淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作

李彩霞

摘 要：辦公室文書檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，它包括資料的收集、整理、歸檔、借閱等多方面的內容，對于行政單位工作效率以及工作質量的提升具有重要的意義。就目前而言，我國行政單位辦公室檔案文書管理工作的水平還有待提高，為此，筆者在對辦公室文書檔案管理工作特點進行分析的基礎上，結合現(xiàn)有問題，論述了提升辦公室文書檔案管理工作的有效路徑，希望能夠為各位同仁提供一定的參考和借鑒，從而促進行政單位檔案管理能力的整體提升。

關鍵詞：行政單位；辦公室；文書檔案管理；提升

在行政單位當中，辦公室承擔著上傳下達、上下協(xié)調的重要職責，辦公室工作水平的高低，直接關系著行政單位的整體工作效率和工作質量。在辦公室工作當中，檔案管理工作是非常重要的環(huán)節(jié)和部分，其通過對于會議、活動、人事關系、政令傳達等活動資料的收集，形成具有參考和保存價值的相關文獻，以此為行政單位的未來發(fā)展提供必要的決策支持[1]。然而，就目前而言，行政單位對于辦公室文書檔案管理工作的重視程度普遍不足，行政單位文書檔案管理工作的水平普遍不高，為此，怎樣提升辦公室文書檔案管理工作的實用性、高效性和規(guī)范化，已經成為值得我們深入思考和研究的話題。

1 行政單位辦公室文書檔案管理工作的特點

行政單位辦公室文書檔案是形成于行政單位辦公室日常工作當中的，對于會議精神、人事變動、文件收發(fā)等內容的記錄、篩選、整理和歸檔。行政單位的辦公室與普通企事業(yè)單位的辦公室工作有著一定的不同，其工作職能更加綜合化和全面化，因此工作中形成的文書資料也更加復雜，因此辦公室文書檔案首先具有多樣化的特點，根據工作類型不同，行政單位文書檔案可以分為人事文書、財務文書、行政管理文書以及科技文書等等，而檔案保存的介質也有著文本、照片、錄音、錄像等的區(qū)分。其次，辦公室文書檔案更加注重資料的收集和歸檔工作，根據某項工作性質、進度、要求、意義的不同，文書檔案管理工作過程中會有計劃地進行材料搜集、等級劃分、運轉、催辦等多重環(huán)節(jié)，并在保證資料完整、真實的基礎上，進行分門別類和入檔管理。這一工作過程的完成效率和完成質量，與行政單位辦公室文書檔案管理工作的整體質量直接相關。

2 目前行政單位辦公室文書檔案管理工作中的常見問題分析

2.1 對辦公室文書檔案管理工作不夠重視，對檔案管理人員的技能要求不高

行政單位對于文書檔案管理工作的整體重視程度嚴重不足，對于檔案管理的資金、設備和人才投資嚴重不足，導致檔案管理工作中的設備更新不及時、手段創(chuàng)新不到位、人才能力不匹配，這些問題的存在直接導致了行政單位辦公室文書檔案管理工作的理念較為落后，面對很多關于檔案管理工作中的新變化都無所適從，使得工作效率和工作質量遲遲難以得到提升。

2.2 工作中的現(xiàn)代化程度較低，尚未建立全系統(tǒng)內的文書檔案收集體系

正是由于行政單位對于辦公室文書檔案的不重視、不支持，使得目前我國辦公室文書檔案工作中的現(xiàn)代化程度較低。首先，有關檔案管理工作的制度、機制和要求建立不及時、不完善，辦公室文書檔案管理在單位內部的權威不夠，各部門有關文書檔案收集工作的職能分配也不夠協(xié)調，這就導致辦公室在收集文書檔案時得不到其他部門的有效配合，文件收集超時、文件遺漏、丟失等問題嚴重[2]。此外，行政單位沒有建立辦公室文書檔案管理體系的概念，將工作責任完全推給了辦公室工作人員，而忽略了單位內部的科學的文書流轉體系的建立，這就造成了文書檔案的管理工作方式較為落后，大多仍舊沿襲傳統(tǒng)的人工收集、整理、歸檔模式，其他部門工作人員沒有相應的檔案意識，很多資料不能及時、有效地留存和上交，導致大量珍貴資料的流失。

