事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施

蔡雨軒

【摘 要】檔案管理作為我國事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，其與單位的正常運(yùn)行具有密切關(guān)系，但是當(dāng)前，一些事業(yè)單位對(duì)檔案工作缺乏足夠的重視，管理方法、管理手段、管理理念陳舊落后，難以滿足時(shí)代發(fā)展的需要，對(duì)單位發(fā)展也帶來制約和阻礙，因此，如何提升檔案管理質(zhì)量，成為現(xiàn)階段事業(yè)單位急需解決的關(guān)鍵問題。本文主要針對(duì)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析和探究，并且提出相關(guān)解決措施，希望給予相關(guān)單位以些許參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；問題；解決措施

事業(yè)單位的任務(wù)和責(zé)任為服務(wù)社會(huì)，是國家設(shè)立的重要機(jī)構(gòu)，對(duì)促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有積極意義。在事業(yè)單位的正常運(yùn)行中，需要做好相關(guān)記錄和統(tǒng)計(jì)工作，進(jìn)而為各項(xiàng)工作的開展提供數(shù)據(jù)和信息支撐。檔案是事業(yè)單位在運(yùn)行發(fā)展中形成的重要資料，通過有效的檔案管理能夠提升事業(yè)單位的服務(wù)水平、運(yùn)行質(zhì)量以及人資調(diào)配，對(duì)單位發(fā)展具有積極意義。但是當(dāng)前，一些事業(yè)單位在開展檔案管理中沒有注重引入新方法和新理念，導(dǎo)致檔案管理水平低、效率差，難以發(fā)揮其重要作用。因此，事業(yè)單位要結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)和行業(yè)發(fā)展，對(duì)檔案管理進(jìn)行改革創(chuàng)新，加強(qiáng)規(guī)范化、制度化以及信息化建設(shè)，突出檔案管理的核心地位，為自身的穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。

一、事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的幾點(diǎn)問題

（一）檔案人員素質(zhì)有待提高

在互聯(lián)網(wǎng)+戰(zhàn)略下，事業(yè)單位在開展檔案管理中已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化，但是檔案人員依然是管理工作的核心元素和重要主體，只有構(gòu)建一支戰(zhàn)斗力強(qiáng)、素質(zhì)高、樂于奉獻(xiàn)的專業(yè)化檔案隊(duì)伍，才能保證各項(xiàng)工作的有序開展。但是當(dāng)前，事業(yè)單位檔案人員的職業(yè)素質(zhì)、政治覺悟和專業(yè)能力參差不齊，為檔案工作帶來了負(fù)面影響，其具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，檔案人員專業(yè)知識(shí)不足，對(duì)檔案管理的價(jià)值和作用缺乏正確認(rèn)知，將資料收集、檔案分類和資料歸檔視為管理工作的主要內(nèi)容，不具備利用和開發(fā)檔案的能力和意識(shí)；其次，一些檔案人員是臨時(shí)借調(diào)而來，沒有接受過系統(tǒng)而專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)待工作缺少精氣神，導(dǎo)致檔案管理效率不高、質(zhì)量較低；最后，一些檔案人員年齡較大，自身的信息技術(shù)操作能力和信息素養(yǎng)不符合信息時(shí)代下檔案管理的要求，同時(shí)也沒有主動(dòng)學(xué)習(xí)的意愿，為檔案管理趨于智能化和信息化發(fā)展形成阻礙。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

當(dāng)前，一些事業(yè)單位對(duì)檔案工作缺乏重視，也沒有投入資源、人力和資金進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)檔案價(jià)值的發(fā)揮十分不利。首先，檔案管理依然沿用老舊設(shè)備，沒有添置現(xiàn)代化的信息設(shè)備；其次，事業(yè)單位在多年的運(yùn)行發(fā)展中產(chǎn)生了大量的文件材料，其中很多材料都是紙質(zhì)文檔，單位也沒有建設(shè)檔案室用于存放檔案，即使建設(shè)了檔案室，其硬件條件和存放環(huán)境也難以滿足管理要求，甚至一些檔案還存在破損和受潮的情況。

（三）管理方式較為陳舊

一些事業(yè)單位在開展檔案管理中，依然沿用以往的管理方式，沒有結(jié)合時(shí)代發(fā)展積極探索全新的管理手段，導(dǎo)致檔案管理效率難以提升。首先，事業(yè)單位在應(yīng)用信息技術(shù)中，主要用其進(jìn)行電子檔案儲(chǔ)存和管理，沒有建設(shè)共享機(jī)制和管理系統(tǒng)，信息技術(shù)的價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮；其次，內(nèi)部各個(gè)部門缺乏科學(xué)的合作與互動(dòng)，為檔案整理搜集增添了難度；最后，在檔案信息輸入中，沒有對(duì)電子檔案進(jìn)行統(tǒng)籌和分類。

二、解決事業(yè)單位檔案管理問題的相關(guān)措施分析

（一）注重開展人員培訓(xùn)

