行政事業單位辦公室的協調職能分析

伍新華

摘要：行政事業單位在日常工作過程中，其工作職能的分配合理性和協調性十分重要。尤其是單位的辦公室內部，各個部門和單位之間緊密銜接，若辦公室的協調職能出現不足，則會使整個工作的流程受到影響。單位辦公室作為行政事業單位的運作樞紐，必須嚴格做好相關的管理工作，確保辦公室職能協調穩定，各工作環節銜接準確，有序進行。

關鍵詞：行政事業單位；辦公室管理；職能；協調

引言

隨著我國對行政事業相關單位的改革不斷深入推進，需要相關事業單位工作者具備更加優秀的工作能力，從而快速有效的完成各項工作。事業單位辦公室作為重要的工作樞紐，能否加強辦公室內的協調性，突出不同職能的實際價值，對于加強事業單位的發展有著積極的影響意義。本文中，筆者將對行政事業單位辦公室的協調職能進行介紹，對存在的不足進行分析，并提出了相應的解決對策。希望本文能為相關工作者帶來一定參考價值。

1加強行政事業單位辦公室管理協調性的重要意義

行政事業單位的工作人員，其大量的日常工作都在辦公室來完成。因此，相關工作人員需要清楚的認識自己的定位，從而高效的完成各項工作安排。從根本上來說，事業單位辦公室當中存在資料的采集整理、對接上下級決策傳達、接待來訪人員以及其他可能出現的工作內容。由此可以看出事業單位辦公室屬于工作較為繁雜的辦公場所。辦公室的管理情況會直接的影響到各級領導干部在處理和傳達決策指令時的有效性和時效性，因此做好行政事業單位辦公室管理的協調性則顯得至關重要。而日常工作的功能性方面來看，辦公室還是各組織、各級別領導協調工作，安排下級單位資源的重要場所。在開展工作的過程中，各項工作的傳遞和落實都離不開辦公室內部人員的協調配合。

2行政事業單位辦公室的管理特點分析

提高對行政事業單位辦公室的管理特點了解，有利于相關管理工作者更好的加強辦公室內人員的職能劃分和組織協調工作細則。根據筆者的經驗分析，行政事業單位辦公室的管理特點有以下兩點：

第一，對工作的整體質量和效率有著較高要求。行政事業單位人員的大部分工作時間，和工作安排都是在辦公室進行傳達和完成的，因此對辦公室的相關工作人員提出了較高的工作質量要求。辦公室職能的貫徹落實需要落實到實處，并做到與時俱進。

第二，工作的輻射面較廣泛。行政事業單位的辦公室工作形式較多，上下級之間需要傳遞不同的信息，例如組織會議、工作成果共享、工作決策討論、工作決策傳達等。因此也呈現出了較為復雜且輻射面廣泛的情況。若在部門銜接的過程中出現傳達失誤，則很有可能影響到工作的最終結果。

3現階段行政事業單位辦公室的協調管理情況分析

現階段我國部門行政事業單位辦公室在進行協調管理和職能劃分的過程中，由于存在一定的管理不足，使得工作的整體質量和效率受到了一定的影響。根據筆者分析，其具體問題涉及到以下兩方面內容。

首先，行政事業單位辦公室的管理機制有待完善。從管理的機制方面來看，目前部分行政事業單位辦公室的制度已經與實際情況產生了脫節現象。當上下級進行工作傳達時，由于管理制度的不足，導致傳達的及時性受到了影響。同時，管理觀念的先進性也有待加強，部分辦公室工作人員的工作效率也有待提高。除此之外，部分辦公室工作人員本身的工作水平也需要得到進一步加強。例如在工作中，可能存在辦事流程沒有按照相關程序進行，工作中沒有明確的獎罰措施，使工作人員的厭倦情緒無法得到有效控制。

