辦公室檔案管理工作的信息化創新探討

林少霞

摘 要：隨著科學技術的快速發展，信息化時代、大數據時代也接踵而至。現代信息技術為社會工作提供了方便快捷的服務，社會管理已經開始趨向于信息化管理模式，上世紀末，網絡信息技術開始傳入中國，到如今我國信息技術的應用已經相當成熟，這是一個喜人的發展速度，但是在信息技術快速發展的同時，當今社會也面臨著網絡信息管理的不完善現象，因此，我們需要重視網絡信息的管理工作，本文就辦公室檔案管理工作的信息化創新做了簡單介紹。

關鍵詞：信息技術；檔案管理；管理創新

辦公室檔案管理由傳統的紙質管理逐漸轉變為電子信息管理，這樣大大提升了管理的工作效率。另外，辦公室檔案管理也面臨著問題，辦公室檔案資料的冗雜，以及辦公室人員的眾多，導致了檔案管理工作的不方便，所以，這就要求辦公室職能部門不斷加強自身的管理，使辦公室工作整體有效運作起來，達到事半功倍的效果。辦公室檔案信息化管理需要根據實際情況做出調整和創新，檔案信息化管理既面臨著機遇又迎接著挑戰，辦公室檔案管理的發展方向是一個值得思考的問題。所以，部門管理人員也要及時給出新的方案，根據工作中遇到的問題，實時檢查檔案信息，將檔案及時歸檔，并將信息系統化。

1 辦公室檔案信息管理的重要性

辦公室檔案最終是要分門別類的，根據檔案的性質、檔案的作用、檔案的保管時間等因素，可將檔案重新歸檔、重新劃分，這樣極大地提高了管理的效率。信息化管理不是一蹴而就的，它需要一個相當長的過程，需要管理人員不斷從檔案管理中積累經驗，發現問題，解決問題，從而使檔案信息化管理繼續向前推進一步。辦公室檔案信息化管理是促進檔案科學管理的第一步，當然，檔案的科學管理并不是狹隘的數據管理，它還包括檔案的分層和系統管理，重要的是讓檔案更加有條理、有次序，檔案信息有著安全保障。當今時代信息化管理已經相當成熟，在實現了電子檔案保管的同時，也促進了人工智能的進展。另一方面，檔案信息化管理也有利于推動人員素質的提高，信息化管理對人員的技能有一定的要求，這也倒逼工作人員不斷學習新技能，不斷更新自己的資料庫，有利于提高信息管理的工作效率。另外，在完成保管、做好歸檔的基礎上，也為以后的查詢做了鋪墊。檔案信息管理很好的規避了傳統管理的丟失弊端，它可以長期有效并且不容易失真，其儲存空間較大，時間較長，是現代信息社會發展的要求，也是時代變革的使命。在二十一世紀信息大爆炸時代里，檔案信息管理顯得尤為重要，從記錄開始到歸檔結束，都需要一個系統有效的流程，并且能夠保證信息的安全有效。最后，在這個快節奏時代中，信息傳遞的速度直接決定了辦事的效率，因此，優化信息管理模式、制定信息管理制度、提高信息管理質量是管理部門的重要任務。

2 辦公室檔案管理面臨的問題

檔案管理第一步要考慮的是長遠的規劃與設計，而在規劃之前就應當了解和掌握要管理的信息，那么這些信息所生成的時間和區域卻是不同的。在互聯網時代下，雖然區域之間的距離縮短了很多，但是信息在生成時仍然會存在時間差異和空間差異，這就導致信息的權限和規范都會受到影響，部門管理制度也難以制定出統一的設計方案。所以，在面對大量信息的時候，還是要及時做出分類和規劃，這也是辦公室檔案管理所亟需解決的問題。

辦公室檔案管理理念需要與時俱進，我們都知道傳統的管理理念容易忽視檔案信息的具體作用，也就是說檔案信息的實用性，檔案信息本身就是為管理服務的，以往的管理模式很少會用到檔案資料，主要是由于它的不方便性，檔案資料與所在地相差太遠，工作一般都是一級一級傳下去的，而現代工作所需要的是快速高效。因此，當下辦公室管理人員需要強化服務意識，同時隨時做好理念更新的準備。

