淺談博物館藏品管理系統的分析與設計

陳詠芯

摘 要：隨著計算機技術和互聯網絡的廣泛應用，社會信息化進程不斷加快，已經滲透到社會生活的各個方面，博物館對藏品的管理也開始向數字化管理的方向轉變。藏品的數字化管理，是提升現代博物館藏品管理工作水平的迫切需要。文章以東莞市可園博物館藏品管理系統的開發為背景，對日常藏品管理工作進行了認真的需求分析，并以此為依據完成了系統的模塊和功能設計。

關鍵詞：博物館;數字化;藏品管理系統;藏品信息管理;檢索功能

在全國第一次可移動文物普查工作完成后，作者對藏品信息管理系統有了更深刻的認識。此次普查梳理了現有的各種工作標準，規范了文物信息采集的要求。通過將此次普查工作中形成的規范化文物數字資源和標準化的基礎管理模塊，與可園博物館藏品管理的實際情況相結合，筆者對系統做出相應的模塊設計、功能設計，建立與新時期博物館發展相適應的藏品管理體系。該系統由八個主要模塊構成：征集管理、藏品登記、庫房管理、事故管理、憑證管理、藏品統計、用戶管理、系統管理。可以對藏品信息進行登記、修改、刪除、瀏覽等，可以實現藏品出入庫信息的管理、征集流程的管理、藏品事故登記及處理反饋的功能、庫房盤點、藏品各種憑單的生成及打印、用戶生成及權限的控制。

1 博物館藏品管理概況

1.1 博物館藏品管理現狀

博物館藏品是國家珍貴的文化遺產，是人類科學、文化不斷發展的歷史見證，具有非常重要的研究價值，是博物館立足的根本。但紙質類藏品、檔案、照片受限于其實物的生命周期，受環境變化影響較大，想要最大限度保持實體的原狀有一定的挑戰。

1.2 藏品管理工作程序繁瑣

藏品管理工作程序繁多，包括接收、鑒選、登記、編目、入庫、保管、提用、統計、注銷等，由于缺乏藏品基礎數據庫，藏品的日常管理只能沿用傳統的管理模式，依靠不同的Excel表格來記錄，工作效率低。若藏品信息變動，需要將藏品對應的紙質和電子資料逐一更改，手寫材料難免有筆誤疏漏，多份電子資料同時修改也容易出現因操作不當導致資料誤修改或漏修改等問題，且資料的更改記錄也難以查詢，造成誤差的數據重復核對，不利于藏品的保存。

1.3 檢索困難

基于數據庫的缺乏，藏品的文字資料與圖片資料只能分開管理，使用者想了解某個藏品資料，只能依靠人工從大量藏品記錄中逐條查找并制作表格，檢索不易。對于館內藏品數量在千余件或萬件以上的博物館來說，對藏品進行分析和資料整理的工作難度很大，不利于工作效率的提高，且制約著博物館文物保護與利用工作。

1.4 博物館藏品管理水平提升的必要性

提升藏品管理水平，有利于將藏品管理人員從傳統、繁瑣的博物館藏品管理工作中解放出來。其中，科學管理藏品庫房是延長藏品壽命的關鍵環節，不但能提高工作效率和更好地保障藏品安全，增加藏品的利用率，還能實現資源共享，促進社會公共文化事業的發展。

2 根據實際情況總結開發系統的要求

想要對系統做出準確定位，前期充分的準備工作尤為重要。堅持問題導向，從博物館日常工作的實際情況出發，在對人員的工作內容進行充分了解后，將開發的具體要求作詳細的總結，主要包括以下幾項內容：

①藏品登記：采集和錄入藏品信息，編制分類賬、總賬，填寫藏品檔案、卡片，包括填寫藏品的編號、名稱、作者、年代、尺寸、重量、質地、完殘情況、來源、入藏時間等。

②藏品瀏覽：根據不同展覽或活動要求，提供給各部門的藏品信息需要進行篩選、提取并制作成表格。

③庫房管理：人員和藏品的出入庫管理、庫房盤點、庫房信息管理、事故管理等，每一環都有對應的表格登記和審批。

④藏品征集：草擬征集內容，篩選初選對象，組織實施具體文物征集工作，并安排專家鑒定，每一環節都要制作出對應的表格登記審批。

⑤藏品統計：各類文物藏品統計，編制年度新增藏品統計報表。

3 系統設計

3.1 系統設計原則

系統設計應符合博物館的特殊性質，達到藏品管理的目標，滿足藏品管理的需求，其原則可歸納為實用性、先進性、安全性。

實用性：根據博物館的實際需求設計系統，系統要適應藏品庫房內的操作特點，包含有行業習慣的操作界面和操作功能，操作界面簡潔、易懂，便于使用。

先進性：為了方便今后系統的升級和維護，系統的各個模塊應該能夠修改、添加、刪除，預留擴充的接口，并且不會影響系統的穩定運行。

安全性：系統記錄了博物館所有的藏品信息，必須保障藏品信息不被篡改、竊取，保證系統不被非法訪問。

3.2 用戶角色定位

在系統設計中，根據用戶的使用類型確認用戶角色，對用戶的權限進行具體劃分至關重要，是保證系統安全運行的關鍵。每個用戶的角色不同，默認的訪問和操作權限也不同。

系統管理員：擁有所有權限，可查看所有頁面，能對系統數據進行備份。

一般用戶：只能查看部分頁面，對部分頁面信息進行修改。

角色權限的劃分可使用系統默認的角色權限配置，也可進行角色權限的修改，針對某個用戶的權限修改也可實現。可配置的權限包括可以訪問的范圍、可以訪問的模塊（界面）和每個模塊上不同的操作權限，如增刪、修改、查閱。

確保用戶具有對應的操作權限，防止用戶對系統進行超越權限的操作，保證使用過程的安全性、保密性。

3.3 系統模塊設計

根據對各部門辦事流程的分析，系統主要模塊如下：

藏品錄入和展示模塊：藏品的基本信息和圖片的錄入、藏品信息管理，所有發生的藏品信息的變動數據都會同步反映在該界面中，數據保持一致性。展示界面能展示所有已錄入的藏品信息，包括藏品文字和圖片信息，方便使用者更好地查閱藏品信息。