基于OA工作流的高校教務辦公信息化應用研究

徐微微?趙倩?徐嘉?王一凡?馬超華?郝鵬昭

摘要：當前，OA系統已經被廣泛應用。各大高校也紛紛引入OA系統改善學校的教務辦公方式，但在具體的應用過程中仍存在一些問題。本文對高校OA辦公系統中存在的各種問題進行了闡述和分析，并說明了工作流在OA系統中產生的作用，并針對相應的問題給出了相對完善的解決策略，最后舉例說明了OA工作流在高校教務辦公方面發揮的重要作用。

關鍵詞：OA 教務辦公 高校

一、基于OA工作流的高校教務辦公信息化應用概述及現狀分析

OA（Office Automation）即辦公自動化，是指利用計算機、網絡、通訊等技術收集、傳輸和存儲信息，來提高辦公效率和輔助決策，使辦公事務實現自動化、網絡化、無紙化，達到各部門協同工作，降低管理成本的目的[1]。OA工作流是建立在網絡辦公自動化基礎上的事務行政審批，業務申請審批、公文、信息等的網上流轉，是發展最迅速的辦公自動化技術之一。基于OA工作流的教務辦公信息化則是將教務辦公工作中的各項審批、申請等需要紙質的活動轉化為利用互聯網技術的電子辦公活動，從而使教務辦公工作更加簡便化。

目前高校OA系統的來源一般有兩種方式，一種是高校根據本校情況進行開發，另一種是從外界購買。大部分高校選擇便捷，且能夠快速投入使用的購買方法，但從外界購買的系統并不能完全適應各高校不同的辦公特點。教務辦公系統的信息化需要高校各部門之間的配合，但現在高校各部門、院系之間并沒有形成一個系統合作的體系，嚴重阻礙了辦公環境，使得現有OA系統難以在全校的范圍內運行。再加上各高校合并和校區擴建等情況的發生，使辦公情況變得更加復雜，更加突出了從外界購買的OA系統與高校實際辦公情況不兼容的問題。

此外，辦公自動化目前已廣泛應用于各類企事業單位，但部分高校的教務辦公管理仍然處于手工紙質業務審批層級上，迫切需要進行信息化改造。以某高校的教務辦公系統為例：該高校由兩所高校合并組合而成，2016年正式將兩校區合并并遷至新校區。而此次搬遷暴露了該校教務辦公系統中的各種問題。除了上述系統操作與實際辦公情況不兼容的問題之外，最大的問題就是學校的各項教務審批工作仍是以手工填寫，紙質審核的方式進行，效率低下，給學生和教務工作人員帶來了額外的工作負擔。

二、系統問題分析

經過調查與分析，我們發現產生辦公效率低下和OA系統與高校辦公方式不兼容的問題原因其實并不復雜，歸納起來主要有以下幾點：

（一）傳統辦公方式與現代辦公系統的沖突

現代辦公系統在短短十幾年的時間里，幾乎全面覆蓋。短時間的快速發展取得很大的成果，但也產生了一些問題。OA系統在完全掌握使用方法之前，需要投入時間和精力進行學習。而大部分的高校教務辦公人員已然適應傳統的辦公方式，他們更愿意順應以往的辦公方法，不愿改變，更不愿意學習OA系統的操作。教務辦公人員是辦公信息化的重要組成部分，但目前來看，大多數辦公人員對辦公系統的操作能力較弱，信息處理能力不夠，給高校OA系統的推行造成了極大的阻礙。

（二）部分院校仍然存在紙質辦公方式

經過調查與研究我們發現部分高校教務信息化覆蓋不夠全面，仍有部分工作須使用紙質版文件或表格，紙質版表格和文件不容易保存，各項活動的審批不易記錄，不便于日后對已審批活動的查詢與管理。以高校教學變更審批為例，此類院校的教學變更審批流程如圖1所示：

可以看出這種人工紙質填寫并提交的辦公方式不僅浪費申請者的精力和時間，也大大的影響到了整個學校的教務辦公效率。高校只有改變這種手動辦公的方式，才算是真正進入高速的信息辦公狀態，從而整體上提高學校辦公效率。

