綜合行政執法局檔案的計算機管理和規范化策略

杜曉璇

摘要：隨著我國科學技術水平的不斷提升，經濟的不斷發展，信息技術已經廣泛的應用到人們的生活生產中，并發揮著十分重要的作用，綜合行政執法局檔案是單位運行中的重點工作內容，促進檔案工作水平的提高，在事業單位工作的有序開展中具有積極的意義。所以就需要將計算機技術充分的應用到檔案管理工作中，并促進其向著規范化的方向發展。

關鍵詞：綜合行政執法局；檔案；計算機管理；規范化；策略

綜合行政執法局的檔案不僅對本單位員工的工作歷程進行了真實的記錄，同時也對單位大量的歷史資料進行了儲存，在單位的發展中占據著十分重要的位置，檔案的規范化管理不僅表現在整理與存儲中，同時也有識別、統計與利用等方面的內容，實現單位檔案管理的規范化，是保證單位穩定運行與發展的基礎，也是實現檔案管理現代化的核心內容。

一、綜合行政執法局檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏正確的檔案管理意識

對于綜合行政執法局而言，對城區城市管理行政執法工作進行組織與協調，并組織城市管理專項活動與重大執法活動是其需要開展的主要工作內容，所以說單位中的每一各部門都會有許多的工作文件，導致大多數工作人員缺乏正確的檔案管理意識，只注重基礎工作的完成，而忽視檔案的管理工作，造成部分重要資料沒有被及時的收集與整理，對其發展在造成一定的阻礙[1]。

（二）檔案管理人員的專業能力與綜合素養有待提高

在綜合行政執法局的日常工作中，由于工作量較大，人員的短缺，檔案管理工作往往由其他崗位的工作人員兼職，從而導致在檔案的管理工作中缺乏一定的時間與精力。再加上單位缺乏對檔案管理人員的專業能力培訓，導致相應的管理人員缺乏對檔案管理重要性以及分類標準的重視，無法對價值的文件與材料進行區分，只是將檔案隨意的放到檔案是中，沒有進行準確的整理與歸類。另外，有部分檔案管理人員缺乏責任感，不能夠按照相關的規定對檔案的管理職責進行認真的履行，不能夠對重要的檔案資料進行保護，從而導致檔案受潮、發霉、數目不明、交接混亂成為普遍存在的問題。

（三）檔案管理流程缺乏規范性

在綜合行政執法局的檔案管理中，大多數工作人員只是將產生的檔案資料進行簡單的收集與整理，向檔案部門移交，而忽視資料的實質性價值與資料的完成性，從而使檔案管理人員的工作難度增加，增加紕漏的發生風險[2]。另外，在檔案管理中還存在不嚴格執行檔案存儲工作標準的現象，移交手續缺乏規范性，導致檔案丟失。

二、促進綜合行政執法局檔案計算機管理水平提高的

（一）提升對檔案計算機管理的認識

隨著我國科學技術的不斷發展，傳統的紙質檔案管理已經被計算機代替，但是在實際工作中部分工作人員仍認為紙質檔案比較占優勢而對傳統的管理方式進行沿襲?；谶@種情況就需要加深檔案管理人員對計算機管理方式的認識，讓其明確計算機在檔案管理工作中發揮的優勢以及為工作帶來的便利[3]。

（二）積極開展計算機技術培訓工作

由于計算機在工作中的運用比較晚，單位中的部分員工特別是老員工的計算機技術水平較低，導致在實際的檔案管理中，如管理大量考試人員的資料檔案時，就會出現各種各樣的問題，對檔案管理水平的提高造成一定的不良影響，所以對單位員工積極開展計算機技術培訓就成為必要的工作內容。首先，可以結合單位的實際情況，聘請專業的計算機人員到單位進行計算機知識內容的講解，指導單位的檔案管理人員對檔案管理系統進行熟練的使用，能夠對檔案資料進行更改與檢索等。其次，也可以讓工作人員掌握其他的計算機操作與應用的知識，將理論與實踐相結合，更好的提高工作人員的計算機操作水平。

