如何防范固定資產(chǎn)投資項目檔案管理中的風險

原 月 王紅軍 /文

固定資產(chǎn)投資項目一般投資額大、建設(shè)內(nèi)容復(fù)雜、實施周期長、技術(shù)要求高、涉及面廣，建設(shè)過程中形成檔案種類多、體量大，具有成套性、專業(yè)性、動態(tài)性等特點。

不少單位的項目檔案管理雖逐步走上規(guī)范化、制度化的軌道，但仍存在項目檔案覆蓋內(nèi)容能否全面完整、組卷過程是否合理規(guī)范、項目實施完成后是否能夠順利通過檔案驗收等各種風險，這些風險將直接影響項目建設(shè)的效果評價，也對項目檔案能否為統(tǒng)籌規(guī)劃提供有力參考、為基礎(chǔ)設(shè)施運維提供重要依據(jù)、為維權(quán)舉證提供可靠憑證形成影響，因此，需要在檔案管理中對潛在風險進行識別、分析并加以防范。

項目檔案風險管理模式

風險識別。首先要了解項目概況，在對項目結(jié)構(gòu)進行分解的同時對項目檔案進行合理劃分。如按項目建設(shè)程序劃分，可分為項目準備階段文件、項目實施階段文件、項目驗收階段文件；按項目類別劃分，可分為立項/管理/驗收文件、基建文件和設(shè)備儀器文件；按檔案門類劃分，可分為文書檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、經(jīng)營檔案、會計檔案等。其次要選擇風險核對表等常用方法進行風險管理信息收集，確定風險類別，并對其進行描述。最后，通過風險管理信息收集，形成項目風險核對表，并對一級、二級風險進行明確，同時從發(fā)生概率和風險影響程度兩個維度進行評價。

風險評估。常用的風險評估方法有層次分析法和模糊綜合評價法，可根據(jù)情況運用層次分析法確定項目風險因素權(quán)重，再運用模糊綜合評價法進行風險評估，最后確定出項目各風險因素排序，完善項目風險核對表。

風險應(yīng)對。風險應(yīng)對是在確定風險存在的可能性以及風險發(fā)生可能造成的影響程度后，為降低風險發(fā)生概率或減少可能的損失，而依據(jù)項目的具體需求采取的行之有效的應(yīng)對措施。目前，被普遍采用的風險應(yīng)對措施主要有：

減輕風險——包括風險預(yù)防和損失抑制，是比較積極的風險應(yīng)對手段。風險預(yù)防旨在通過采用防范計劃、方案或措施，規(guī)避或降低風險發(fā)生的概率；損失抑制旨在盡最大努力減少風險造成的損失，將其控制在可承受水平。

風險回避——是用改變項目既定計劃的方式來消除風險。一般常用于風險發(fā)生概率高、不良后果很嚴重，且缺乏行之有效的應(yīng)對措施時。

轉(zhuǎn)移風險——一種將項目風險轉(zhuǎn)移給其他相關(guān)方承擔的策略。其目的不在于減輕項目本身的風險或者回避項目中的風險，多用于風險發(fā)生概率雖小，但不利影響大、損失重，或者項目風險難以受控的情況。

接受風險——指無法采取減輕、回避或轉(zhuǎn)移風險，或減輕、回避和轉(zhuǎn)移風險的成本高于接受風險的成本時所采取的策略。多用于風險發(fā)生概率較低且造成的損失不嚴重時。

項目檔案風險管理的實際應(yīng)用

A所承擔的D工程項目檔案涉及門類多、專業(yè)廣、數(shù)量大、周期長，多階段項目實施還存在檔案關(guān)聯(lián)性、遷延性，要想順利通過項目檔案驗收，存在較多風險和不確定因素。

從合規(guī)層面分析，項目不僅要符合國家法律法規(guī)的要求，受地方及上級主管部門管轄，還要符合地方及上級主管部門管理規(guī)定的要求。對于項目中特別的工藝、設(shè)計和要求還要符合相關(guān)行業(yè)標準規(guī)范的要求。檔案的完整性、有效性、準確性、系統(tǒng)性，并保證最終的案卷質(zhì)量，與項目管理和檔案管理合規(guī)性的程度呈現(xiàn)高度正相關(guān)，即項目管理、檔案管理合規(guī)性程度越高，最終形成的案卷質(zhì)量越高，項目檔案的系統(tǒng)性、完整性、有效性和準確性越好。