一支優(yōu)秀的管理隊(duì)伍是保證檔案管理質(zhì)量的核心因素，因此，事業(yè)單位需要注重開展人員培訓(xùn)，提升檔案人員的道德素養(yǎng)、專業(yè)能力和信息化水平。首先，單位需要結(jié)合自身具體情況，合理選擇檔案人員，篩選原則和流程需要透明公開，檔案人員要具備較強(qiáng)的責(zé)任心、鮮明的政治立場和頑強(qiáng)的工作作風(fēng)，在抽調(diào)兼職檔案人員前，需要對(duì)其開展專業(yè)化教育，促使其快速掌握以及了解相關(guān)管理方法和管理流程，配合好檔案部門開展各項(xiàng)工作；其次，單位要轉(zhuǎn)變以往對(duì)檔案人員不重視的情況，從薪酬、職稱和晉升等方面給予檔案人員以支持，調(diào)動(dòng)其工作熱情和積極性，進(jìn)而全身心的投入到崗位工作中；最后，隨著檔案管理信息化程度的加深，單位需要定期組織人員開展信息技術(shù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，通過培訓(xùn)班、微課、慕課等形式，提升檔案人員的信息化素養(yǎng)和技術(shù)操作能力，進(jìn)而滿足信息時(shí)代下檔案管理的新要求。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位在開展各項(xiàng)檔案工作中，需要以完善而先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施作為硬件支撐，基礎(chǔ)設(shè)施的完善程度和信息化水平，與檔案管理效率具有密切關(guān)系，當(dāng)前，雖然一些事業(yè)單位引進(jìn)了打印機(jī)、投影儀以及掃描儀等設(shè)備，但是其利用率較低，長期處于閑置狀態(tài)，不僅導(dǎo)致資源浪費(fèi)，同時(shí)也影響檔案管理的信息化進(jìn)程，因此，單位需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)需要加大人力、物力以及資金投入，結(jié)合自身管理需要，積極購入各種先進(jìn)的儀器設(shè)備，進(jìn)而滿足信息化管理要去；其次，事業(yè)單位需要加強(qiáng)庫房建設(shè)，改善檔案存儲(chǔ)的硬件條件，做好庫房的防潮、通風(fēng)、防盜工作，保證檔案資料的安全。

（三）轉(zhuǎn)變檔案管理方式

以往在開展檔案管理中，由于管理方式陳舊落后，導(dǎo)致工作效率較低、質(zhì)量不高，因此，事業(yè)單位轉(zhuǎn)變自身理念，創(chuàng)新以及優(yōu)化管理方式，進(jìn)而滿足發(fā)展需要。首先，要善于運(yùn)用現(xiàn)代化的管理理念和管理模式，將精細(xì)化管理落實(shí)到檔案收集、檔案整理、資料歸檔等整個(gè)工作環(huán)節(jié)中，保證各項(xiàng)工作有序以及全面的進(jìn)行；其次，基于互聯(lián)網(wǎng)開放性、共享性以及安全性的特點(diǎn)，檔案人員需要做好安全管理和檔案備份，結(jié)合檔案重要性設(shè)置使用權(quán)限，確保電子檔案的儲(chǔ)存和使用安全；最后，事業(yè)單位在內(nèi)部要加強(qiáng)建設(shè)局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門的檔案資源高度共享，發(fā)揮檔案利用價(jià)值，同時(shí)，各個(gè)部門需要配合檔案部門開展工作，自覺遵守檔案使用規(guī)定和要求，嚴(yán)禁外部網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱檔案，尤其對(duì)于機(jī)密檔案，要做好調(diào)閱管理和儲(chǔ)存管理。

（四）做好離職接班工作

檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性和系統(tǒng)性，事業(yè)單位經(jīng)常由專職人員負(fù)責(zé)檔案工作，如果檔案人員出現(xiàn)調(diào)職以及離職的情況，會(huì)對(duì)檔案工作的有序開展帶來影響，因此，單位需要做好離職接班工作。首先，事業(yè)單位要從制度層面進(jìn)行明確規(guī)定，如果檔案人員調(diào)職或者離職，需要由指派人員進(jìn)行接班，及時(shí)填補(bǔ)空缺崗位，保證各項(xiàng)工作有序銜接；其次，在人員離職之前，需要與接班人員做好工作交接，避免檔案管理出現(xiàn)問題，對(duì)單位運(yùn)行帶來影響。

三、結(jié)語

總而言之，隨著我國社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展，事業(yè)單位的社會(huì)服務(wù)職能更加受到公眾的關(guān)注，事業(yè)單位想要更好的運(yùn)行，為公眾和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，需要做好各項(xiàng)日常管理工作。檔案管理作為關(guān)鍵的管理內(nèi)容，單位主要領(lǐng)導(dǎo)和所有員工都需要提升思想認(rèn)識(shí)，給予檔案管理以高度重視，積極轉(zhuǎn)變自身的檔案意識(shí)，主動(dòng)配合檔案部門開展工作，檔案人員需要積極探索全新的管理方法和管理手段，迎合信息時(shí)代的特點(diǎn)，進(jìn)而提升管理效率和水平，為單位穩(wěn)定發(fā)展提供幫助。

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