計算機技術在檔案管理中的應用

郭鑫

摘 要 隨著計算機技術的不斷進步與發展，其在社會各行業之中得到了普遍的運用。在檔案管理中，計算機技術的應用使檔案管理工作變得更加的規范、科學，使其朝著現代化、信息化的方向發展。本文主要圍繞計算機技術在檔案管理中的應用進行分析。

關鍵詞 計算機技術 檔案管理 應用

一、前言

計算機技術因為具有眾多的優點而受到人們的推崇，如便捷性、共享性、快速性等，在檔案信息管理中，該技術被推廣使用，促使檔案管理工作朝著信息化的方向發展。通過對計算機的技術的應用，能夠提高檔案管理的水平，基于此圍繞計算機技術在檔案管理中的應用進行分析具有重要的意義。

二、應用計算機技術的重要意義

（一）有助于保證檔案的信息安全

在傳統的檔案管理中，主要是采用紙質檔案的形式，這種檔案一檔出現遺失的情況，那么就很難去進行彌補。而且手工檔案的保存較為困難，隨著時間的推移，紙質檔案逐漸增多，這就給檔案室的空間提出了更高的要求，需要不斷擴大紙質檔案的存放空間。此外，紙質檔案很容易受潮，一旦天氣潮濕，會影響檔案的紙質。[1]但是，如果使用計算機技術，就能夠對檔案信息進行復制保存，并且不會受存儲空間的限制影響，也不會受天氣的影響。通過計算機對檔案信息進行管理，就能夠保證檔案的信息安全。

（二）有助于實現檔案的共享

在傳統的檔案管理中，要想實現信息的共享較為困難，一般先要在海量的紙質文件中找到原始資料，然后再通過借閱的方式進行共享。但是，這種操作方式較為煩瑣，而且對于一些比較重要的文獻資料，這種借用原始資料的做法就很難實現。如果應用計算機技術，那么不僅檔案信息的查閱非常的簡便與快捷，而且在信息的共享與交流上也非常的方便，能夠促進信息的交流。

（三）有助于提升管理工作的效率

在以往的檔案管理中，需要用到大量的人力、物力以及財力，而且在信息保存的過程中，所涉及的環節不僅多而且較為復雜。因此，檔案管理工作的效率也就很難得到提升。但是，在應用計算機技術之后，檔案管理人員只需要按照相關的規定將信息及時錄入到管理系統之中，并做好信息的更新工作即可，再加上計算機的便捷化與快速化，使得檔案管理人員的日常工作也變得更加的輕松、快捷，極大地提高了檔案管理的效率。

三、在檔案管理中應用計算機技術時所需要注意的幾個問題

（一）網絡安全方面的問題

隨著網絡信息時代的來臨，家家戶戶都普及了互聯網，人們通過互聯網來搜尋自己想要的資料，或者是通過互聯網來消遣娛樂，這極大的便利了人們的工作，豐富了人們的生活。但是，互聯網就如同一把雙刃劍，他雖然方便了人們的工作與生活，但是也存在著不安全性，人們有可能會受到網絡詐騙，會面臨經濟財產的損失。[2]因此，在檔案管理中，一旦出現網絡安全方面的問題，就會使檔案信息面臨著泄露的風險。

（二）管理人員的信息素養較低

檔案管理工作的開展好壞與檔案管理人員的綜合能力有著密切的聯系，在檔案管理工作中，檔案管理人員需要具有較強的邏輯思維能力，并且具有一定的計算機操作能力，這樣才能夠適應新時期下檔案管理工作的開展。

四、計算機技術在檔案管理中的具體應用

（一）電子數字檔案資料庫的建立

在檔案管理工作中，將計算機技術應用于其中先要將傳統的紙質檔案進行轉化，將其轉變為電子化檔案，這樣能夠促進檔案信息數字化程度的提升。當電子檔案錄入之后，就能夠實現對信息資料的有效整理，在檔案錄入之時，檔案管理人員需要根據統一的規范來進行，然后再根據一定的格式將電子信息進行存儲。電子數字檔案分為以下幾部分：一是用戶終端。所謂用戶終端，指的是由檔案的電子數據檔案庫形成的，在對信息進行查詢之時，用戶終端可以讓使用檔案的用戶變得更加的便捷。至于終端查詢，則是由計算機界面來完成。二是通信系統。在對電子檔案庫進行使用時，計算機網絡以及通信系統是其基礎，所以要想提升檔案管理的效率，就需要一個完備的通信系統以及計算機網絡系統。三是數據庫檢索系統。在檔案管理中，要想將計算機技術應用于其中，前提則是建立一個科學的檢索服務系統，因為只有具備科學的檢索服務系統，用戶才能夠更好地查詢自己所需要的檔案信息。

（二）電子數字檔案庫聯網站點

在檔案管理工作中，要想更好地實現計算機技術管理目標，則需要對計算機技術進行合理的應用，可以利用該技術來建立檔案庫，但是前提條件是需要根據實際的網絡情況，以確保所建立的檔案庫聯網的網絡使有效的，可將其分為以下幾個部分：第一，要想將計算機技術的價值充分發揮出來，就需要建立電子數字檔案庫的聯網站點，這樣能夠提高計算機技術的運用效率。用戶在利用聯網站點之時，不受時間以及空間的限制，能夠直接登錄到系統上，這樣他們查詢檔案信息就會更加的方便。第二，要想建立檔案信息共享網站，那么就需要采用一個高效的檔案管理系統，以保證電子數字檔案信息的安全性，從而使用戶的查詢行為得到保證。

五、結語

在檔案管理中，計算技術的應用能夠保證檔案的信息安全；有助于實現檔案的共享；能夠提升管理工作的效率。當時，在應用計算機技術之時，還存在著一定的問題，如網絡安全方面的問題以及檔案管理人員信息素養較低的問題。因此，要想充分發揮計算機技術在檔案管理中的價值，就需要提高網絡管理系統的安全性，要加強對檔案管理人員的培訓。如此一來，就能夠提高檔案管理的效率。

（作者單位為包頭鋁業有限公司）

參考文獻

[1] 石磊.試論計算機技術在檔案管理中的具體應用[J].科技創新導報，2017，14（34）：191+193.

[2] 孫歡.計算機技術在檔案管理現代化中的運用研究[J].電腦迷，2018（07）：7-8.