理應當加大重視程度，落實相關建設工作，完善檔案管理制度的規范性及加強相關工作實施的科學性，并提高檔案人員的整體業務素質，對促進基層民政系統檔案管理的進一步發展具有重要的現實意義。

[1]朱志強.關于做好檔案管理工作的思考[J].科技風2016(14).

[2]史靈芝.檔案信息化建設與檔案管理研究[J].中國管理信息化,2016(14).

[3]劉保蘭.檔案管理人員應具備的素質[J].中國市場, 2016(27).