數字化檔案管理的應用現狀及未來發展探討

何淑貞

摘 要：隨著信息技術的快速發展，電子計算機技術已經被廣泛應用到各行業領域，因此檔案體系建設與管理工作也趨于信息化。在檔案應用管理工作中常常會產生較多工作量，采用傳統單一管理方式會降低工作效率。因此對于當前數字化檔案管理工作來說，必須注重開發和應用先進技術。此次研究主要是探討分析數字化檔案管理的應用現狀及未來發展，希望能夠對相關人員起到參考性價值。

關鍵詞：檔案；數字化管理；應用現狀；未來發展

現階段，隨著我國經濟實力的快速發展，也促進了各行業領域的發展，因此對于檔案管理工作的要求也在不斷上升。數字化技術時代的到來為檔案管理工作也提供了信息技術，在短時間內被廣泛應用在實際管理中。現階段，各行業領域都開始注重開發數字化檔案，全面促進檔案管理電子化發展。

1 數字化檔案管理的應用現狀

在經濟快速發展的今天，各行業領域對于檔案存儲工作也提出了新要求，隨著數字化信息技術的應用也相應出現了較多數字化檔案。但是由于數字化檔案的應用技術還不成熟，還存在較多問題，因此需要深入分析。

1.1 數字化檔案應用水平較低

我國數字化檔案在應用期間還存在技術性問題，管理效率比較低。所以必須全面提升數字化應用的技術水平。當前，通過現代化計算機技術可以開發出一套適宜的處理系統，這樣能夠有效處理數字化檔案開發應用期間所產生的問題，提升檔案采集效率和應用水平，實現集約化和數字化管理。

因此在數字化檔案管理工作中應當具備現代化管理思想，然而由于多數管理人員技術能力和綜合素質低下，這樣就影響了數字化檔案管理質量。管理技術的落后導致技術開發應用無法滿足實際需求，不能夠實現大批量采集與分析效果。基于以上方面，需要注重研究和應用數字化檔案管理技術，滿足當前使用和管理需求。

在數字化檔案應用方面，首先是錄入和管理目錄信息，掃描和采集紙質檔案，這樣能夠有效管理計算機存檔。紙質檔案和電子檔案都逐漸朝著數字化和信息化方向發展。其次，在信息服務和信息網絡快速發展過程中，管理和應用數字化檔案可以為用戶提供新型信息服務，還可以實時交流和共享信息資源。因此針對數字化檔案管理應用問題來說，需要時刻關注時代發展動態，以市場實際需求作為發展目標，注重升級現有服務，從根本上提升管理應用水平，確保數字化檔案實現創新創造發展，充分發揮出潛在價值。

1.2 數字化檔案的應用優勢

數字化檔案具備便捷的查詢和檢索技術，可以利用檔案基本特點實現多方位搜素，不僅能夠減少管理人員工作量，還能夠提升管理效率。其次，利用數字化檔案可以促進檔案手機和采集工作的提升，可以加強檔案編排質量。由于當前多數企業都開始實行網絡化和信息化辦公，也相應加強檔案應用需求，所以企事業單位需要使用數字化檔案方式存儲重要檔案。提升檔案管理投入力度。由于檔案管理人員在分配與編排檔案時缺乏統一化平臺，導致檔案分類管理效果不佳。基于以上方面，必須注重建設數字化管理平臺，并且利用特定軟件技術開發確保檔案管理工作的科學性。

2 數字化檔案管理質量的提升措施

2.1 強化數字化檔案管理意識

由于多數人員都忽視檔案管理工作的重要性，并且存在錯誤認知，主要是將檔案管理工作看作資料搜集和存儲工作，無經濟價值可言。所以多數管理人員在管理檔案時只注重泄露和遺失問題，不注重檔案查詢和調閱工作，所以導致檔案管理質量低下。在數字化檔案管理方式出現之后，需要不斷強化領導層的管理意識，全面提升數字化檔案利用率，從管理體制，人員配備和設備投資等方面加強數字化檔案管理效率。

