淺析基層檔案信息化及其應對措施

鄭真珠

摘 要：隨著信息化發展及檔案信息化建設政策與規定的出臺，基層檔案走向信息化是必然的趨勢。基層檔案人員要根據檔案信息化發展的特點，采取行之有效的應對措施，做好基層檔案信息化發展的前端工作。關鍵詞：基層檔案；信息化；應對措施隨著現代技術的發展與應用，基層檔案也逐漸走向信息化，由主要以傳統紙質檔案為主向以電子檔案為主的轉變與發展，這種轉變與發展對檔案工作提出前所未有的新要求。本文試從基層檔案信息化發展的現狀、趨勢以及應對措施三個方面進行粗淺的分析。一、基層檔案信息化發展的現狀目前，各級黨政機關基本上使用OA系統進行辦公，推動了檔案工作逐步信息化。但是一些基層單位，雖然基本已經開通了內部局域網，但是由于受到技術、經費、專業人員等的限制，技術條件和硬件環境也還不夠完善，檔案信息化發展還處于較低級的層次，工作步伐和成效還不夠理想。目前只是把歸檔的文件目錄錄入到文檔系統中，只為檔案利用提供簡單的目錄查詢服務而已。而檔案基本上還是以傳統的紙質檔案形式進行保存，電子文檔只是作為輔助材料保存。這與檔案完全信息化的標準還有較大的差距，是目前大多數基層立檔單位的現狀。二、基層檔案信息化發展的趨勢（一）社會信息化帶動基層檔案信息化發展計算機、網絡等信息技術的進步與應用，顛覆了傳統的辦公方式，推動其不斷向自動化或半自動化方向發展，這為檔案信息化發展和建設提供了技術條件和良好的硬件環境。（二）政策出臺全面推動基層檔案信息化發展2000年，國家檔案局提出了全面推進檔案信息化建設的戰略部署，全面啟動了全國檔案信息化工作。隨后一系列有關檔案信息化建設的政策陸續出臺，尤其是無紙化辦公政策的出臺與落實，加速了電子檔案的進程。因此，信息化發展和政策出臺為基層檔案信息化發展注入了助推動力，也為實現檔案信息資源的社會共享打下了堅實基礎。三、基層檔案信息化發展的應對措施（一）提高思想素質這是做為合格的檔案信息化管理者的前提條件。首先，雖然目前基層單位的檔案管理還沒有完全電子化，但是檔案管理人員要先樹立信息化的意識，在日常文件歸檔工作中，要克服各種困難，充分利用現有的技術條件，不斷推動檔案信息化的進程。其次，檔案人員要有強烈的事業心和責任感，熱愛本職工作；要有使命感，要有對黨、對人民、對歷史高度負責任的精神，維護歷史的真實面貌；要有緊迫感，對檔案工作一絲不茍、毫不懈怠。（二）增強安全意識這是作為檔案信息管理者所必備的特殊的職業要求。首先，檔案人員要掌握電子文件影響安全的特點。一是電子文件具有對系統依賴性的特點。電子文件整個過程都是通過計算機系統實現的，一旦設備或系統發生故障、癱瘓，會導致電子文件的信息損壞或丟失。針對這一特點，在管理電子文件的初期工作中，要注意保存老的管理系統，并進行一系列適應新系統的轉換、遷移等工作。在這過程中可以把重要的文件傳輸到特定的云盤，并進行加密保管，對于一般性的文件，可以保存到專門的硬盤并進行備份保存。這樣可以減少因電子文件對系統的依賴性而造成的損失。二是電子文件信息與特定載體之間具有可分離性的特點。電子文件存儲內容的位置是可變的，字跡和載體也可隨時發生變化，所以電子文件具有淡化“原件”概念的特征。這樣一來，電子文件內容就容易被增刪更改，電子文件保真性難度加大。所以在管理電子文件時，檔案管理人員要提前介入到文件形成與管理的前期工作中，進行前端控制，把電子文件把控在其源頭的狀態，確保其真實性。三是電子文件信息具有易變性的特點。電子文件存儲的介質材料容易發生氧化和變質等，造成信息丟失，因此應定期對原載體上的數據進行拷貝保存，預防風險發生。其次，檔案人員在工作中會接觸到小到單位干部職工的個人隱私、大到單位組織的核心秘密，這不僅關系到干部職工的個人權益，更關系到單位組織的重大利益。一是要提高檔案人員的安全意識、保密意識，嚴守機密，維護國家、社會和個人的利益。二是在歸檔過程中要保障檔案的安全。正確處理“加快發展與保障安全，公開信息與保守秘密”的關系；貫徹落實《檔案信息化建設保密管理辦法》要求；做到不遺失、缺少，注意加強安全防控措施等，把檔案安全措施落實到位。三是與單位簽訂保密條約。檔案人員同時是單位的保密員和機要員，接受領導和群眾的監督，從而約束自己的言行，保證檔案使用的安全性。（三）提高業務水平（1）加強專業理論知識學習。檔案人員除了學習貫徹黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策外，還要學習掌握檔案信息資源開發與利用、電子文件歸檔及其管理系統等有關知識，為檔案信息化工作打下基礎。（2）提高計算機操作水平。隨著現代技術在檔案管理工作中的廣泛應用，特別是隨著檔案信息化發展，計算機已經成為檔案工作不可或缺的工作工具和管理手段。掌握計算機理論知識，提高計算機操作水平，是做好信息化檔案的必備能力。作為基層檔案人員，要加強學習計算機知識，掌握計算機使用的方法，在實際工作中要做到精確分析歸類、電子文件接收、重要數字信息采集以及熟悉使用查詢系統等，游刃有余地做好檔案信息化工作的各個環節。（3）加強電子文件的管理。檔案人員在平時的工作中要時刻重視電子文件的管理。在收集通過OA系統交換的電子文件時，應及時將電子文檔保存在特定的硬盤等，收集純粹的紙質文件時，可通過手機拍照等方式進行保存。在這過程中要注意文件內容與形成時的原始狀態的一致性，確保電子文件的內容有據可考，保證其真實性和完整性。總之，基層檔案人員要跟上時代步伐，根據信息化發展的特點和要求，做好檔案信息化的前期工作。只有這樣，推動基層檔案信息化才有基礎，才能讓檔案工作從幕后走向前臺，也才能更好地發揮檔案信息資源的社會功能。參考文獻[1] 中國檔案信息化發展概況分析.中商情報網，2014，6，11.[2] 檔案基礎業務知識培訓教材（修訂本）.福建省檔案學會，2017，2.[3] 鄒守玲.淺談檔案工作信息化建設[J].陜西檔案，2005， 31.