（三）對計算機檔案管理人才進行聘用

在檔案的計算機管理中，有豐富管理經驗的人才是不可缺少的，只有對專業的計算機檔案管理人才進行聘用，才能夠保證檔案管理工作的順利開展，所以就需要政府部門給予一定的財力支持，對檔案計算機管理專業人才進行聘用，并讓其擔任重要的工作內容，以更好的影響其他工作人員，調動工作積極性，并促進檔案管理工作的順利開展。其次是對計算機管理人員進行培養，使其能夠在計算機出現故障時，采用有效的措施進行及時的解決，提高計算機系統的安全性與可靠性。另外，還需要加大計算機管理工作的監督與控制水平，以防檔案被且竊取與篡改問題的發生，對整個計算機系統造成破壞。

三、綜合行政執法局的規范化策略

在單位的檔案管理工作中實行工作程序與方法的標準化與規范化是提高檔案管理水平的基礎，所以就需要相關的工作人員不斷努力與創新，嚴格按照檔案管理標準對檔案的收集、整理、著錄等工作內容進行規范化的管理。

（一）積極參與系統的普查案卷

在檔案管理工作中，積極參與系統的普查案卷，是實現檔案管理規范化的基礎工作，因為單位中大多數的檔案長期沒有開展全面的清查工作，并且沒有對保管期限進行準確的劃分，導致會存在許多重復與沒有查考價值的文件，所以就需要將這些文件進行提出，提高計算機管理檔案的效率。

（二）對檔案進行重新組合

對單位中的檔案開展重新組卷工作實際上就是將文件進行歸類，將相互聯系的文件組合到一起，并對檔案頁碼、目錄、標題、標題不清楚等存在問題的文件進行充分的整理，從而保證所有案卷的規范性，并在實現檔案科學化管理的基礎上，提高計算機管理檔案的利用率。

（三）實現檔案著錄工作的規范化

在綜合行政執法局檔案的計算機管理工作中，著錄是一項重要的工作內容，也是影響檔案信息準確性的關鍵因素，所以實現著錄工作的規范化，提升著錄人員的責任心，樹立其正確的工作態度，在檔案管理水平的提高中發揮著十分重要的作用。

（四）對分類號統一管理，為檢索查全率提供保障

檢索是應用計算機進行檔案管理工作的一項重要優勢，所以為了保證檢索率，提高檔案管理工作開展的規范性，就需要按照《中國檔案分類法》對不同的檔案進行分類。并在分類的過程中強化校審力度，對分類人員出現的錯誤及時校正。另外，也可以將單位的各部分的工作人員組織起來，對檔案分類的統一標準進行認識，保持前后標引與同一類文件的標引相同，更好的促進檔案管理工作向規范化與標準化發展。

四、結束語

總而言之，隨著計算機技術在綜合行政執法局中的應用，實現檔案規范化管理已經成為相關工作人員需要開展的重點工作內容，也是提高單位工作效率與質量的關鍵因素。所以就需要在工作中對檔案計算機管理中存在的問題進行不斷的總結與分析，并提出相應的解決策略。同時也要在提高相關工作人員專業能力與職業素養的基礎上，強化檔案管理的外部環境。

參考文獻

[1]張艷菊. 淺析事業單位檔案規范化管理及優化策略[J]. 辦公室業務，2018（1）：82-83.

[2]張云娟，周密. 行政事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略[J]. 神州，2017（7）：232-232.

[3]張曉晨. 行政事業單位檔案管理規范化的策略初探[J]. 人力資源管理，2017（6）：341-341.

[4]凌波. 新時期檔案管理工作的規范化和標準化策略研究[J]. 長江叢刊，2018（2）：121-121.

[5]仲志誠. 如何利用計算機提升檔案管理的有效性[J]. 辦公室業務，2017（10）：178-178.

[6]王永輝. 淺談強化事業單位檔案數字化管理的方法和策略[J]. 科技風，2017（6）：228-228.

（作者單位：山東省濟寧市泗水縣綜合行政執法局）