會展策劃與管理的實施研究

李博 陳鈺琳 陸璐

摘要：會展策劃與管理是指充分利用現有信息和資源，判斷事物變化發展的趨勢，全面構思、設計，選擇合理、有效的方案，使之達到預期目標的活動。策劃是一個綜合性的系統工程，目標是起點，信息是基礎，創意是核心.據收集和掌握的信息，對會展項目的立項、方案實施、品牌樹立和推廣、會展相關活動的開展、會展營銷及會展管理進行總體部署和具有前瞻性規劃的活動。會展策劃與管理對會展活動的全過程進行全方位的設計并找出最佳解決方案，以實現企業開展會展活動的目標。

一、項目的簡介及前景

隨著第三產業在國民經濟中的地位不斷地提升，會展業作為一類新興的經濟產業形式，呈現出蓬勃發展的態勢逐漸被社會各界重視。目前，中國會展產業的規模日趨擴大，國內已經形成了一定數量的知名展會，如中國-東盟博覽會、文博會、義博會、廣交會等。會展業是集商品展示交易、經濟技術合作、科學文化交流為一體，兼具信息咨詢、招商引資、交通運輸、城市建設、商務旅游服務等多種功能的一種新興產業。通過會展活動，能帶動巨大的物流、人流、資金流、信息流和文化流，提升城市品位和知名度，進而推動經濟和社會發展。加快發展服務業，已成為我國推進經濟結構調整、加快經濟增長方式轉變的必由之路。會展業作為現代服務業的一個代表性行業，對經濟的帶動作用一直有“1：9”之說：即會展業直接收入為“1”，則當地交通、餐飲、住宿、旅游、購物、電信等相關產業的收入可達“9”。由此可見，會展業對經濟的促進作用非同一般。

會展經濟的持續走高態勢，體現的是城市的經濟繁榮和領導者的正確指引。近期的多國城市多向發展使得會展業的競爭不斷加大并大幅度的促進了對它經營理念的創新，很多城市為更好地尋求發展將重點放在外觀及各種活動上。會展經濟在本國尤其優勢，并獨具 鰲頭，部分一線城市在確定品牌的目標上應順應時代的發展，獨具特色，占據優勢地位，但城市會展至今仍有不足，在自身的定位中、中 期的戰略實施上、帶頭者的自律及引導上都存在相應的問題，產業的整體積極性不高，對其無威脅。將城市會展業品牌體系達到盡善盡美，并發展成為與國際能夠抗衡，與之媲美的品牌會展項目，是城市會展業當前所要考慮并實施的最佳方案。

二、會展策劃與管理存在的問題

（一）會展行業宣傳力度小，從運營方面看，客觀上資金的不及時，會讓城市的會展發展停滯，很多城市會因此無法帶動團隊的創作能力，制定不出合適并適時的方案來，導致前期的活動沒有開展出來。

（二）會展場館缺乏領導和組織在總體的消費支出中，租賃場地消耗極大，在現階段條件還不是很優越的條件下，大多數場館會在摸索中前進，這也就是讓資金消耗的原因之一，要進行大量的實驗才能探索出科學的業務體系；一些純理論性的知識并沒有落實到實處，而是在漂浮中尋找相應的時機。因此，賦有文化氣息的會展缺乏管理和正確的方案落實，使得城市缺少生機。

（三）國際會議數量亟待增加，對很多城市本身會因為位置就有優勢，不但有基本的場所及配套設施還有較為完善的資金鏈系統與之匹配，這些都是居于首位所要考慮的。但引入的會議范圍較小，而與此同時，其他城市在此項目上也會有所作為，來確保城市的穩定發展，就如同鄰國的亞洲城市多次被國際組織評為“亞洲最佳會議城市”等稱號。如此看來，我們要想走向更寬廣的領域還需要在宣傳的同時樹立符合本城市發展的觀念，達到國際的認可，從而引入本城市。