2.2 提升檔案管理投資力度

數字化檔案管理對硬件設備和軟件設備的要求都比較高，企事業單位在管理檔案時通常是由人力資源部負責，并且由具備專業檔案管理知識的人員負責。然而由于多數企事業單位都沒有設置獨立的管理檔案部門，因此在管理水平，基礎設施以及檔案環境等方面均達不到要求。數字化檔案管理需要設置檔案辦公室，并且獨立設置辦公區域，調閱區域和存儲室等，還需要設置切割機，復印機和微機等

設備。

2.3 建立系統化的數字化檔案管理方案

在建設數字化檔案時必須充分考慮規劃和需求，并且注重采集和錄入各類資料參數，建立標準化信息傳輸流程，確保數據信息上傳錄入的規范性。在應用數字化技術時應當做好改革和創新工作，全面做好數據采集和整合工作。

2.4 建立信息化檔案管理平臺

首先，檔案管理部門需要設置文檔，視音頻資料的采集標準，規范資料格式，對于其他涉及到檔案存儲工作的項目也應當做好規范化處理，全面確保信息傳遞和共享的暢通性。其次，通過科技技術建立信息化平臺，充分發揮出多媒體技術，數據庫技術和互聯網技術的作用，并且建立檔案管理人員信息數據庫。若存儲信息量比較大則需要開發調用功能，更新功能和管控功能。在完成數據采集之后需要使用高清晰度掃描儀將數據傳輸到管理平臺上，確保信息資源的利用率。數字化信息平臺的建立還應當連接上級網絡和互聯網，這樣可以及時更新和升級應用軟件。

3 數字化檔案的未來發展趨勢

3.1 趨于市場化、信息化管理模式

在深入分析數字化檔案管理現狀和存在問題能夠看出，數字化檔案管理會逐漸過渡到市場化和信息化模式。因此必須深入分析和研究數字化檔案的數字化發展趨勢，這樣才能夠合理開發數字化管理技術，全面提升檔案利用率。

3.2 趨于資源共享服務模式

在信息技術快速發展過程中，數字化檔案會逐漸過渡到資源共享服務領域。在檔案管理工作中必須通過新技術擴展數字化檔案應用范圍和領域，這樣才能夠充分發揮出各項功能。

3.3 檔案管理外包服務

當前，部分企業開始將檔案管理工作外包給專業機構負責，屬于一種新型運營管理方式，此種服務模式主要是將企業內部非機密性資料移交至專業機構進行管理，并且通過企業資料優勢降低成本，全面提升企業的市場競爭實力。從某種角度上看，數字化檔案外包服務模式可以有效整合檔案資源，建立和管理檔案軟件和硬件設備。在整個外包管理過程中，相關部門負責監管和驗收數字化服務。

在應用外包服務模式時需要選擇專業實力較強的企業，并且充分考慮自身需求，全面評估和審查外包服務機構的技術水平以及新技術掌握情況。其次，對企業外包服務質量進行評估，確保服務商所應用的技術內容滿足自身需求。

3.4 提升數字化檔案管理外包管理控制力度

由于檔案管理外包服務具有較強的系統性，因此要求檔案機構從技術人員逐漸轉化為實際操作人員，并且注重培養技術應用管理控制人員。以上角色的變換就需要加強檔案管理外包供應商，并且設置專業的督查小組監管服務商行為。

4 結束語

綜上所述，由于檔案數字化管理對技術要求比較高，并且操作難度比較大，因此在檔案服務工作中必須強化數字化檔案管理意識、提升檔案管理投資力度、建立系統化的數字化檔案管理方案，通過以上各項措施全面提升數字化檔案管理水平，與此同時，企事業單位檔案管理部門還應當與外包服務商進行合作，分擔檔案管理工作量，簡化檔案管理難度，全面促進檔案管理工作的數字化和現代化發展。

參考文獻

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