關(guān)于檔案數(shù)字化管理中應(yīng)注意的問題探析

曾媛

摘 要：檔案數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，更是行業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求。檔案數(shù)字化管理是建立在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上的，而互聯(lián)網(wǎng)具有開放性，且數(shù)字化管理對(duì)人才有著較高要求，要想真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，就必須認(rèn)清當(dāng)前形勢(shì)，為檔案數(shù)字化管理創(chuàng)造有力條件，提供有效保障。本文就檔案數(shù)字化管理中應(yīng)注意的問題作了相關(guān)分析。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)越性也逐漸顯現(xiàn)出來，并被人們認(rèn)可和接受。面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)興起的時(shí)代，檔案工作也迎來了巨大機(jī)遇和挑戰(zhàn)。以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為手段，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化管理，進(jìn)而提高檔案工作小。然而在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的過程中，如果檔案信息系統(tǒng)不安全，檔案管理人才缺失，就會(huì)影響檔案數(shù)字化管理工作的開展。對(duì)此，要想提高檔案數(shù)字化管理水平，就必須結(jié)合檔案數(shù)字化管理需要，配置先進(jìn)的設(shè)備，加大專業(yè)人才的培養(yǎng)，做好檔案信息安全管理。

1 檔案數(shù)字化管理中應(yīng)注意的問題

1.1 檔案信息系統(tǒng)問題

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，檔案數(shù)字化管理趨勢(shì)越發(fā)明顯，而要想發(fā)揮數(shù)字化管理的作用，保證檔案信息系統(tǒng)穩(wěn)定、先進(jìn)尤為重要。目前來看，許多企業(yè)事業(yè)單位都認(rèn)識(shí)到了檔案數(shù)字化管理的重要性，但是這種認(rèn)識(shí)也僅限于借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來存儲(chǔ)檔案，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于檔案數(shù)字化管理的需要。一旦檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行不暢，就會(huì)出現(xiàn)各種問題，進(jìn)而影響到檔案的開發(fā)利用。

1.2 檔案數(shù)字化管理人才問題

檔案管理人員作為檔案工作的主體，在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的過程中，檔案管理人員能力水平的高低直接影響到檔案數(shù)字化管理水平。就目前來看，檔案管理人員大多停留在傳統(tǒng)的管理模式上，不具備數(shù)字化管理方面的能力和知識(shí)，一定程度上阻礙了檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。由于檔案管理人員能力不足，就很容易造成檔案信息的失真，使檔案失去應(yīng)有的價(jià)值。

1.3 檔案信息安全問題

檔案數(shù)字化管理是建立在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上的，但是由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性、虛擬性，使得檔案數(shù)字化管理過程中必須高度重視起檔案信息安全問題。許多企業(yè)事業(yè)單位往往只看到了檔案數(shù)字化管理的有利的一面，卻沒有看到檔案數(shù)字化管理不利的一面，如果不重視檔案信息安全管理，就很容易造成檔案信息被竊取，進(jìn)而造成不可估量的后果。

1.4 檔案管理制度問題

檔案數(shù)字化管理工作需要借助計(jì)算機(jī)來完成，在這種情況下，檔案工作環(huán)境也發(fā)生了變化，決定了檔案管理制度也必須作出相應(yīng)的調(diào)整。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，檔案數(shù)字化管理更加專業(yè)，需要注意的事項(xiàng)更多。如果企業(yè)事業(yè)單位不能構(gòu)建與檔案數(shù)字化管理相匹配的管理制度，就會(huì)影響到檔案工作的有效開展。

2 檔案數(shù)字化管理的應(yīng)對(duì)策略

在檔案數(shù)字化管理過程中，需要注意的事項(xiàng)非常多，如果不能有效解決相應(yīng)的問題，勢(shì)必就會(huì)影響到相關(guān)工作的開展。對(duì)此，要想推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，企事業(yè)單位就必須立足現(xiàn)狀，積極應(yīng)對(duì)，不斷完善檔案數(shù)字化管理模式。

2.1 構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)

