如何提高事業單位檔案規范化水平

蘇曉英

中圖分類號：F273 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）12-121-01

摘 要 目前事業單位改革不斷深入的情況下，檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰，對檔案管理規范化提出了更高的要求，檔案管理規范化不僅有利于事業單位工作決策的精準度，還可以確保事業單位的有效運行，為事業單位的科學發展，提供合理的決策依據。本文主要針對當前形勢下，如何有效提高事業單位檔案管理規范化水平進行探討。

關鍵詞 事業單位 檔案管理 規范化

事業單位屬于智力密集型的單位，每一位員工都是單位寶貴的資源與財富，做好事業單位檔案管理工作顯得十分重要，它對事業單位人事管理水平的提高有很大的促進作用。在對事業單位檔案管理過程中，實際工作中有很多管理不規范的現象，這就導致了檔案管理工作不能有效發揮應有的作用，還會連累事業單位的整體管理水平。目前，隨著事業單位改革進度的不斷深入，人事檔案管理的重要性也在不斷展現出來，需要事業單位在檔案管理過程中，重視檔案管理的重要性，進一步提升檔案管理規范化工作，提高檔案管理的整體水平。

一、提高事業單位檔案規范化水平的意義

（一）檔案管理規范化，有利于提高檔案管理的效率

隨著社會的不斷進步，我國經濟也在飛速發展，企業及事業單位用人制度也在發生著轉變，事業單位用人脫離了之前鐵飯碗的范疇，也采用合同制的形式接收更優秀的人員。因此，在事業單位運行過程中，會出現大量的人員流動，人事檔案就成為了事業單位識別人才、實施人才調動的主要參考依據，所以建設高效、規范化人才管理檔案顯得特別重要。事業單位檔案規范化管理，可以提高用人單位識別人才的有效率，確保很短時間內查閱出所需要的人才檔案信息，同時能夠保證信息的真實性、準確性，減少中間查閱時間，提高單位的工作效率。

（二）檔案管理規范化，能有效反映事業單位發展情況

檔案記錄著事業單位整體人員流動的情況，通過檔案可以見證每一個時期的發展歷程，反映出單位發展過程中的變化。事業單位的發展都是從小到大，底蘊由弱變強，隨著事業單位的不斷發展壯大，人員也在不斷增多，人員流動性也逐漸變大，側面反映了事業單位的發展情況，這是事業單位的無形資本，對于單位人才培訓，挑選符合要求的人才具有重要的指導意義。

（三）檔案管理規范化，有利于優化人才選擇機制，吸納人才

事業單位人事檔案記錄著員工的入職、崗位輪換、升遷、離職等重要信息，對于單位選擇合適人才具有指導作用。單位可以通過人事檔案的記錄，經過綜合判斷，決定選擇哪種類型的人才，在人員招聘過程中有針對性進行招聘。事業單位還可以通過人事檔案，發行哪些人才存在的不足，方便開展集中化培訓，提高人員素質。根據檔案記錄，可以發現表現優異的人員，對這些人員可以進行表彰；表現惡劣的員工，進行批評教育，提高單位的綜合素質。

二、提高事業單位檔案規范化水平的措施

（一）強化管理人員的管理意識

實現檔案規范化管理，需要在日常工作中，向檔案管理人員做好檔案規范化宣傳工作，將管理精細化工作模式引入檔案管理工作中來，提高檔案管理人員的精細化管理意識。在實際工作中，加強檔案管理人員的宣傳與教育工作，從小事、細節做起，提升單位內部重視程度，讓檔案管理人員了解到規范化管理的重要作用，以及對事業單位發展的意義。將檔案規范化管理落實情況納入到員工年終考核中去，借助年終考核評價手段，進一步強化檔案管理人員的規范化管理意識。

（二）優化檔案管理機制

優化檔案管理機制，對于檔案規范化管理來說影響非常大，是提高事業檔案規范化水平的重要保證。在優化檔案管理機制過程中，需要對管理責任進行明確與區分，使其將檔案管理人員的工資待遇聯系在一起，這樣可以充分調動檔案管理人員工資的積極性，確保員工工作過程中更具有責任心，使檔案管理過程中出現的不嚴格、不規范的現象有所改善。

（三）提升檔案管理技術水平

事業單位檔案管理經歷了一個相當長的發展過程，在發展過程中需要對整個單位的人事檔案進行管理，所以需要做大量的工作。傳統檔案管理的方法依靠人力勞動，對紙質檔案進行整理，整個過程非常繁瑣，勞動量較大，效率較低。隨著信息化時代的到來，規范化使用計算機管理技術，使其代替了繁重的人力勞動，很多人工管理時存在的問題都得到了及時解決，電子檔案取代了紙質檔案，方便了檔案的儲存、管理，也突破了地域的限制，實現了跨地域檔案信息共享。傳統檔案管理過程中出現的遺漏、檔案丟失、效率低下的問題得到有效解決，通過規范化操作，提升了檔案管理的整體水平。

三、結語

事業單位檔案管理規范化，是一項任重道遠的工作。由于我國檔案規范化管理起步較晚，發展比較滯后，在實際發展過程中還會遇到各種情況下的阻礙，事業單位檔案管理人員應該做好面對各種挑戰的準備，提高檔案規范化水平，在以后工作中提升檔案的利用效率，促進事業單位的有序發展。

參考文獻：

[1]王秋菊.事業單位檔案規范化管理問題探討[J].辦公室業務，2017（05）.

[2]王亮.如何提高事業單位檔案規范化水平[J]. 中國管理信息化，2016（02）.