其次，行政事業單位辦公室的工作拓展性存在局限性。現階段來看，行政辦公室的工作人員的工作內容都較為清晰，很少會出現變化的情況。而使用傳統的工作方式來開展工作，長使工作能力的提升速度受到了局限。另一方面，部分領導在整理相關資料時，也容易忽視參政方面的工作能力，從而使辦公室內所傳遞的信息價值受到影響。若長此以往，辦公室內還可能出現人員之間的矛盾，對工作造成一定的影響。

4加強行政事業單位辦公室管理工作協調職能的幾點建議

4.1建立健全辦公室管理規章，優化管理制度

從現階段的實際情況來看，通過加強行政事業單位辦公室的管理體系建設，建立健全相關管理規章制度，對于加強辦公室的協調職能有著極大的幫助意義。相關管理人員應當將目前事業單位辦公室工作的實際情況作為出發點，通過多次考察調研提取各級干部的積極意見，并結合工作特點來進行分析，最終制定出適合當地事業單位辦公室辦公方式的管理規章制度。通過此工作管理制度，需要對辦公室的人、事進行綜合性的管理。并通過群眾的監督來及時對管理制度的細則進行科學合理的革新，確保規章制度能夠與時俱進，實際應用于事業單位辦公室的協調職能管理工作當中。

4.2積極做好辦公室的保密工作，杜絕傳播無關信息

由于行政事業單位辦公室的工作特殊性，每天會采集到極為廣泛和海量的信息內容。相關工作人員在日常工作當中，應當注意做好信息的保密工作，并樹立起良好的工作信息保密態度。通過審慎的態度和專業的知識對相關信息數據進行整理、篩選以及鑒別。同時，要做好本職工作內容，做到不傳播、不打聽、不采信與工作內容不相關的信息。此外，部分涉及到保密性的決策和相關工作信息，應當注意進行保密，嚴禁擅自傳播。從而使行政事業單位辦公室的各級部門人員的工作協調性和工作嚴謹性得到有效加強。

4.3加強辦公室人員的綜合協調能力

有意識的提升行政事業單位辦公室工作人員的管理意識，加強人員的綜合協調能力，是確保相關職能得以良好實現的有力保證。建議應加強日常的管理培訓和經驗交流討論會，增加人員的服務意識，并提高單位內以及單位對外的服務質量。同時，綜合協調能力的加強還應當包含人員的協調意識。只有這樣才能確保辦公室的整體工作效率得到加強。

4.4加強信息化應用，革新辦公室基礎工作方式

科技水平的快速發展也使得部分單位進入到了無紙化辦公的階段。行政事業單位由于其工作的特殊性，應當注意做到與時俱進，積極加強辦公室的信息化建設，增強信息化的應用水平，確保辦公室基礎工作方式得到革新發展。在日常工作過程中，通過應用信息化，可加強辦公室內的條理化管理，避免和杜絕辦公室內紙張亂堆，凌亂不堪的現象發生。同時，通過使用電子信息化的工作方式，也可以加強各個部門之間以及上下級之間的溝通互聯，進一步提高信息共享，資源共享的實際水平。

4.5充分體現職能優勢

從根本上來說，行政事業單位辦公室的工作職能可以歸類為信息工作、文字工作以及會議工作。建議相關管理人員應當加強這三項重點工作職能的優化管理，充分體現其職能優勢。例如在信息工作當中，除了文字信息的傳達，還應當提升信息共享的便利性和有效性。另外，會議工作當中，其召開會議時需要做的準備工作以及會議進行事的記錄工作，都應當落實到實處，使會議工作內容得以有序進行，避免出現銜接紕漏，信息傳達失誤等情況。

5結束語

綜上所述，不斷加強行政事業單位辦公室的工作協調能力以及職能劃分的明確性，是提升辦公室工作效率，增強工作質量的必要途徑。相關管理工作者應當注意做好辦公室內部的人員團結工作，并確保上下級傳遞決策信息暢通無誤。同時，在對外進行服務工作的過程中，相關工作人員應當明確自身定位，增強服務意識，確保能高質量、高效率的完成工作要求內容。最后，高水平人才的引進也尤為重要。建議辦公室相關人員應當將人才引進也納入到日常的管理工作當中。

參考文獻

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（作者單位：徐州市民政局）