新時期如何提升醫院檔案規范化管理

朱緒如

摘要：醫院經營發展過程中會產生大量的檔案資料，為了進一步提高醫院管理水平，保證檔案的規范化管理，積極應用現代化信息技術具有重要意義。文章主要從檔案管理問題出發，探討提升醫院檔案規范化管理的有效措施，希望能夠為相關人員提供一些幫助。

關鍵詞：醫院檔案；規范化；檔案管理；醫院管理

引言

醫院檔案主要是醫院在從事醫療、科研、教學及其他業務活動過程中形成的有價值的歷史記錄。傳統檔案管理無法使檔案資源被最大限度的大限度開發和利用，同時檔案使用效率，不能滿足當前現代化醫院對檔案資料的使用需求。因此實施規范性、科學化的檔案管理，對減少醫療資源浪費，提高醫院管理工作效率和推動醫院事業的蓬勃有重要意義。

1醫院檔案管理的重要性

在醫院的發展與建設中必然會形成大量的歷史資源與醫療文件資料，而醫院檔案管理工作主要針對于上述各類資料進行專業化管理。從醫院檔案管理工作內容來看，其所涉及的范圍較廣，常見的有載體文件、工作記錄、影像資料與錄音材料等，這些都是在醫院發展中所形成的各類文件。通過開展高效率的醫院檔案管理工作，便于為醫院進行學術研討與行政管理工作等提供必要的參考資料，同時在處理醫療糾紛時這些檔案是極為重要的證據。第一，真實反映出醫院的發展歷史。醫院檔案管理部門屬于醫院的重要部門之一，在推進醫院的發展中發揮著至關重要的作用，對于醫院長遠發展來說意義重大。換言之，在醫院的改革進程中醫院檔案提供了必要的信息數據，為醫院領導者制訂戰略發展規劃提供重要的依據，從而推進醫院的健康發展。同時，醫院檔案詳細地記錄了醫療、設備、器械以及財務技術等方面內容，真實、客觀、全面地反映出醫院的歷史發展進程。第二，為醫院開展各項工作提供重要依據，醫院在開展日常工作中離不開檔案管理工作的重要支持，包括人才隊伍建設、人事組織工作等，尤其是在人才考核、培養與管理等方面醫院檔案管理工作發揮著不可替代的作用。醫院在招聘人才與選拔人才方面需要檔案管理工作的支持，由此可以看出，要想保證醫院各項工作的順利進行，有必要做好并落實醫院檔案管理工作。

2目前醫院檔案管理存在的問題

辦公自動化環境下的醫院檔案管理著實為醫院煩雜的工作減輕了不小負擔，但在具體的醫院檔案管理工作中還存在很多細節問題需要辦公自動化進一步完善，加之很多醫院檔案管理人員的專業素質不高，影響著醫院檔案管理的進一步發展。目前，我國多數醫院在檔案管理工作中還停留在用人力進行收集、整理的現象。眾所周知，醫院是一個龐大的系統，它分為各個科室，每個科室都有具體的工作，每個科室的病人也要有具體的病歷需要整理，如果單純依靠人力進行歸檔需要消耗大量的時間和經歷，并且在這些檔案整理的過程中多數為紙質檔案，檔案管理人員還要對紙質檔案進行不同的分類及保管，在整理過程中很容易出現遺漏，所以要不斷加強檔案管理的研究。此外，醫院在檔案管理上沒有足夠的重視也是目前醫院檔案管理存在的問題，這種現象的發生與醫院的領導層有很大關系，領導層如果把醫院檔案管理工作當作重點工作來抓，那么檔案管理人員自身對檔案管理的意識也會逐漸增強，樹立正確的檔案管理觀念，對檔案管理工作進行規范整理和提升檔案管理的保密性來說是非常有幫助的。而且檔案管理觀念的樹立還可以全面提升醫院檔案管理工作的整體效率，在很多醫院檔案管理工作上還存在檔案丟失或隨意外調的現象，這種現象直接影響醫院檔案管理的效率，要想實現醫院檔案管理辦公自動化就要加快解決檔案管理存在的問題。

