檔案工作 特色管理者

沈彩霞

摘 要：檔案是企業的寶貴財富。檔案工作者則是履行著一項特色管理項目的管理者，作為檔案管理者需要不斷思索從而獲取更多發展空間。科學、有效、安全的檔案工作對于推動整個公司經營管理水平至關重要。

關鍵詞：檔案管理；特色管理者；科學；安全；有效；持續

公司在形成和發展上均具有東油特色的企業文化和經營管理----“預防為主持續經營 全員參與 和諧發展” 16字方針，在業務拓展方面積累了豐富的資源。

檔案工作者是履行著一項特色管理項目的管理者，作為檔案工作者，每年參加檔案專業培訓，通過不斷學習，系統了解檔案工作業務知識，更安全有效地對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等科學管理，全方位了解檔案管理工作的重要性。檔案在系統管理上的不足之處，應勇于創新；在存放方式上便于搶險、搬移庫的優勢之處，應敢于發揚。同時，針對檔案工作中存在的一些問題，需要不斷思索從而獲取更多發展空間。

一是規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的檔案基礎性工作，也是成為一流企業的一項重要保障。

當今已是知識經濟和信息時代，信息已成為比資產更為重要的戰略資源。檔案管理作為信息業的組成部分，作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮著重要作用。

為了使公司向標準化、質量化、信息化的軌道前進，公司內部結構在不斷地改革，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對檔案管理工作的發展提出了新的要求。在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的特色檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設和發展的歷史過程，是公司管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎性工作，成為一項緊迫的任務。它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險，提高公司的市場競爭力、推動公司持續發展起重要作用，也成為衡量公司經營管理水平的重要標志。

二是進一步增強檔案管理工作的自覺性，盡快突破檔案初級保管階段，在規范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。

工作期間，檔案工作者所面臨檔案管理思路的沖擊來自于資源的搜集、檔案信息化建設，來自于所探究的如何針對公司特點構建檔案管理體系、拓展檔案信息資源的沖擊。作為檔案工作者，就是要把理論知識服務于實踐，把學習到的知識應用到實際工作中去，這是當前面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，構建檔案管理系統性框架、拓展檔案信息資源是當務之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關鍵點。

對此，首要熟悉、掌握公司的業務情況和專業知識，針對公司的業務性質以及內部組織結構重新調整檔案的類目；其次，要系統地整理歷史檔案，積極開發檔案信息資源。

三是管理模式上集中統一，實體分部門保管利用是檔案管理工作的發展方向，盡量縮短立卷歸檔周期。

在模式上集中統一，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環節，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。檔案管理工作有條不紊，整齊規范，有規可循，有目可查。針對各自部門的不同性質和特點，制定不同的管理方法，進行規范、科學化保管。既不影響調檔利用，又便于推行繁忙業務。

檔案工作，其最終目的是幫助解決問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環節。

四是努力提高檔案管理者的專業知識和業務能力。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。

檔案工作，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。檔案工作者自身要全面了解、掌握公司的業務，要不斷提高檔案管理方面的業務水平和工作技能，勤總結，勤改進，勇于創新。

五是要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度，加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度。

檔案是企業的寶貴財富，要建立健全檔案管理制度，在制度的約束下安全、有效保管檔案，科學利用檔案。工作中不斷發現問題、解決問題，合理開展檔案工作，并實時將檔案工作納入企業管理運行程序，做到“三納入”、“四參加”、“四同步”保證檔案信息的完整性。“三納入”：即檔案工作納入單位工作計劃；納入領導工作議事日程；納入單位干部的經濟責任制和崗位責任制中。“四參加”即檔案人員參加產品鑒定會；參加科研課題審定會；參加工程項目驗收會；參加設備開箱驗收。“四同步”：即單位在下達計劃任務與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查文件材料的形成情況同步；評審鑒定成果與驗收、鑒定檔案材料的完整、準確、系統情況同步；上級登記和評審獎勵科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。

六是加強檔案信息安全意識。

檔案信息資源是企業不可再生資源的原始記錄，更是黨和國家的寶貴財富，一旦文件發生事故就會造成無法彌補的損失。檔案工作人員要本著高度負責的精神，切實做好檔案的保護工作，把檔案安全放在一個重要的位置上，不斷學習、宣傳、貫徹國家對信息安全及資料管理等情況的規定，加強檔案信息管理的安全意識、安全教育、普及檔案信息安全知識，消除檔案信息安全認識上的誤區。樹立科學正確的檔案信息安全觀念，堅持“安全第一，預防為主” 的方針，把安全責任意識落實在檔案工作管理的全過程中。

結語

總言之，檔案工作者，不僅會成為領導和各部門的參謀助手，同時也會對提高公司工作效率和工作質量有很大的幫助；檔案工作者，是履行著一項特色管理任務工作的管理者。科學、有效、安全的檔案工作，能推動整個公司經營管理水平更上一個臺階。優秀的檔案管理人員需具備較高的政治素養、意識素養以及專業素養。隨著經濟和社會的不斷進步，新時代的檔案管理工作對檔案管理者提出了更高和更大的要求。為做一名優秀的檔案管理者要不斷學習創新，掌握最新的信息技術，與時俱進，為企業、為國家和人民提供更優質量的服務。

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