（四）名牌展覽會相對缺乏，要從根本上突破限制，就要從自身出發，謀求發展就要自身 硬，要建立起一個屬于自己的品牌，并推向各國，這樣更有利于城 市的效益及地位的提升。然而，目前部分城市雖然在次數上和國外相差無異，但從本質上去分析還是有不足之處。自身的認識，對專業的概念還很模糊，在國內中因知識的深度，很多人也不清晰，普及度稍有不足，對不同人群的需求還有待進一步提高。

三、項目的發展與規劃

1. 會展行業管理清晰化，建立符合各地區發展的規則，并根據每個時期的不同情況推動城市會展產業持續穩定發展，讓制度成為最有力量的保障。在此基礎上，要讓國際慣例認同我們的同時，發展符合現階段的活動，具體問題具體分析，要為長遠的發展做考慮。根據現狀組織一個專門的結構或是設置臨時的管理部門，方便發展也規范了相關行業的運行。

2.提高會展產業軟實力，城市會展產業在今后會發展的越來越好，格局也會逐步形成，其軟環境主要包括：展覽市場條理清晰，有序；實時進行評析和規劃等工作；保護該行業應有的權利，讓有關人員能夠充分運用自己 的合法權益；讓場館更加立體化、快捷化、簡便化；著重對相關人員進行培訓，有需要的給予實地幫扶，組成完善的聯系脈絡，切實 提高城市會展從業人員的綜合水平。

3. 吸引高層次的國際會議，打造會議品牌意味著可以讓城市發展更上一層樓。一方面，通 過高層次的會議，多方向的資源也會集聚在一起，形成一個高效的信息狀態呈現在城市中，有利于打造多元化的城市，也能夠得到大眾的認可。另一方面，通過制定有利于品牌發展的政策，會帶動國際會議組織者參與進來。不妨看一看周邊城市如新加坡、神戶等城市的相關布局。

四、項目實施的條件和主要方案

條件：

1.有可供研究的各類層次會展舉辦或預舉辦。

2.成立會展策劃小組以及演習策劃小組，邀請專家團隊對會展策劃小組進行指導。

3.主要需要遵循以下幾項原則：目的性原則，操作性原則，創新性原則，有效性原則，規范性原則。

主要方案：

1.對預舉辦會展的項目，聯系其會展舉辦組委會，使用專業的知識，對會展運用SWOT法則進行可行性分析，并確立具體的可行性研究步驟。

2.確定有利不利因素，估計成功率大小，經濟效益和社會效果程度。

3.對會展進行演習，具體確定會展各方面的資金需求以及所能夠創造的效益。

成立會展策劃小組，對會展的策劃進行分階段實施。

五、研究過程中發現的潛在問題

1.會展策劃是一項具有風險性的活動，在理論上，假定會展組織機構要選擇達到目標或期望結果的最合適的路徑。會展的策劃機構也總是希望能找到通往預期目標的捷徑。但最終策劃產生的結果，總是存在不確定性。因此，在會展的策劃中應盡可能將未來活動的不確定性及風險性降至最低。

2.在會展項目實施的過程中，勢必會受到一些未及時預見的突發狀況影響，例如當地社會政治變化，經濟形勢變化等突發事件，這樣會導致該項目出現停滯，甚至取消，給項目實施帶來很大難度。

六、項目發展的意義與價值

1.為會展決策提供最佳方案。會展策劃的目的就是尋求最合理、最經濟、最有效的方案，為會展決策提供科學依據。

2.提高會展活動的經濟效益。會展策劃基于充分的前期調查，運用科學方法，優化資源配置，大大減少會展項目的盲目性，有效地避免資源浪費，克服各種不合理性，從而提高會展項目的效率和效益。

3.塑造會展品牌形象。會展策劃是一項系統性品牌工程，它根據會展市場的需求，在保持自身優勢和特色的基礎上，在會展內容和形式上努力創造全新的亮點，提升競爭實力，從而塑造會展品牌形象。

4.會展行業是我國的朝陽行業，會展行業可以帶動相關行業的發展。

項目編號：2017179 海南省大學生創新創業訓練項目

（作者單位：三亞學院）