大數據時代下企業檔案信息化建設的幾點思考

王素潔

摘要：隨著企業生產經營活動的不斷增多，企業所涉及的檔案資料也會持續增加，而檔案資料作為企業制定正確發展戰略和控制運營風險的主要參考依據，能否對其進行信息化管理，直接決定這我們獲取檔案信息資源的準確性和實用性，因此，完善企業檔案信息化建設，是企業生存與發展的必由之路。例如，如果我們不能從企業所掌握的檔案資料中獲取有價值的信息資源，就很難準確掌握企業發展的機遇和存在的安全隱患，從而降低企業自身的盈利能力和市場競爭能力。此外，由于電子檔案資料是在近幾年才得以廣泛運用的，所以，其信息化建設的標準、途徑以及人才等都還處于形成階段，在很大程度上降低了企業檔案信息的時效性和安全性。因此，研究大數據時代企業電子檔案信息化建設這一課題具有十分重要的意義。

關鍵詞：大數據；檔案信息化；實用性；安全性

1企業檔案管理信息化建設的意義

企業檔案信息化管理是在大數據時代背景下產生的檔案理論與實踐，是檔案資源和檔案各項管理過程通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉化成數字化信息，實現檔案資源的合理配置與有序、進行信息化有效開發利用，實現檔案資源的社會共享。隨著社會檔案意識的增強及檔案效益的顯現，隨著計算機的普及、檔案的進一步開放、電子文檔的實行，檔案利用將出現跨地域、跨行業的局面，突破時空界限，成為企業經濟活動的一個重要內容。因此，加強企業檔案管理信息化建設，不僅是全面提高檔案利用率，最大限度地滿足企業內各部門對檔案利用的需求，而且是經濟活動正確決策的必然要求。

2大數據時代企業檔案信息建設存在的問題

2.1電子檔案信息安全性低

每個企業在生產和運行的過程中，都會產生或多或少的機密檔案，而截止到目前為止，我們依然沒有設計出安全性能較高的電子檔案管理軟件，且電子檔案的傳輸與保存大多是通過第三方軟件加以實現，所以，我們很難全方位的確保企業電子檔案信息的安全。例如，很多企業常常通過QQ、微信、郵箱等平臺傳輸電子文件，所以，一旦企業收發文件的賬號和密碼外泄，就會造成檔案信息泄露的現象。再有就是，很多企業為了獲取同類行業的商業機密，常常會聘請黑客入侵競爭企業的電子文件管理平臺，獲取核心機密，因此，如何提高電子檔案信息的安全性，已成為當前制約電子檔案信息化建設的首要瓶頸，同時也是企業在大數據環境下開展電子檔案信息化建設工作的主要難題。

2.2企業缺乏信息化建設標準

當前，雖然很多企業都紛紛參與到電子檔案信息化建設的潮流中，但是由于此項工作起步較晚、發展速度過快，使得與之相匹配的建設標準還處于探索和形成階段，以至于在使用電子郵件的過程中常常出現電子文件的搜集、編號、查找以及格式等存在不一致的現象，在很大程度上降低了我們使用電子檔案資料的速度和效率。例如，一些企業為了防止文件接收部門修改或編輯電子文件，常常會將文件設置成PDF格式或CAJ格式，而這兩種格式往往都需要使用與之相匹配的閱讀器才能將其正確打開并瀏覽其他內容。也就是說，當我們在接收到PDF格式或CAJ格式的相關資料時，我們還必須要下載PDF閱讀器或CAJ閱讀器才能準確的獲取文件中的信息。

