高校科研管理信息系統的實現與應用

顏學穎 許述文 蔣俊正

摘要：隨著高校科研工作的不斷發展，所承擔的科研項目及科研成果日益增加。管理工作中舊的模式已不再適用，亟需建立一種新型科研管理模式。科研管理信息系統不僅能優化科研管理流程，輔助科研人員開展科研工作，而且能對接全校人事系統、財務管理系統及設備信息系統等，為科研決策和管理工作提供更大的便利。

關鍵詞：科研管理；信息系統；統計分析；科研決策

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2019）17-0005-02

一、引言

目前我國已有超過150所高校[1]開始使用科研管理信息系統，實現了科研管理效率的大幅度提升。復旦大學[1]于2008年10月啟動科研管理系統，包括綜合辦公、科研機構、科研人員、項目管理、科研成果、學術活動、年度統計、系統維護等多個子系統。這些系統功能使得該校能夠更好地對科研成果及科研項目進行管理，并且節省了大量人力和時間。隨著各高校陸續嘗試探索建立本校科研管理信息系統，在2015年全國高等教育信息化創新論壇上，高等教育信息化發展報告編委會專家做了《高等教育信息化發展狀況與趨勢分析》的報告，發布了由教育部科技發展中心牽頭、各個領域的專家共同完成的《高等教育信息化發展報告》（2014）的數據分析報告，其中對高等教育信息化今后的發展趨勢做了預測和展望，指出我國高校無線網絡發展迅速和校園一卡通普及化有所提升，但是科研信息化程度仍顯不足。在2018年4月教育部辦公廳召開的全國教育信息化工作會議中，也對高校教育信息化提出了新的要求。目前，高校科研管理系統的全面普及和全面發揮效用還有待進一步加強。因此，本文結合我校多年來不斷完善升級的科研管理系統的實踐，首先闡述了建立科研管理信息系統的必要性，然后說明高校科研管理系統的構建方法和意義。

二、建立科研管理信息系統的必要性

隨著移動通信5G的到來以及移動和固定終端的不斷完善，硬件設備已經支撐起了海量數據的實時傳輸和實時處理。國家政府部門近年來提出了“互聯網+政務服務”的戰略，簡化了工作流程，增加了政務效率，實現從“讓人跑腿”到“數據跑腿”的轉變，提升政府效能。在高校中同樣存在相同的問題，大量的科研數據，比如論文數據、專利數據、項目數據等，也需采用科研管理信息系統來實現自動實時的數據更新和處理，讓科研主體也就是高校教師在網上就可以實現成果錄入，同樣也方便了科研管理者每年的報表管理和成果分析工作。本文從以下幾個方面來闡述科研管理信息系統的必要性。

1.對科學決策的必要性。從大多數已運行的高校科研管理信息系統運行的情況分析，高校科研管理信息系統由于綜合了多方面信息和原始資料，在進行大數據的統計和分析后，可以更實時、有效的提供最新的全校宏觀科研信息，并能更好的實現一段時間內的縱向對比。科研管理系統提供多元化的數據形式，對決策提供了重要依據[1]。

2.對科研人員的必要性。科研工作實現規范化、網絡化、電子化，不僅使研究者能及時了解各類別課題的申報時間、申報條件、評審結果，及時進行課題的中檢和完成結題，還可以隨時通過固定網絡終端和移動網絡終端查詢經費的使用情況，及時進行橫向溝通，準確上報論文和申報專利，并及時將獲得的獎項向科研管理部門進行備案[2]。

3.對科研管理人員的必要性。在傳統人工管理模式下，科研項目從申報、中期檢查、結題乃至評審的整個過程都要花費大量的人力和物力[3]，存在掌握進度難、統計難等問題。在年終考核及職稱評審工作中，也存在科研人員和科研管理人員花費大量時間和精力對所報項目成果進行查詢、登記、上報及統計，存在時效差和精確度不夠等缺陷[4]。

