淺談團場會計檔案管理

葛翠雨

摘 要 會計檔案是團場檔案管理工作中的重要組成部分，隨著兵團綜合配套改革的實施，團場財政體制改革的推進，2018年1月1日新會計檔案管理辦法的施行，團場的會計檔案管理工作中存在著各種新問題，團場應采取相應的措施，完善團場會計檔案管理工作，為團場各級組織和個人提供完整有用的會計信息。

關鍵詞 會計檔案 兵團綜合配套改革 措施

會計檔案是各機關、團體、企事業單位或其他經濟組織在經濟管理和會計核算活動中形成的會計核算材料。它是各單位檔案的重要種類之一，也是國家全部檔案的重要組成部分。它不僅僅是開展財務分析、會計監督和改善機關、企事業單位經營管理等工作的重要依據，而且是研究經濟活動的真實歷史記錄。2018年是兵團綜合配套改革的開局之年，隨著兵團綜合配套改革的推進，為實現團場政企、政資、政事、政社分開，團場財政體制改革也在不斷進行，記載著團場重要經濟信息的會計檔案管理至關重要。

一、會計檔案概述

會計檔案是指單位在會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。它包含兩層含義：會計檔案是會計核算的產物；會計檔案是重要的憑證和史料。

（一）會計檔案的特點

1.外在形式多樣化。會計的賬簿，有訂本式賬（如現金日記賬、銀行存款日記賬）、活頁式賬（如總賬、明細賬、輔助賬）、卡片式賬（固定資產卡片）之分。財務報告有文字、表格、數據等，紙張有8開、16開、A4。會計電算化形成的電子會計檔案。

2.形成范圍普遍性。凡具備單獨會計核算的單位都會形成會計檔案。

3.檔案類別穩定性。基本內容成分：會計憑證、會計賬簿、財務報告。

4.材料之間連續性。原始憑證—會計憑證—會計賬簿—會計報表—財務報告，這一會計六師是連續不能間斷的。

（二）會計檔案和文書檔案的區別

1.產生領域不同。會計檔案產生于各獨立核算單位的生產經營資金活動或預算資金活動領域；文書檔案產生于各單位黨務政務管理及專業生產或經營管理領域。換言之，有資金來源，就必然有去向，也就必然產生會計檔案。

2.形式不同。會計檔案主要以憑證、賬簿、報表等三種形式出現，三者具有密不可分的內在聯系；文書檔案較多地公文形式出現，具有相對獨立性。

3.立卷方式不同。會計檔案主要以時間、形式特征進行整理立卷；文書檔案則按年度結合問題立卷或以件為單位進行分類整理。

4.歸檔時間不同。會計檔案應在會計年度終了，由會計機構整理歸檔并可自行保管一年，期滿后，應由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一管理；文書檔案則應在第二年的上半年完成上一年度文件材料的立卷歸檔。

（三）會計檔案和會計資料的區別

會計檔案是各單位在各項會計核算活動中直接形成的，具有保存價值的歷史記錄；會計資料是各單位為學習通過收集和購買的各種公開或內部的會計出版物及復制品。

（四）會計檔案的作用

1.為經濟管理提供依據。會計檔案既是國家檔案的重要組成部分，又是各單位的重要檔案，是記錄和反映國家機關、社會團體、企業事業單位開展經濟業務活動的重要歷史資料和證據。通過會計檔案，可以反映出各單位開展經濟業務辦理會計手續、進行會計核算、執行會計制度的情況。

2.是打擊經濟犯罪活動的有力工具。會計檔案可以比較詳細地反映出一個單位會計基礎工作規范中的一些情況，如果一個單位存在會計賬目混亂、手續不清、資料散失等問題，可以清楚地從會計檔案中體現出來；同時，如果一個單位存在弄虛作假、違法亂紀等活動，也可以從會計檔案中反映和體現出來。

3.是研究經濟發展和財政歷史的可靠史料。會計檔案可以為國家或者單位提供比較詳細、完整的經濟、技術資料，對國家制定宏觀經濟政策以及具體經濟部門的經濟決策具有重要的參考意義。