檔案管理方式也是目前管理工作遇到的問題之一，現在仍然有許多企業辦公室的管理方式相對落后，有些企業為了節約成本，還是利用人工進行檔案管理，這樣不利于檔案的及時歸檔，降低工作效率，因此，辦公室應當注重改變管理方式，充分利用電子網絡技術，對檔案管理進行數據化、信息化管理。另外，辦公室管理部門也應當注重人員素質的提高，尤其是對現代網絡技術的掌握程度，面對檔案管理需要有專業的人才來管理，部門可以通過培訓的方式來提高人員技能。

3 辦公室檔案管理創新

從宏觀角度看，檔案安全管理需要有完善的立法作為支撐，當然立法內容也需要符合現代信息技術要求，通過立法與信息技術的相結合，從而形成完整有效的檔案管理模式。另外，在立法時，必須遵循先進性的原則，我們都清楚，立法不可能三天兩頭就變，所以，一部法規的建立是要有超前性的，并且它要預測到一段時期內甚至更久時間內出現的情況，而現代社會發展速度之快是我們很難想象出來的，檔案管理制度更要做好規劃，以求適應信息化時代發展的要求。在網絡信息化下，檔案管理需要通過網站傳輸，這中間就需要有較高的安全性能作保障，首先要做到檔案本身的安全檢查，再者也要做好網絡監管方面的工作，以防在信息傳送過程中，發生檔案泄露、信息失傳的情況。

如今隨著網絡技術的發展，檔案安全管理方式也在不斷變化，由單一的人工管理到網絡智能化管理模式的轉變，雖然現代網絡信息管理模式較為健全，但是仍然存在一定的安全隱患，比如大量的網絡黑客出現，如果檔案信息管理不善，就可能被黑客破解密碼盜取檔案有效信息，所以，辦公室在利用網絡技術管理檔案信息時，首先需要設置復雜的密碼，檢查所有安全事項，建立防盜網墻等。另外，辦公室應對檔案信息進行備份保存，選擇多種方式進行保檔工作，盡量減少上網次數，避免信息泄露，同時根據辦公室實際情況進行實時調整管理模式，從而在降低了信息風險的同時，也做出及時歸檔更新。

發揮政府的管理作用，政府是最有力的網絡監督者。在網絡信息方面，政府一直是人民群眾的保護者，國家通過建立和完善相關法律規定為社會建立起一套完整的網絡安全制度，使網絡環境得到凈化，使檔案信息得到保護。另外，國家通過對網絡技術的嚴格考核，不斷深化網絡創新工作，為網絡技術保駕護航，為辦公室檔案安全管理提供良好的技術水平。

在辦公室檔案管理工作都有效進行時，我們需要建立起一套有效的信息反饋制度，在檔案信息管理過程中，會遇到各種各樣的問題，這就需要各部門工作人員做出及時的問題反饋，并根據實施細則提出自己的建議，為辦公室檔案管理出謀劃策，提高管理效率。另外，部門管理者要將反饋上升到考核層次，讓每個人都參與其中，并且與部門績效直接掛鉤，從而有效促進辦公室檔案信息管理的創新。

4 總結

綜上所述，辦公室檔案管理模式需要不斷更新完善，并且真正意義上做到與時俱進，才能夠避免檔案信息管理疑難雜癥的出現，才能夠促進檔案管理與時代發展同步進行。辦公室在企業中的位置不容小覷，它管理掌握著企業的重要檔案信息，它的管理水平和模式直接影響到整個企業的發展，所以，企業要重視辦公室檔案管理，及時解決檔案管理存在的問題，促進檔案管理工作效率的提高。高效的檔案管理工作需要整個社會的參與，爭取在信息化背景下推進辦公室檔案信息管理的創新。

參考文獻

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