4.對保密工作的意義。在以往人工操作模式中，存在紙質文件、圖紙易丟失，文件傳遞過程易泄密，等等問題。據報道，經過碎紙機處理的紙質文件仍有60%—80%以上的信息可被恢復。而運用科研管理系統，通過加密算法和隱去重要信息等方式可使整個科研工作過程處于相對封閉的狀態。由于設立使用人員分級授權制度，對防止人為竊密和保管不慎丟失文件事件的發生提供了可靠的保障。

三、高校科研管理信息系統的構建

1.權限管理。科研管理信息系統根據使用對象不同，分設了不同類型的登錄用戶，如普通類型用戶名、專用用戶名、特殊用戶名等。根據高校科研管理信息系統設置的安全規則或者安全策略，不同的用戶可以訪問而且只能訪問自己被授權的資源。權限等級不同，可使用的功能菜單項目也不同。使用權限的不同，可以保證科研人員實時掌握自身科研項目情況，科研管理人員掌握所管理類別下不同項目的進展情況，而最高層級領導將全局掌握一個學院，甚至一個學校的整體情況。

2.綜合辦公。科研管理信息系統可發布通知公告，科研人員可以及時查看科研管理部門發布的最新公告信息。區別于傳統門戶網站的優勢在于發布通知公告時，可以根據研究方向定向發布項目征集等，避免信息冗余。文件下載方面，可以根據不同權限提供相關文件和文檔的下載。預警信息功能可以及時接受項目進度及預警信息。

3.科研項目管理。科研人員可使用項目立項、變更、結項等功能完成科研工作的全過程，并可在項目周期內對項目進展進行更新。而科研管理人員則負責錄入、維護已經由上級部門審批確認的立項科研項目基礎信息，并及時通知課題申報人其課題是否獲得立項。由于采用了雙向公開，可避免傳統錄入時由于人工失誤造成的差錯。

4.科研經費的追蹤和管理。科研管理信息系統還可以實時獲取各項目經費的使用現狀，對使用情況和進度進行監控，經費使用人和經費管理人均可隨時查看科研經費到賬、支出及外撥情況，科研負責人還可以實時查看科研經費的報銷情況。

5.科研成果管理。科研管理信息系統可錄入科研人員的論文、成果信息，從檢索結果中認領論文成果和著作成果，對成果鑒定、轉化、獲獎等信息進行實時登錄和更新。通常高校的技術成果轉化率很低，能形成產業規模的更少[4]，而在對科研成果進行系統化管理后，有利于進行產學研的對接，促進企業與高校的密切合作。

6.科研數據管理。在階段性考核及年終考核時，對全校科研成果、基金項目類型、課題申報情況及結題情況進行統計和分析，及時了解準確的數據及考核結果。在學校信息管理系統建立中，學校各部門，如教務、科研、人事通力協作，而不是獨立成塊。由于我校建立的科研管理信息系統在最初用戶需求分析時就考慮了與上級管理部門以及校內各處室的兼容性，所以與大多數局限于本校系統的高校相比，兼容性有了很大提高，為上報各類數據報表以及與財務、人事對接提供了保障。

四、結語

本文結合目前全國科研信息化建設的情況，以及我校已建立的高校科研管理信息系統的使用，闡述了該系統在高校科研管理中取代人工模式的必要性和意義，并對系統應用功能和價值進行了介紹和分析。

參考文獻：

[1]藍靜.高校科研管理信息系統的優化設計初探[J].中國管理信息化，2018，（2）：105-106.

[2]王長通，李慧，王卓非，郭啟勇.構建現代醫院科研管理信息系統[J].現代醫院管理，2017，（4）：80-83.

[3]戴培剛.科研信息管理系統的構建和完善[J].中國高新科技，2017，（9）：59-60.

[4]王昭慧，邱道尹.高校科研管理信息化建設中若干問題的探討[J].華北水利水電大學學報（社會科學版），2017，（2）：42-44.