學校檔案管理中信息技術的應用分析

李翠

摘 要：在新時代的背景下，我國在不斷進行現代化建設，檔案工作是目前一個意義重大的工作，在檔案工作的進行中，要注意檔案管理的信息化，檔案管理的信息化建設在檔案工作中有重要的影響。為了加快檔案工作的發展，使檔案工作的質量得到提高，同時，為保障客戶所享受的服務質量，檔案工作應當跟上時代的步伐，同時將信息技術與自身的發展相結合。為了使檔案工作更好地適應時代和社會的發展，必須加強信息化條件下的管理和服務創新，這也是讓檔案管理工作更加現代化的必然選擇，同時也是提高檔案信息服務水平的必經之路。文章將簡單敘述檔案管理信息化的內涵，探討和分析學校檔案管理中的信息化技術應用情況。

關鍵詞：信息化；檔案管理；服務創新

隨著我國信息時代的高速發展，學校的檔案管理信息化水平也得到了很大的提升，在未來學校檔案的管理工作中最重要的就是信息化發展，這是檔案資料實現長期保存并更好地運用的關鍵，從而實現檔案資源的優勢互補，保證資源的優化共享。但是檔案信息化建設在信息時代仍然會存在一系列的問題，針對問題的深入研究需要結合實踐，探究問題的根源所在，信息化管理下的檔案管理，完全地轉變了傳統的檔案管理方式，通過信息技術的使用使得資源得到全方位的運用，大大提升了資源的利用效率，提高了檔案的管理能力。

一、學校檔案管理電子信息化的重要性

學校的檔案管理對于學校的經營產生重要的基礎支持。在現代化的檔案管理工作中加入電子信息化技術對于這一工作起到很重要的影響。在學校檔案管理工作加入信息化技術的支持重要性主要表現下以下幾個方面：第一，可以將學校的方案管理進行細分，主要有專業技術、財務工作、生產報表等方面的，從而實現不同載體的集成化管理。第二，使用電子信息技術在檔案管理工作中可以提高學校的工作效率，實現學校與工作人員檔案查詢的快速管理，同時還可以緩解工作人員的工作壓力，提高查閱檔案的質量與效率、第三，使用電子信息化技術可以保證學校檔案的原始化保存，不斷提升了學校檔案管理的準確性與實用性。在工作中使用這一技術可以使工作人員在工作的過程中不接觸原件，提高檔案管理的安全性。使用電子信息化技術還可以實現不同地區之間的查閱與管理。

二、信息化條件下的檔案管理與服務創新

（一）健全檔案信息化的工作系統

檔案信息化工作系統要具備健全的工作模式，需要在內部建立一套健全的檔案信息化工作系統，工作系統的建立要注重以下幾點，管理機制要具備一定的明確性，結合不同的電子檔案內容，制定相適應的電子檔案管理制度，同時結合相關法律法規，注重行政管理方面職能的高效執行力，最終促進和諧的合作系統的形成。

（二）將檔案分級管理

為了方便使用者進行檔案查詢，我們需要將檔案分門別類，同時注重檔案與檔案之間的相關性，讓使用者進行查詢時很容易發現其他的相關檔案，獲得真正需要的相關訊息。歸檔前，管理人員要將現有的檔案科學分類、細心排序，將它們按照可利用程度或其他標準分級保管。同時，將檔案按照可利用性及保密性分級管理，在合理管理的過程中按照等級安排人力或資金支持，重要檔案安排的資金或人力投入多一些，反之支出的資源就少一些，從而提升經濟利用率，減少不必要的支出。

（三）提高信息水平

將信息技術應用進學校檔案管理中絕不只是學校檔案管理部門的工作，這要求相關部門協作互通，共同完成。信息技術部門就是其一，在檔案部門與技術部門的協作中，需要建立起統一的數據庫和管理中心，將所有進入檔案館的資料一起進行處理并管理，對用戶進入館藏的身份進行甄別并限制ip，做好保護工作，保證真正需要資源的人能夠得償所愿。學習并使用在信息技術下對文件的錄入及傳遞，只有這樣才能更好地減少存儲空間內非必要檔案，提高網絡利用效率，從而提升檢索速率

（四）強化現代化意識，注重壯大檔案信息管理隊伍

檔案管理信息化是檔案管理現代化的靈魂，檔案管理中最主要是實現服務的專業化和思想的現代化，管理中管理人員要不斷的更新自己的觀念，適時的改變檔案管理態度，注重緊跟時代發展的潮流和趨勢，明確管理意識，提升管理工作效率。檔案人員在管理過程中要注重服務意識，注重現代化的管理方式，注重全面提升服務意識的同時積極轉變工作態度，強調管理工作的重要性，并依據積極的態度，進行相關團隊隊伍的維護。檔案管理人員要進行一系列的系統性的服務知識的培訓，注重強化服務意識，定期對管理人員進行知識專業的考核和評比，注重相關技能培訓和晉升制度的落實，全面提出具有優越性的制度內容，積極提升管理人員的服務意識。

三、結語

在當前的視角中，我們發現在傳統管理模式下，學校檔案部門的檔案管理出現了如更新維護難、工作效率低等問題。檔案管理工作中運用先進的技術手段能夠強化檔案管理，通過信息化的運用實現資源的有效共享，技術手段的運用能夠擴展檔案資源，能夠將檔案資源運用到更加合理的位置，信息技術手段的運用能夠改變傳統檔案管理方式和檔案處理步驟，不斷更新完善檔案信息化管理方式。

參考文獻

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