對高校檔案信息化建設的思考與探討

張文雅

摘 要 高校檔案信息化建設是目前高校檔案管理工作發展的必然趨勢，也是檔案管理工作的重要環節，不僅有利于提高管理效率，在一定程度上節省人力和財力，而且能夠促進高校整體工作系統的信息化。但是，目前高校檔案信息化建設在技術層面、人員素質層面等存在不足，為保證信息化建設的順利進行，一定要制定有效的推進檔案信息化建設的策略。

關鍵詞 高校 檔案 信息化 建設

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2019.03.008

Abstract The construction of archives informatization in Colleges and universities is the inevitable trend of the development of archives management in Colleges and universities. It is also an important part of archives management. It is not only conducive to improving management efficiency， saving manpower and financial resources to a certain extent， but also can promote the informatization of the overall work system in Colleges and universities. However， there are some shortcomings in the construction of archives informatization in Colleges and universities at the technical level and personnel quality level. In order to ensure the smooth progress of information construction， we must formulate effective strategies to promote the construction of archives informatization.

Keywords college； archives； informatization； construction

高校檔案信息化，是以先進的信息技術、計算機和網絡為手段，以高校檔案中的文字、圖像、錄音等資源為對象，將高校檔案的儲存形式、采用的管理方法和形式，以及傳遞途徑等，變成一種更易于保存、管理和傳遞形式。簡單來說，高校檔案信息化就是讓高校傳統的檔案管理過程信息化。在信息時代高速發展的今天，大數據、云計算已經成為一種科技發展的趨勢，高校檔案管理實現信息化，有利于檔案信息資源的整合、管理和開發，更有利于實現檔案資源的共享和充分利用。高校檔案信息化建設需要一個較長的過程，不僅需要先進的信息技術的支撐，信息資源的大力開發和利用，而且也需要信息服務的不斷發展，這些都是高校檔案信息化建設工作中面臨的挑戰。

1 高校檔案信息化建設是時代發展的必然選擇

1.1 高校檔案實行信息化建設的重要性

首先，高校檔案實行信息化，在很大程度上可以減少檔案的日常整理程序的復雜性，使檔案檢索更快速和準確。與傳統的紙質檔案管理和檢索不同，信息化的管理程序，一是能夠實現快速檢索檔案，二是能夠自動化歸類儲存檔案，這不僅減少工作人員檢索、尋找檔案時間，提高工作效率，而且井然有序的管理流程，能夠使檔案管理員有更多的時間和精力提供更優質的服務。

其次，高校檔案實行信息化，有利于檔案信息資源的保存和共享。傳統檔案信息多以紙質載體存在，而信息化建設是將傳統的不同載體的各種檔案利用信息技術進行數字化轉換，將轉換后的信息儲存在信息容量大、傳遞快、空間占用小的硬盤或網絡空間，通過計算機、網絡進行檢索和查閱，這樣更有利于檔案管理者查找和翻閱，也避免了對同一檔案反復查閱造成的原始檔案材料磨損和毀壞。此外，隨著信息化時代的到來，高校數字化校園建設的進程也在不斷加快，高校各部門的信息管理系統也都在逐漸地開發和完善。高校檔案實行信息化建設，有利于各種信息資源的整合和利用，更好地實現檔案資源的共享。

最后，高校檔案實行信息化，有利于紙質資源的節約。傳統的檔案多以紙質載體儲存，而紙質檔案在利用和借閱形式上主要依賴復印件的形式，這在一定程度上造成了紙張和紙質資源的浪費。檔案實行信息化建設后，紙質檔案信息轉化成電子檔案信息儲存在電腦中，檔案借閱人員只需要獲得借閱證明便可以實現相關檔案的下載和傳輸，甚至可以不受地域的限制，在某種程度上提高了相關人員的工作和辦事效率。

1.2 高校檔案實行信息化建設的必然性

一是信息化的高校檔案管理是時代發展和社會進步的必然趨勢。當今時代，隨著科技日新月異的飛速發展，社會在不斷進步，檔案管理的信息化建設已經成為一個新的趨勢和潮流，是時代發展的必然結果。作為檔案群體重要支流的高校檔案也需要看準時勢，緊跟時代步伐，加入到信息化建設的大家庭，必須努力推進自身的信息化和數字化建設。

二是高校各項事業信息化建設的需要。由于各方面的原因，目前我國高校在檔案信息化建設方面的發展存在不足，無法滿足高校信息化建設的現實需要。科學技術日益發展，高校的各項事業也都開始借助科技手段和服務方式的改變來不斷完善各部門的職能，信息化建設逐漸成為高校改善工作的趨勢，高校各管理部門在信息化建設背景下都轉變了原來的工作方式，利用計算機進行高效率的辦公。由此看來，高校檔案信息化建設不但可以保證高校的檔案管理工作在質量和效率上有顯著的提高，而且這也順應了時代發展的需求，極大地推動了高校各項事業信息化的建設。