一個(gè)完整的檔案信息系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理有序開展的基礎(chǔ)。首先，要加大資金投入，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，從軟硬件入手，創(chuàng)建一個(gè)完善、先進(jìn)的檔案信息系統(tǒng)，從而為檔案數(shù)字化管理提供支持；其次，根據(jù)檔案工作需要，按照檔案類別、性質(zhì)等要素，建立相應(yīng)的子系統(tǒng)，分類管理，簡(jiǎn)化檔案信息系統(tǒng)；再者，優(yōu)化檔案信息檢索，建立科學(xué)的檢索窗口，以便使用者可以快速地查找到相關(guān)的檔案[1]。

2.2 建立統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，需要注意的事項(xiàng)非常多，如檔案信息核查、檔案工作流程等，而要想提高檔案數(shù)字化管理水平，建立統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。信息化標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)檔案由紙質(zhì)形式向信息化發(fā)展的依據(jù)。一方面，要根據(jù)相關(guān)要求，對(duì)檔案信息化、數(shù)字化操作做出明確規(guī)定，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求來開展檔案管理工作；另一方面，將檔案信息化建設(shè)納入到整體規(guī)劃中去，有步驟、有計(jì)劃的推進(jìn)，制定檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，從而有效提高檔案管理水平[2]。

2.3 強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)

基于檔案管理人員在檔案數(shù)字化管理中的重要作用，企事業(yè)單位要高度重視檔案管理人員的培訓(xùn)。首先，強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的教育，提高其專業(yè)知識(shí)水平，了解檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度；其次，要強(qiáng)化能力的培訓(xùn)，包括檔案管理、現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力、數(shù)字化操作能力等，全面提升檔案管理人員的專業(yè)能力，從而為檔案數(shù)字化建設(shè)打造一支專業(yè)能力強(qiáng)的隊(duì)伍；再者，強(qiáng)化檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)教育，使其認(rèn)識(shí)到自身的職責(zé)所在，增強(qiáng)其工作責(zé)任心[3]。另外，作為檔案管理人員，更要主動(dòng)去學(xué)習(xí)新知識(shí)、新方法、新技術(shù)，不斷完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而更好地服務(wù)檔案數(shù)字化管理工作。

2.4 注重檔案信息安全管理

檔案的價(jià)值非常大，如果檔案信息被惡意竊取或篡改，就會(huì)造成嚴(yán)重后果。對(duì)此，在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的過程中，加強(qiáng)檔案信息安全管理尤為重要。首先，要從檔案信息系統(tǒng)入手，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行殺毒，將系統(tǒng)中殘留的垃圾以及病毒及時(shí)清理掉，保證檔案信息系統(tǒng)安全；其次，加大信息安全技術(shù)的應(yīng)用，如加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，借助這些先進(jìn)的技術(shù)，為檔案信息安全運(yùn)行提供一個(gè)安全的環(huán)

境[4]。另外，檔案管理人員要具備一定的安全管理意識(shí)，定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境，消除一切安全障礙。

2.5 健全檔案管理制度

在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的過程中，制度是根本，只有建立相應(yīng)的管理制度，才能更好地約束和規(guī)范檔案管理行為。基于檔案信息化管理的需要，企業(yè)事業(yè)單位要立足實(shí)況，建立有效的檔案管理制度，明確檔案信息化管理流程和程序，確保檔案相關(guān)工作有序開展；其次，要落實(shí)審查機(jī)制，對(duì)錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息要及時(shí)審查， 確保檔案信息真實(shí)、完整后方可入檔；再者，要落實(shí)責(zé)任制，將檔案信息化管理相關(guān)責(zé)任落實(shí)到具體人身上，進(jìn)而更好地發(fā)揮信息化管理的作用[5]。另外，要落實(shí)激勵(lì)機(jī)制，通過各種激勵(lì)手段來調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情，使其主動(dòng)投入到檔案管理工工作中去。

3 結(jié)語

綜上，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，可以提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案的高效利用。但是檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，管理者就必須立足現(xiàn)狀，加大信息化的投入，加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)，健全檔案管理制度，做好檔案信息安全管理，從而為檔案數(shù)字化管理提供支持，促進(jìn)檔案工作的順利開展。

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