3實現醫院檔案管理規范化的有效途徑

3.1樹立相應的檔案管理意識

對于醫院的檔案管理工作而言，最突出的一個問題就是醫院檔案管理意識不強，也就是說目前提升醫院檔案管理工作最有效的措施就是全面提升檔案管理工作的效率、加大對醫院檔案管理工作的重視程度，并在此基礎上不斷完善檔案管理流程。對于不按規范進行檔案管理的人員制定相應的懲罰措施，幫助醫院檔案管理人員共同樹立辦公自動化管理的意識，這對于辦公自動化環境下的醫院檔案管理來說意義重大，與此同時，還要時刻加強對醫院檔案管理工作的宣傳和推廣，讓每個人對檔案管理工作做到心中有數，并且從自身做起，積極收集、整理資料，幫助檔案管理人員共同完成醫院檔案管理的建設，合理利用好辦公自動化管理系統，為醫療事業的發展打好基礎。

3.2增強法制意識，完善制度建設

醫院作為和人民群眾的切身利益息息相關的特殊行業，依法行醫、依法管理已經成為該行業的行為準則。無論從醫學方面的學術研究、科技交流，還是到醫院的行政管理、法律糾紛，無不依賴于醫院的檔案管理依據，所以，必須高度重視醫院檔案的依法管理工作。醫院檔案部門在促進檔案業務建設過程中，應抓住國家加強法制建設這個契機，在檔案工作中認真抓好《檔案法》及實施辦法以及相配套的有關檔案工作的行政法規、條例的實施。要適應衛生體制改革的發展，醫院檔案部門在認真執行《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》《醫學科學技術檔案管理辦法》的前提下，聯系衛生改革實際制訂本單位的規章制度體系，將檔案工作諸環節通過科學的規章規范，使醫院各類檔案管理工作有法可依，有章可循。

3.3創新醫院檔案管理模式，引入信息管理技術

在新醫改背景下，傳統的醫院檔案管理模式逐漸落后甚至遭到淘汰，因此醫院要在創新檔案管理模式的基礎上，引入現代化的信息管理技術，提升醫院檔案管理的水平和效率。醫院要加強對檔案管理的扶持，多為醫院的檔案管理工作提供資金支持以及技術支持，不斷強化醫院檔案管理的硬件設施建設，比如建設檔案管理中心，采購網絡設施，搭建檔案管理服務器以及使用終端等，還要對傳統的紙質病例實現電子文檔的存儲，強化醫院的軟件設施，增強醫院信息資源的流通和共享，整合好醫院的信息，優化醫院的檔案管理模式，實現醫院一體化發展。

3.4運用現代化的檔案管理技術

隨著信息時代的到來，網絡技術與計算機技術在社會各個領域之中應用廣泛，因此，醫院檔案管理工作要注重計算機技術的應用，利用網絡信息技術優勢改進檔案管理工作。除此之外，通過計算機技術的應用可以實現對信息數據的整理、分類、傳輸與共享等，不僅可以減輕檔案管理人員的工作負擔，而且可以提升檔案管理工作的質量與效果，避免出現檔案流失的問題，從而為檔案管理的科學性與安全性提供重要保障。

3.5確定檔案標準

醫院檔案管理信息化建設中，除了要有先進設備外，還要實施標準化的管理方式。檔案的內容、分類、編號和案卷目錄等內容，要與標準規范相符。檔案信息化管理中，避免出現遺漏、丟失檔案的情況，記錄與存檔的方式應符合標準。醫院檔案信息化管理中，要加大檔案資料的開發力度，確保醫院醫療、教學以及科研等順利進行，盡快編制各種有效的檢索工具，提升檔案信息的利用效率，以充分發揮檔案的作用，促進醫院和諧、穩定發展。

結語

綜上所述，醫院的檔案管理工作是醫院管理工作的重要組成部分，對醫院的日常運營和可持續發展具有重要意義，分析現代醫院在檔案管理工作中存在的問題，總結提高醫院檔案管理工作的對策，對于加強醫院檔案管理工作，提高醫院醫療、科研水平，保證醫院的可持續發展，建立健全現代化醫療體制具有一定作用。

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（作者單位：魚臺縣人民醫院）