3 提升辦公室文書檔案管理工作水平的有效對策

3.1 加快檔案管理體系建設，建立文書檔案規(guī)范化管理的制度和機制

行政單位要提起對于辦公室文書檔案管理工作的高度重視，以更加科學的理念和務實的態(tài)度，加快文書檔案管理體系的建設。首先，要不斷完善有關文書檔案管理工作的制度和機制，以更加全面化的視角，將各部門工作與辦公室文書檔案管理直接掛鉤，并明確各部門在文書檔案管理工作中的職責，從而使其更加主動地配合辦公室文書檔案收集與整理工作，將工作中的各項文書工作內容與辦公室的前期檔案指導與控制相聯(lián)系，從而確保文書檔案管理工作的高效率和安全性。在統(tǒng)一的制度的領導下，行政單位應該進一步明確領導責任和工作責任，使檔案工作在統(tǒng)一的權威領導之下順利的開展，保證檔案收集與整理工作中的各項任務能夠按時完成。要明確單位內部的文書檔案管理規(guī)范和管理程序，以更加規(guī)范化的、標準化的行文規(guī)則、簽發(fā)規(guī)則和歸檔規(guī)則，保證文書的字跡清晰、文書規(guī)范、頁碼齊全、編號準確，從而使辦公室文書檔案管理工作更加簡潔明確、操作性更強。

3.2 改革辦公室文書檔案管理工作模式，重點強化檔案的收集與整理

要想切實提高行政單位辦公室文書檔案管理工作效率和質量，單純依靠制度和機制還是不夠的，最核心的手段是進行檔案管理手段的創(chuàng)新，以更加現(xiàn)代化的、信息化的手段完成全過程化的辦公室文書檔案收集與整理。首先，在辦公室文書檔案的收集過程當中，行政單位應依靠網絡技術，及時進行線上的資料收集，并運用計算機技術對文書資料進行標記和歸類，從而使檔案文件的類型、內容和辦結情況一目了然，以此可以實現(xiàn)完結資料的迅速歸檔以及缺失檔案的及時征集。在文書檔案的整理過程當中，辦公室文書檔案工作人員更應該突出創(chuàng)新技術在工作中的應用，以更加便利文書檔案電子檢索系統(tǒng)以及更多的、更全面的電子檔案，不斷提升辦公室文書檔案管理工作的安全程度和現(xiàn)代化程度。

3.3 建立周期性的檔案入庫、清理制度，確保文書資料的核心價值

辦公室文書檔案內容多樣且性質不一，很多資料在當時、當下是有用的、有參考和保存價值的，但是隨著時代的發(fā)展以及社會的進步，很多已經淘汰的理論和實踐知識則不具備參考價值，在這個時候，為了確保行政單位文書檔案管理工作的活力，我們就應該建立相應的“入退市”制度，定期對入庫檔案進行清理，從而釋放檔案存儲空間，精簡檔案內容，在確保文書資料核心價值的同時，也能有效節(jié)約辦公資源[3]。要進一步規(guī)范檔案利用和借閱制度，應通過借閱臺賬的建立，明確借閱人身份，從而確保重要資料的及時歸還；特別是對于那些歷史價值極高、涉密等級極高的重要文檔，更是要經過相關領導簽字批準之后再進行出借，以將檔案管理的安全風險降到最低。

3.4 建立監(jiān)督、抽查和考核機制，不斷提升辦公室檔案管理人員的綜合素質

為了確保檔案工作的順利開展以及工作水平的穩(wěn)步提升，行政單位應該摒棄過去那種“吃大鍋飯”的工作模式，以更加明確的崗位責任制度和檢查、考核制度，確保工作職責的履行，以更加科學的考核結果作為根據，將檔案管理工作水平與管理人員的待遇情況、評獎評優(yōu)情況直接掛鉤，以此可以刺激檔案管理人員工作中的責任心和積極性，從而促進檔案管理工作水平的整體提升。從另一個方面來說，行政單位也要重視辦公室文書檔案管理人員綜合素質水平的提升，以更多的組織學習、培訓以及外出參觀、考察機會，提升工作人員對于檔案管理工作的認識以及對于現(xiàn)代化檔案管理手段的操作能力，從而更好地將學習成果應用到日常工作當中，以更加突出的能力促進行政單位辦公室文書檔案管理工作水平的提升。

參考文獻

[1]王玉玲.辦公室人員如何做好文書檔案管理工作[J].科學與財富，2018，（11）：17.

[2]李亞萍，劉燕紅.提高辦公室文書檔案管理科學化水平的方法探究[J].科教導刊-電子版（上旬），2017，（8）：283.

[3]王曉歡.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].赤子，2018，（14）：165.