三、問題解決方案

首先，針對OA系統辦公流程與高校實際辦公情況不兼容和紙質辦公效率低下的問題，解決辦法主要如下：高校可以以開源OA系統為平臺，將OA工作流引入教務辦公管理工作中，將紙質表單轉換為OA系統電子表單，定制教務辦公工作流，實現多級審核簽字、多人會簽等教務管理審批功能，高效完成日常教務辦公管理工作，探索通過信息化手段將相關教學管理人員從繁重的、重復性的、事務性的工作中解脫出來，更多的關注教務管理工作本身及執行效果。

實現上述功能的具體流程如下所示：

（1）進行需求分析。了解高校的實際辦公情況和流程，對教務辦公人員和教務系統的使用人員進行需求調研，切實了解教務辦公人員的具體要求，最后進行項目需求分析和總體目標設計;

（2）流程設計。通過對高校教務辦公中各項需求的分析，得到項目管理的標準流程。根據我們對大部分高校的調研情況，可以將高校OA教務辦公系統分為三個具體的部分：表單填寫子系統;表單管理子系統;表單會簽子系統;

（3）總體設計。根據需求分析和流程分析進行系統功能結構圖、表單定制的設計，以及總體概念結構、邏輯結構、物理結構設計;

（4）系統實現。通過OA工作流的梳理，實現項目從申請到多級審批到運用完成的全部管理過程的系統運行;

（5）系統測試。主要對系統進行功能上的穩定性和兼容性測試，并對多瀏覽器兼容性進行測試。

四、高校改善OA辦公系統后的效果對比

（一）提高教務辦公效率

傳統教務辦公流程通常是申請者以紙質表格申請方式，辦公人員手工簽字蓋章審批的方式進行。這種方式效率低下，不僅浪費人力資源，而且容易出現各種突發狀況。而信息化的普及改變了這一現狀，辦公人員可以通過網絡進行文件的批示和下達，申請者也可以直接用網絡設備提交申請。使用基于OA工作流的教務辦公信息化應用后的高校教務辦公審批流程以教學變更審批為例，如圖2所示：

由上圖看出引入OA工作流后的高校教務辦公系統不僅省去了申請者下載和打印申請表以及人工提交已填申請表的過程，還方便了教務辦公人員的審核操作，提高了教務辦公工作的效率。

（二）推進教務辦公規范化和透明化

OA系統的工作是完全按照辦公系統的內置流程進行的，操作者必須嚴格的按照節點進行操作，完全可以保證各項辦公活動的規范性，避免了以往手動辦公可能出現的各種人為失誤。由于辦公人員能力和水平的不同，往往會在紙質辦公的過程中出現遺落錯誤的情況，而在OA系統中可以通過必填項和所填內容的格式限制等設置避免這些失誤的產生，使教務辦公工作更加規范化。

同時由于高校OA系統是嚴格按照流程進行的在一定程度上約束了辦公人員，督促其按時、保質的完成相應的教務辦公工作。與一般OA系統相比，高校OA系統的工作流程相對固定，并且由機要秘書、辦公室主任這樣的角色進行調度[2]。這樣的制度有效的落實了OA系統的責任制，實現了教務辦公工作的透明化。

五、結束語

基于OA工作流的教務辦公系統在各高校的教務管理工作中是不可或缺的服務工具，其產生和發展是高校工作運行的必然要求，是順應時代發展的要求。作為高校管理人員應當重視高校OA系統的發展建設，作為高校系統開發人員應順應發展規律開發高校辦公系統，作為高校辦公人員應該積極學習和掌握辦公系統操作流程，三者協同合作才能共同加快高校教務辦公信息化、現代化的步伐。

參考文獻：

[1]鄧大慶，楊勇.高校OA系統正式運行前的工作[J].辦公自動化，2009，7（14）：19-20

[2]吳開軍，顧乃達，胡光民，張澍.基于Web下OA的設計與實現[J].上海水產大學學報，2006，15（7）：345-349