3在大數據時代企業檔案信息建設辦法

3.1轉變觀念，優育人才

第一，促進企業領導和管理人員轉變觀念，樹立優化實施檔案管理的正確認識，明確了解檔案信息化管理的內涵、優勢、不足和重要意義，增強信息化應用意識。第二，加大檔案管理人才的培養與引進。在管理工作實踐中，企業可以利用內部競聘、對外人才招聘、邀請專家講座指導等有效形式，建立較為合理的管理人才隊伍，讓更多具有良好責任心、具備檔案專業素養、綜合素質較強的人才充實加入檔案管理的行列。第三，加強輪訓學習，更新管理知識，熟練掌握信息化管理方法和技能，不斷提高管理人員的能力和素質。企業必須對管理人員的計算機專業知識、應用技能、綜合素質等進行有針對性培訓，注重考核管理業務能力，提高他們對檔案管理的思想認識，培養出高素質的、熱心致力于檔案管理事業的人才隊伍。第四，激勵管理人員善于運用先進科學知識開展檔案管理工作。檔案管理實質就是知識管理。企業要鼓勵管理人員在日常工作中多堅持學習，靈活利用掌握的新知識、新技術和新方法來開展檔案信息化管理活動。

3.2完備設施，提升效能

首先，企業要根據國家檔案管理標準，充分利用便捷的信息技術手段，開發、建設優良的檔案管理操作系統，并配備標準化管理設備，創建一個科學實用的檔案信息運營網站，實施信息化操作和管理。網絡化服務是檔案信息化管理的基本要求和主要方式，通過豐富生動的網頁形式提供相應的檔案信息服務，可以便捷地實現網絡瀏覽、查詢、檢索、歸檔、下載等多樣功能，適時更新檔案數據信息。其次，要不斷提升檔案信息資源管理數字化程度。借助信息化、數字化管理進程，有利于進一步促進企業各部門之間的在線信息資源傳遞和互通共享。企業各個部門要及時整合相關檔案信息資源，按照檔案管理體系組織創編成有機的資源整體，借助檔案管理操作系統優化實施信息化管理。最后，企業還要不斷提升網絡技術和工作平臺建設能力，重視各種豐富的、具有管理參考價值的音頻、視頻、圖像、電子文檔等檔案資料的數字化搜集、存儲、管理、維護，充實檔案信息資源數據庫，提高檔案管理的數字化效果，以更好地為發展決策、工作考核和人才培養提供有益參考。

3.3把握檔案管理信息系統建設的保密要素功能

一般情況下，企業為了做好檔案方面的管理工作，都會建立一個企業檔案館進行檔案的接收、保管和提供利用，是企業在不斷發展過程中的重點保密要害部門。而隨著我國信息技術水平的提升，為了確保企業檔案管理工作質量的持續提升，各個企業在進行檔案管理工作時，逐漸將信息技術運用到了相應的工作之中，從而通過這種方式，實現庫藏檔案條目的電子化。但是這一工作的開展，必須要確保企業檔案信息具有一定的安全性和保密性，以此為基礎進行相關工作的開展，才能擁有更高的管理質量。只有這樣，才能推動企業辦公自動化的推進和檔案管理信息管理系統的不斷優化和升級，進而實現檔案管理信息系統由條目化存儲向檔案全息數字化信息存儲轉變，并且能夠實現僅由檔案管理人員使用系統到對企業全體員工開放利用的轉變。因此為了確保企業檔案保密與檔案信息化的融合發展，就需要在開展這方面的工作時將檔案信息保密安全作為信息系統開發的要素進行相關工作的開展，并且還要確保信息管理工作在開展過程中的安全性，將相應的安全措施運用到管理工作之中。比如在這過程中，確保企業內部網絡與互聯網物理隔離，對系統管理人員的權限通過分層、分類的方式設置，同時還要根據企業員工的不同工作崗位做好不同的查詢利用權限的配置工作。從而通過這種方式，促使企業全息電子信息檔案在管理過程中的安全性和真實性。

4結語

檔案信息化管理是一項系統性的工程，事關企業能否持續發展。在管理實踐中，企業還應堅持努力，結合實際管理工作需要和具體問題，加強信息化管理，不斷提高管理工作效能，以更好地為企業管理和決策服務。

參考文獻

[1]劉俊.“大數據時代下的企業檔案信息化建設”研討會召開[J].上海檔案，2015（01）.

[2]徐佳.大數據時代企業文書檔案的信息化管理探究[J].卷宗，2014（07）.

[3]婁國哲，王蘭成.大數據時代軍隊干部檔案工作的信息化建設研究[J].中國管理信息化，2015，18（19）.

（作者單位：山東省樂陵市檔案館）