事業單位檔案管理信息化建設有效策略淺述

摘 要：針對當前事業單位檔案管理現狀，本文就事業單位檔案管理從傳統管理模式到信息化管理模式的利弊做了詳細的闡述，指出了事業單位檔案管理模式改革的必要性，并對此提出有效的解決辦法。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；改革

1引言

隨著我國互聯網信息不斷地發展，各行各業現已紛紛進入到信息化辦公，國家機關事業單位也緊跟時代的腳步，我國事業單位檔案管理工作也在不斷進步，逐步實現進入信息化辦公。檔案管理工作是機關事業單位工作的重要組成部分，是事業單位開展其他工作的重要保障，檔案管理工作的好壞是事業單位工作水平、單位實力的重要指標。目前，已有部分機關事業單位對檔案管理實行信息化管理，在此改變過程中，有非常大地難度。本文就事業單位檔案管理從傳統管理模式到信息化管理模式的利弊做了詳細的闡述，指出了事業單位檔案管理模式改革的必要性，并對此提出有效的解決辦法。

2事業單位傳統檔案管理模式

事業單位傳統的檔案工作管理模式是一種比較機械、呆板的紙質手工工作管理模式。工作過程步驟包括收集資料、分類別歸檔、裝盒存檔等步驟。這些工作幾乎全部是手工完成。工作任務重，需要人員多，且容易出錯。同時檔案存檔都是紙質化存檔，歸檔檔案隨著時間的推容易老化、發黃，導致重要檔案的丟失、廢舊。給事業單位工作造成了不可彌補的錯失。

3事業單位檔案管理新模式——信息化管理模式

事業單位檔案管理新模式是結合現代化信息應用技術和事業單位工作性質提出的一種全新的有效的適應于事業單位的一種全新的工作管理模式，主體是對檔案存檔這一項工作而言的。這一新模式將會代替傳統的紙質手工方式的檔案管理模式。它能夠永久性的將檔案資料存儲于軟件系統中。有效地避免了紙質檔案長期存儲帶來的老化、丟失，能夠更好地服務于事業單位的各項工作中。

4事業單位檔案管理模式改革的重要意義

現代信息應用技術的高速發展帶來了電子檔案的誕生，為事業單位檔案管理工作提供了正確的改革方向，與此同時，對事業單位檔案管理這項工作提出了比較高的水準和要求，能夠有效地提高事業單位辦事效率，節省人力和時間。電子檔案具有傳輸方面快捷、存儲性好、安全性高等優點，所以能夠快速的取代傳統的紙質檔案管理模式。電子檔案管理方式的正確引入，不但使事業單位檔案資料的利用范圍變大，同時對使用者查詢資料也更加的方案快捷。基于電子檔案的多種優勢，事業單位檔案管理模式從紙質檔案管理模式到信息化管理模式的改革迫在眉睫。

5事業單位檔案管理改革創新的新措施

事業單位的檔案管理工作在事業單位工作中有著舉足輕重的作用，關系著事業單位保密工作的前提。工作效率直接影響著整個單位工作的正常程序。因此，信息化改革創新工作是非常有必要的，主要從管理制度的完善、管理人員綜合素質的提高以及如何創建管理新模式幾個方面著手進行分析。

5.1完善檔案管理制度

無論什么工作，必須在一定的管理制度下才能有效的完成，工作模式發生變化，管理制度需得變化才能適應新的工作模式。檔案管理工作也是如此，由人工紙質工作模式轉化為信息化工作模式，必須得制度新的管理制度來適應新工作模式。傳統的紙質人工管理方法會造成很多工作經常出錯、需得重復性完成，這不僅浪費了工作人員的時間，同時也會導致管理模式在改革的路上越走越遠。因此，在進行檔案管理模式改革過程中首先要建立新的適用于信息化管理模式的管理制度。

5.2提高檔案管理人員綜合素質

事業單位是我們熟知的鐵飯碗，工作人員屬于體制內人員，一般流動性小，新引進人才也較少。尤其在檔案管理人員中，多數是年齡較大，從其他崗位退休或轉崗的人員。雖然他們的思想道德和職業素養很高，但卻對計算機專業技能及現代信息技術不夠熟練，且對新事物的接受能力較弱。因此，在事業單位檔案管理模式創新改革的過程中提高檔案管理人員的綜合素質顯得尤為重要。具體可從以下幾點做起：

首先應定期培訓檔案管理人員專業的檔案管理理論知識和實踐知識；其次要加強檔案管理人員的計算機專業技能，保證檔案管理信息化建設的成功改革；最后，應該不斷引入新時代信息化技能性人才，有效促進事業單位檔案管理工作的成功改革。

5.3創建信息化檔案管理工作新模式

事業單位檔案管理新模式的創建核心在于信息化建設，涉及的內容極多，方方面面的事項都要重新建立模板。是一項長期的工作。在改革創建過程中應該從以下幾個方面著手進行。

一是配置各種軟硬件設施。包括購買適用于事業單位的檔案管理平臺系統，及相關系統軟件，如智能密集柜系統、檔案凈化整理臺等系統。通過配置這些信息化系統軟件實現全類型檔案管理、自動化整理、檔案規范化、防范安全風險等功能。

二是對管理人員的培養。必須提高管理人員的創新服務觀念，使管理人員從思想上接受檔案管理工作的改革這項舉措。只有思想上接受這一舉措，才能激起管理人員學習信息化電子檔案管理工作的興趣。事業單位應該定期給檔案管理人員開展信息化電子檔案管理專題培訓會議。包括計算機應用能力的培訓、檔案管理平臺的應用及互聯網信息化在檔案管理工作中的應用等內容。

6小結

綜上所述，事業單位檔案管理工作的改革創新是非常迫在眉睫且有必要的。為了事業單位檔案管理工作信息化管理模式的順利改革，我們應該采取有效措施來實現檔案管理工作的信息化，保證檔案管理信息化工作的開展并促使其在提高事業單位工作效益方面充分發揮作用。同時本文對事業單位檔案管理的研究只是粗淺探討，對管理模式的改革及提出的有效對策不能十全十美的解決所有問題，僅供讀者參考。

參考文獻

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作者簡介

孫瑞敏，內蒙古建筑職業技術學院。