2 目前高校檔案信息化建設存在的不足

2.1 高校檔案信息化資源相對分散，技術對接困難

高校信息化建設的深入發展，促成學校各部門都采用了各自的辦公信息系統，如學校教務處的學籍管理系統、成績管理系統、科研管理部門的科研管理系統等，各系統產生的數據都可以直接轉化成數字檔案被檔案管理系統接收。但是，目前許多學校由于缺乏統一的規劃，采用的各種軟件不一致，因此沒有統一的信息資源管理平臺，致使其他信息系統和檔案信息系統對接困難，造成資源信息無法共享的局面，加大了檢索成本和難度。

2.2 高校檔案信息化建設標準缺乏，管理制度和法律不完善

高校檔案信息化建設的標準要求相對復雜，加上信息技術還在快速的發展中，這就造成信息化建設的相關標準體系相對滯后，難以做到在信息化建設中既滿足現在的技術，又能為將來信息技術發展留下余地的標準和規范。而且，高校檔案管理的相關制度和法律法規還不夠健全，管理制度和工作模式在實際中也難以適應現代檔案管理工作的要求。例如，由于缺乏詳細、具體的歸檔管理制度，許多部門的歸檔工作具有很大的隨意性；電子文件的憑證作用、簽名的認定、開放信息的適用范疇等問題，都需要相關的法律法規來規范。

2.3 高校檔案信息化建設的基礎設施滯后，人員業務能力不足

基礎設施和相關人員是高校檔案信息化建設的重要基礎，是信息化建設順利進行的重要保障。檔案信息化建設不僅離不開先進的設備，如計算機、掃描儀、校園局域網、信息處理軟件和系統以及數據庫等硬件設施，也離不開擅長、并能夠熟練操作計算機、應用軟件和數據庫等的技術型人才。但是，目前我國許多高校設施配置嚴重不到位，只有幾臺計算機，而硬件方面配備較好的高校，也往往是因為缺少專門信息化方面的人才，在實際工作中使設備不能得到充分的利用，造成了極大地資源浪費。

3 高校檔案信息化建設的策略

3.1 規范標準，實現技術對接

首先，規范不同信息化資源系統建設、信息化管理和信息化成果利用的標準，確保檔案資源信息能夠及時、有效的傳遞，實現檔案信息資源共享；統一、有效的規范管理，可以推動工作的積極開展，將建設責任具體落實到個人，有利于避免職責混亂。

其次，實現辦公自動化與檔案管理系統的技術對接，這是高校檔案信息資源整合、實現文檔一體化的重要過程。它從紙質的文字和檔案工作的全局出發，實現從紙質文件的制發到歸檔的全程管理，在同一個管理系統中，采用相同的工作制度、方法和程序，將現行文的產生、歸檔的過程收入到一個管理系統，而不是將文件管理和檔案管理界限分明的劃開，形成獨立管理系統。這樣能夠有效減少重復勞動，從而提高文檔管理效率，完成各系統的對接，檔案資源的信息化建設。

3.2 完善相關制度和法律

制度和法律是有效開展管理工作的重要依據，完善的信息化建設制度和相關法律，不僅能夠促進高校檔案信息化建設工作的開展，而且可以對檔案管理工作起到規范的作用。

首先，嚴格保密制度，防止信息被惡意泄露。網絡、科技時代，信息的傳播速度快、路徑多，在信息化發展過程中，檔案信息經過網絡整理和傳遞，如果對檔案信息的保密制度忽視，很容易造成信息泄露，給學校或學生個人造成重大損失，產生不良影響。其次，完善信息數據安全制度。每一份檔案信息數據，對其數字化存儲采取多重備份的方法，運用密鑰實施更加嚴格的權限管理，保證信息數據的安全。最后，制定相關的法律法規，用法律手段約束檔案信息化過程中會出現的不良行為和矛盾，對惡意破壞保密制度、泄露信息的人進行處罰。

3.3 加大基礎設施投入，提升人員業務能力

第一，加大對檔案信息化建設的基礎設施的投入。先進的基礎設施是檔案信息化建設必不可少的物質條件，高校檔案信息化需要完善的硬件設施建設，除了計算機、網絡等，還需要檔案數據儲存器、相關的系統軟件數、碼照相機、攝像機、圖文掃描儀等設備，檔案數據的儲存、開發和利用，應該突出軟件的科學性和實用性的特點，應具備刻錄、處理、檢索等服務功能。

第二，除了基礎設施外，高校檔案信息化建設還有賴于綜合素質高、業務能力強的檔案管理人才。檔案工作人員不僅要掌握傳統的管理知識和技能，還要學會應用計算機、數據錄入、數據庫應用等專業知識。因此，要加強對檔案工作人員的培訓，提升其專業知識。此外，高校還可以引進檔案管理和計算機專業的人才，建立良性的納新機制，從而實現高校檔案信息化建設的快速發展。

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