風險識別。按照以往項目檔案驗收情況及專家調(diào)查問卷，對D項目檔案架構(gòu)內(nèi)容進行劃分，形成下圖。

基于類別劃分的D項目檔案架構(gòu)

利用常用方法對風險管理信息進行收集，確定風險類別為立項/管理/驗收文件（管理類文件）風險×工程文件（基建文件）風險及×系統(tǒng)文件（設(shè)備儀器文件）風險。

風險評估。模糊綜合評價法是運用模糊數(shù)學提供的方法，對涉及多種因素、一般只能用模糊語言來描述的方案、人才、成果等進行運算，得出綜合評價結(jié)果，從而為正確決策提供依據(jù)的方法。

通過風險管理信息收集，形成了D項目檔案風險，并邀請行業(yè)五位專家進行影響程度打分，分值為“嚴重級＝3，中等級＝2，輕微級＝1”。

風險應(yīng)對。根據(jù)風險等級評價清單進行風險應(yīng)對評價，得到D項目檔案風險應(yīng)對評價圖。

嚴重級風險應(yīng)對

一是各類上報文件的各級評審意見、單項驗收報告、審批文件、建設(shè)用地文件等不合規(guī)風險。此類風險有的是上級單位的審批手續(xù)齊全，但保管環(huán)節(jié)失誤導致文件缺失，這種情況需要運用減輕風險中的風險預(yù)防手段；有的是項目管理人員到位，但上級審批手續(xù)并未完整下達，只能采取接受風險的措施，不回避，盡可能說明情況，將損失減小到最低；有的是個別審批情況尚屬現(xiàn)有地方法律法規(guī)和管理的空白區(qū)域，且上級管控、監(jiān)察不足，導致無法辦結(jié)或失去時效性，此種情況需分析對現(xiàn)有規(guī)定的合規(guī)性，尋找利于項目的落腳點，采取有效的措施以轉(zhuǎn)移風險。

二是招投標文件、開工及竣工文件、竣工圖不合規(guī)風險。檔案管理人員面對此類風險采取減輕風險和轉(zhuǎn)移風險的應(yīng)對策略。即在招標文件和竣工圖評審時，檔案人員介入對招標文件的內(nèi)容、格式及歸檔范圍提出要求，將其納入招標文件及合同條款中，在過程中監(jiān)督指導、嚴格要求，對竣工文件等編制提前提出要求，盡可能轉(zhuǎn)移風險。

三是計劃購置文件不合規(guī)風險。計劃購置階段包括項目建設(shè)方進行設(shè)備儀器的選型調(diào)查和研究，與購置方進行經(jīng)濟、技術(shù)方面的談判，跟進進口貨物的報關(guān)、減免稅款等工作。檔案人員對D項目該階段形成文件的不合規(guī)風險采用了風險減輕策略，即項目人員及檔案人員學習企業(yè)內(nèi)控、對外貿(mào)易相關(guān)知識和法律法規(guī)的同時，對該階段文件進行監(jiān)控，保證環(huán)環(huán)相扣，不出紕漏。

中等級風險應(yīng)對

一是項目調(diào)整文件不合規(guī)風險。項目調(diào)整需求伴隨項目的實施產(chǎn)生，調(diào)整文件一般委托具備資質(zhì)的設(shè)計單位編制，需通過各級主管部門組織的專家評審并得到對應(yīng)權(quán)限的上級批復(fù)，國家對項目調(diào)整的權(quán)限等有較為詳細的規(guī)定，上報報告避免避重就輕，隱藏重要調(diào)整信息和行文錯誤等造成審批權(quán)限有誤，導致調(diào)整不合規(guī)。D項目對該類風險的應(yīng)對采取了預(yù)防和接受風險的措施，如本工程中的建設(shè)周期和建設(shè)方案的調(diào)整經(jīng)過多輪與上級機關(guān)的溝通匯報并積極組織上報，此為預(yù)防，上級機關(guān)給出對項目實施已形成建設(shè)成效和支撐相關(guān)任務(wù)完成的意見，最終未予受理，只能接受風險。

