事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的分析

陳亞麗

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，在我國很多事業(yè)單位的檔案管理工作中仍然存在諸多問題，致使事業(yè)單位很難發(fā)揮其自身的作用。因此，筆者認(rèn)為事業(yè)單位在檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理制度、注重檔案保密工作、加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)、提高檔案管理技術(shù)水平進(jìn)而提高事業(yè)單位的辦事效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

前言：

檔案管理工作作為我國事業(yè)單位的重要組成部分，同時(shí)也是高效開展檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。因此，筆者認(rèn)為為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位高效辦公效率，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理工作制度化，還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格做到保密工作，利用科學(xué)信息化技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理工作，最終實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性。

一、強(qiáng)化檔案管理制度

為了提高我國事業(yè)單位檔案管理工作的有效性，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行入手。首先，在進(jìn)行檔案管理工作的過程中應(yīng)當(dāng)將企業(yè)內(nèi)部檔案采取集中管理或者分散管理，即企業(yè)內(nèi)部檔案由企業(yè)整理統(tǒng)一去管理，則其他部門進(jìn)行分類管理相關(guān)資料。與此同時(shí)為了方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)可以查看資料各個(gè)分管部門應(yīng)當(dāng)做好檔案管理工作。其次，要明確檔案管理責(zé)任，一般簡(jiǎn)單檔案可以交由企業(yè)辦公人員進(jìn)行管理，財(cái)務(wù)檔案相關(guān)資料應(yīng)有財(cái)務(wù)部門進(jìn)行管理，分散管理只要是為了各執(zhí)其職，發(fā)揮各部門的最大作用。最后就是應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案借用與保管力度。比如可以在相關(guān)管理部門辦公室門口張貼提醒語言，在沒有經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)情況時(shí)，所有外來工作人員及企業(yè)內(nèi)部工作人員都不可以私自拿走相關(guān)資料，即使在經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)時(shí)在借用過程也應(yīng)當(dāng)做好備案記錄，方便日后領(lǐng)導(dǎo)查閱，倘若出現(xiàn)意外情況應(yīng)當(dāng)及時(shí)給予嚴(yán)肅處理，如不小心將信息資料弄臟、弄壞、弄丟等情況發(fā)生時(shí)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)及時(shí)給予批評(píng)，進(jìn)而促使其他員工在使用使會(huì)格外小心。由此可見強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理制度使非常有必要性的，它為推進(jìn)我國事業(yè)單位的有效發(fā)展有著很大的重要性。

二、注重檔案保密工作

檔案資料管理作為我國事業(yè)單位最為核心的部門，檔案的保密工作應(yīng)當(dāng)作為工作重點(diǎn)，在日常工作過程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)工作人員保密意識(shí)的培養(yǎng)，要時(shí)刻提醒不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允許的情況下，不得擅自做主將重要檔案資料文件交由他人復(fù)制、拍照等，一定要嚴(yán)格自身的保密意識(shí)。其次，為了防止資料二次外泄，工作人員應(yīng)當(dāng)將檔案部門外部的門窗進(jìn)行二次加固，盡量避免出現(xiàn)違法亂紀(jì)的偷盜行為。最關(guān)鍵的一點(diǎn)應(yīng)當(dāng)找專門人員進(jìn)行檔案管理工作，除此之外的無關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)回避，即使在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)下也應(yīng)當(dāng)做到嚴(yán)謹(jǐn)保密，在進(jìn)入檔案管理部門時(shí)，要給看管人員出示相應(yīng)的證件以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的簽名，要做到及時(shí)登記有借有還的良好習(xí)慣。通過這些良好的習(xí)慣可有有效的提高檔案信息管理的保密性與安全性，盡最大的努力避免檔案資料外泄甚至產(chǎn)生危害國家的負(fù)面影響。

三、加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

隨著我國事業(yè)單位的不斷發(fā)展，同時(shí)也為了適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需求，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高效辦公的目的。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)做企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的培養(yǎng)，比如，在檔案管理部門日常工作過程中企業(yè)也可以為該部門增加多個(gè)管理人員，并明確他們各自應(yīng)當(dāng)具備的崗位職責(zé)，在明確自身崗位工作職責(zé)后，會(huì)積極主動(dòng)以樂觀的心態(tài)去投入檔案管理工作，對(duì)日常的檔案資料進(jìn)行科學(xué)、合理、有序的進(jìn)行收集與歸檔，在這些最基本的日常工作完成后，再移交給下一個(gè)部門進(jìn)一步整理、歸檔。其次，為了提高管理人員的管理意識(shí)，事業(yè)單位可以適當(dāng)?shù)慕M建一些知識(shí)技能大賽，通過比賽決出專業(yè)知識(shí)掌握最好的工作人員并為其佩帶小紅心，進(jìn)而提高檔案管理工作人員的管理水平。

四、提高檔案管理技術(shù)水平

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的廣泛運(yùn)用，他的運(yùn)用不僅可以將檔案管理工作進(jìn)行快速的起草、刪減、修改、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，還能為工作人員減輕不少負(fù)擔(dān)，騰出的時(shí)間可以進(jìn)行一些其他的工作。首先，由于電子計(jì)算機(jī)的使用程序比較多樣性，所以檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際崗位需求進(jìn)行一邊學(xué)習(xí)一邊邊操作，除此之外在提高管理能力時(shí)應(yīng)當(dāng)特別注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。其次，電子計(jì)算機(jī)作為一中新型的高科技，在日常檔案管理工作時(shí)為了應(yīng)對(duì)較為繁瑣、強(qiáng)度較大的檔案管理工作室時(shí)，利用計(jì)算機(jī)就會(huì)起到事半功倍的效果。工作人員利用計(jì)算機(jī)將檔案進(jìn)行歸納和整理，可以在很大程度上減輕工作壓力避免出現(xiàn)重復(fù)性工作，進(jìn)而使計(jì)算機(jī)發(fā)揮了它獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)，最終實(shí)現(xiàn)提高檔案管理工作的效率。

結(jié)語：

綜上所述，為了實(shí)現(xiàn)我國事業(yè)單位的規(guī)范化管理，必須要采取相對(duì)的應(yīng)對(duì)措施，同時(shí)為了適應(yīng)檔案管理工作的需求，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)的問題及漏洞進(jìn)行解決與補(bǔ)充，事業(yè)單位的有效發(fā)展并不是一個(gè)人努力就能得來的，這需要企業(yè)內(nèi)部所有工作人員，同心協(xié)力共同努力奮斗的結(jié)果。

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