科研單位電子檔案管理與檔案數字化建設研究

曾令蕓

摘要：如今我國進入電子信息化時代，互聯網技術被應用于各行各業中，電子信息檔案管理也逐漸的替代了傳統的檔案管理，被各個企事業單位運用起來，電子信息檔案較傳統檔案更為先進，單就目前來看其管理過程中仍然存在著很多的問題，提高電子檔案管理效益及加強檔案數字化建設，成為檔案管理面臨的重要課題。本文通過科研單位電子信息化檔案的特點分析，簡述當前須解決的檔案管理難題，并提出幾項檔案數字化建設的策略。

關鍵詞：科研單位；電子檔案管理；檔案數字化建設；策略

科研單位由于工作性質的特殊性，對其中的檔案管理就有很多注意事項，在進行電子檔案管理時，特別容易出現一系列的問題，本文首先對科研單位檔案管理所存在的問題進行了分析，然后對科研單位在檔案數字化管理的建設中出現的問題及相應的解決對策進行了詳細的分析，提醒科研單位要加強檔案的電子化管理和數字化建設，促進檔案管理事業的發展。

一、科研單位電子檔案管理存在的問題

1.管理機制不完善

過去，科研單位由于觀念傳統、思想封閉，所以沒有注重檔案的電子化管理，只是把工作的重心放在科研上，基本上沒有建立電子檔案管理機制的意識，使得檔案管理效率低下，這樣一來電子檔案管理的意義無法得到有效的發揮，科研單位電子檔案的管理也無法跟進新時代的步伐。

2.專職檔案管理人員缺乏

由于科研單位不重視電子檔案管理，檔案管理部門也一直屬于邊緣部門存在于科研單位中，專職檔案管理人員缺乏，很多科研就夠都是財務部門或者是人事部門等兼顧檔案管理工作，導致在科研單位內部，電子檔案管理無法有效服務于科研工作。

3.電子檔案使用效率低

計算機系統升級換代日新月異，老版本的電子文檔無法適應新的軟件環境。而科研單位的檔案室的電子設備硬件常年如一、簡陋陳舊，軟件又不注意更新和升級，電子文檔的使用效率低下。

4.電子檔案管理效率低

在信息技術日益更新的背景下，多數企業已經實現了電子信息化檔案管理，但是，在傳統管理理念的影響下，科研單位的電子檔案管理還未形成一套高效完整的管理制度，管理中大多是靠實踐經驗積累的方式為主，并未形成科學完善的工作流程，從而造成管理效率低下的問題。

二、科研單位加強檔案數字化建設的策略

1.要徹底認識到數字化檔案管理的重要性

如今，必須改變傳統的檔案管理模式，加強檔案數字化建設才能適應大數據環境管理機制的發展，檔案管理應該引起科研單位領導的重視，為檔案數字化建設工作的開展提供良好的條件。科研單位應該在年度工作的規劃中列入檔案數字化建設工作，促進科研單位對其的重視度，促進手工與數字化相結合的檔案管理模式的形成，以提高檔案管理效率。科研單位在剛開始實施數字化建設中，需要大量的資金投入，且回報的周期長，政府部門和相關單位應該對其予以支持，加大對科研單位檔案數字化管理的投資，推動科研單位檔案數字化建設。

2.建立并完善內部控制制度

建立內部控制制度，并對已有的控制制度加以完善，促進數字化檔案的安全管理。雖然采用互聯網對檔案進行管理提高了檔案管理的效率，但是由于網絡是開放的，所以對數字化檔案管理的安全問題產生了消極的影響。相關部門必須對檔案信息的公開保密審查制度引起重視，科研單位檔案內容會有國家及其內部秘密的部分，因此對于信息的公開工作要按照審慎性原則進行，將職責正確有效地落實到審查機構中，做好審查工作，使有關工作人員依法對檔案進行獲取。在公文運轉程序及信息發布程序中應該堅持保守審查的原則，為了避免事后審查出現問題，必須要將事前和事中的審查工作做到位。相關部門要加強督促與檢查，以提高公開檔案的安全性。除此之外，相關部門要對電子檔案的涉密情況和開放程序進行等級制定，采用權限審核、身份認證的方法，促進對數字化檔案信息的安全管理。

3.加強專業培訓

電子檔案管理與電子計算機等現代信息技術密切相關，這就要求電子檔案管理人員不僅要具備一定的檔案管理知識，還要具備電子計算機應用技術，這樣才能保證對電子文件進行合理歸檔和有效管理。為此要強化培訓，提高電子檔案職員的素質。（1）要對現有科研單位電子檔案管理人員進行專業知識方面的培訓，及時提升現代化知識水平，讓他們掌握最為先進的計算機應用知識、電子檔案管理知識、現代通信技術、計算機網絡知識等，提高電子檔案管理人員的專業素質；（2）要對科研單位檔案管理人員進行職業道德方面的培訓，增強他們的責任感、使命感，提升每一名職員的道德素質。（3）進行安全培訓，樹立風險管理意識，及時制定風險防范措施，警惕風險的發生，確保信息檔案的安全性，增強企業防范風險的能力，提高電子信息檔案的管理水平。（4）積極適度引進具有中高端知識的電子檔案管理人才，并加強其崗位和技能的專業培訓，有效建設一支高素質的電子檔案管理人才隊伍，增進電子檔案管理隊伍的新鮮活力。

綜上所述，我國科研單位想要對實現檔案管理進行科學化發展。在計算機技術被廣泛引入檔案管理的大環境下，還要不斷的完善相應的管理制度，確保電子化檔案管理和數字化檔案建設能更好地服務于科研工作，同時各相關部門必須對其引起重視，加大管理人員培訓，為科研單位電子檔案管理及數字化檔案建設事業的發展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]張建銘，王春曉.基于文檔一體化的數字化檔案室建設探索[J].蘭臺世界，2017（04）：56-58.

[2]張巖.基于文檔一體化的數字化檔案室建設探討[J].黑龍江科技信息，2017（16）：296.

（作者單位：四川省農業科學院土壤肥料研究所）