二是工程設(shè)計文件、監(jiān)理資料、施工資料不合規(guī)風險。工程的可行性研究和初步設(shè)計階段將產(chǎn)生工程設(shè)計文件，工程實施階段產(chǎn)生大量的監(jiān)理和施工資料，參與建設(shè)的協(xié)作單位要引用和遵照大量的工程設(shè)計規(guī)范、標準，存在多單位協(xié)同參與項目實施與建設(shè)，引用不同的標準規(guī)范及對標準規(guī)范的不同理解將導致工程設(shè)計文件、監(jiān)理資料和施工資料存在不一致、不相協(xié)調(diào)和較低程度的不合規(guī)。面對該類風險，成立組織建設(shè)機構(gòu)，明確檔案管理人員和職責，全面了解工程設(shè)計相關(guān)流程、管理規(guī)范，與設(shè)計院、監(jiān)理單位、施工單位簽訂合同中明確D項目歸檔范圍及整理依據(jù)，并實時跟進工程建設(shè)，組織參與項目檔案監(jiān)督檢查，及時對工程資料進行預(yù)立卷監(jiān)督指導，以期風險預(yù)防和風險轉(zhuǎn)移。

三是安裝調(diào)試驗收文件不合規(guī)風險。對于該部分文件的不合規(guī)風險，檔案管理采用了風險減輕策略，即項目人員、檔案人員與技術(shù)人員協(xié)同，嚴格執(zhí)行上級單位以及A所對儀器設(shè)備安裝調(diào)試及驗收方面的管理規(guī)定，及時進行預(yù)立卷管理，保證了該部分文件的完整、準確、系統(tǒng)、有效及較高的案卷質(zhì)量。

輕微級風險應(yīng)對

勘察設(shè)計文件、工程結(jié)算文件、開箱驗收和使用維護文件不合規(guī)風險。一方面采用減輕風險及轉(zhuǎn)移風險策略，與勘察設(shè)計單位及結(jié)算審核咨詢單位簽訂合同，合同期約束至工程竣工驗收，并實時跟進、有力管控。另一方面采用減輕風險策略，即嚴格執(zhí)行上級及A所內(nèi)控管理及儀器設(shè)備采購相關(guān)管理規(guī)定，在檔案人員的監(jiān)督指導下及時形成預(yù)立卷。

項目檔案管理合規(guī)性風險應(yīng)對措施

通過實例對項目檔案管理風險分析，可以總結(jié)項目檔案管理合規(guī)性風險應(yīng)對措施，形成對風險的長效管控：

建立動態(tài)合規(guī)義務(wù)清單。合規(guī)性既是項目管理也是檔案管理的要求，企業(yè)不僅要建立相適應(yīng)的內(nèi)控制度，形成制度基礎(chǔ)與保障，還要對上級管理規(guī)定、行業(yè)標準規(guī)范、檔案管理的相關(guān)要求，地方法律法規(guī)和規(guī)章制度，國家法律法規(guī)都具備一定的認知。提高檔案管理的合規(guī)性，使項目檔案管理風險有效降低。要梳理并建立動態(tài)的合規(guī)義務(wù)清單，做到有法可依、有規(guī)必依，當相關(guān)規(guī)定發(fā)生更新、變化和廢止時及時對清單進行更新。對識別獲取的合規(guī)義務(wù)清單進行有效的培訓，培訓不僅要覆蓋項目檔案管理人員，還要覆蓋項目管理人員，有效提高項目檔案的合規(guī)性。

檔案管理與項目管理緊密耦合，參與前端控制。

鑒于項目管理的合規(guī)性對項目最終檔案驗收的影響最大，建議項目檔案管理與項目管理緊密耦合，介入項目管理的各個階段，參與檔案全生命周期，即項目檔案前端控制。項目實施階段對項目檔案進行監(jiān)督檢查，提出建設(shè)性建議、意見和必要的管理要求。

信息化條件建設(shè)形成檔案管理能力。項目檔案體量與項目投資、項目復(fù)雜度一般呈正相關(guān)性，投資額越大、復(fù)雜度越高，檔案體量越大，建議利用信息化手段，建設(shè)形成數(shù)字化檔案管理能力，有效降低風險。建立協(xié)同管理平臺，項目建設(shè)部門與項目檔案管理能夠基于同一平臺和統(tǒng)一規(guī)則，參與項目文件生成、預(yù)立卷、檢查和歸檔等的全生命周期管理，實現(xiàn)對于項目檔案綜合質(zhì)量的提高。