二、團場會計檔案管理中存在的問題

（一）團場會計檔案管理工作體制不規范

會計檔案工作主要包括會計檔案的收集、整理（分類、組卷、編目、排序）、鑒定、保管、利用、統計、移交等工作。《會計檔案管理辦法》第四條規定，財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作，共同制定全國統一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監督和指導。縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作，并對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。第五條規定單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構（以下統稱“單位檔案管理機構”）負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。兵團綜合配套改革后，檔案管理工作歸口到農場黨政辦，黨政辦公室主要負責黨委、行政工作、法制工作、機要工作、政研工作、檔案工作、保密工作、機關事務管理工作。檔案工作主要負責團機關各部門檔案資料的收集、整理、歸檔、管理、利用及統計等工作；負責連隊和社區建檔指導工作。因團場黨政辦業務繁多，原管理檔案人員退休或調崗，新管理檔案人員業務不熟練，致使檔案管理工作銜接不暢，團場會計檔案管理工作體制不規范。

（二）團場會計檔案管理制度不健全

團場體制改革后，實現團場政企、政資、政事、政社分開，團場執行政府職能，各部門管理范圍和職責都在不斷完善中，團場會計檔案管理工作沒有將檔案工作和會計工作明確分工，存在責任劃分不清的問題，主要原因在于團場的會計檔案管理制度不健全。

（三）團場會計檔案管理人員水平較低

兵團推進綜合配套改革，為了充分體現團場政企、政資、政事、政社分開，大團場成立財政局，小團場成立財政所，其人員編制為公務員，主要職責為財政管理等；下設團場核算中心，人員編制為事業單位人員，主要負責各行政事業單位的業務核算等。團場會計人員年齡結構偏大，斷層情況嚴重，有會計基礎、學歷高的大學生不愿留在團場，能干事會干事的基層會計人員沒有平臺，最基礎的會計工作現有人員做不好，會計人員的基礎工作無法跟進，會計檔案收集整理工作滯后。團場檔案管理部門與財政部門就會計檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、統計、移交等工作沒有具體的職責分工，管理檔案人員的水平較低。

三、完善團場會計檔案管理應采取的措施

（一）健全團場的會計檔案管理工作體制

團場黨政辦公室明確自己的工作范圍，把會計檔案和文史檔案管理工作全部納入管理范圍，認真梳理檔案管理工作，統一領導、分級管理，維護會計檔案的完整和安全，便于社會各方面對會計檔案的利用，健全團場的會計檔案管理工作體制。

（二）完善團場檔案管理制度和管理部門的工作職責

團場黨政辦公室建立一套標準的會計檔案管理制度，分清檔案部門和財政部門的工作職責，確實做好會計檔案管理工作，積極學習國家《檔案法》等法律法規，結合新舊《會計檔案管理辦法》完善電子會計檔案歸檔的規定、會計檔案保管期限的規定、會計檔案的鑒定銷毀程序等。

（三）提高團場會計檔案管理人員綜合素質

會計檔案收集工作是會計檔案工作的起點，也是保證會計檔案齊全完整的關鍵環節，它是通過歸檔制度將分散于財務部門和會計個人手中的會計核算專業資料集中起來，實行統一管理；會計檔案的整理是將零散和需要進一步條理化的會計核算材料，通過科學的分類、組卷、排列、編目，組成一個有序體系的過程。會計檔案的收集、整理工作需要團場會計人員具備相應的專業知識，為確保會計檔案資料的真實完整，必須提高團場會計人員的專業素質，同時還需提高會計人員的綜合能力。會計人員配合檔案管理人員整理好歸檔材料，檔案管理人員需準確理解和把握《會計檔案管理辦法》內容和要求，提高自己的綜合素質。

四、結語

團場會計檔案管理中，團場應統一領導、分級管理，加大領導對會計檔案管理的重視程度，在互聯網創新經濟的發展中大力推動會計數據的深度開發和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息，發揮會計檔案管理工作的實效性。

（作者單位為六運湖農場核算中心）

參考文獻

[1] 中華人民共和國財政部.國家檔案局令第79號——新檔案管理辦法[Z]. 2015-12-11.