疾病預防控制機構檔案編研工作措施的思考

李東穎

【摘 要】檔案不僅是歷史文化資源，更是重要信息資源，編研檔案作為開發利用檔案信息資源的重要形式之一，充分體現機構檔案管理水平。本文主要探討疾病預防控制機構的檔案管理，從其檔案編研價值入手，思考檔案編研工作措施，優化疾病預防控制機構檔案管理。

【關鍵詞】疾病預防控制機構;檔案管理;檔案編研;工作措施

【中圖分類號】 R248.3

【文獻標識碼】 A【文章編號】 1672-3783（2019）03-03-252-02

在現階段，國家進入公共衛生事業改革的新階段，取得豐碩成果，進一步促進疾病預防控制事業的高速發展，各級機構的檔案管理也逐步走上制度化、規范化和科學化的道路。而檔案編研工作獨具疾病預防控制專業特色，是疾病預防控制機構檔案管理的艱巨任務，如何體現檔案特色，突出專題資料編寫，真正將檔案編研工作做好，這是當務之急。

1 疾病預防控制機構檔案編研價值

檔案編研對于疾病預防控制機構具有重要價值，這主要體現在三個方面：第一，是檢驗檔案管理質量的重要手段。編研檔案能檢驗機構檔案收集齊全與否、整理科學與否、鑒定合理與否、保管安全與否、統計準確與否、檢索體系完備與否，從而找出問題，驗證檔案管理工作質量。第二，是發揮檔案作用的重要途徑。機構保存的疾病預防控制檔案大多都是孤本，通過檔案編研尤其是用大量業務檔案匯編的參考資料，或內部印刷，或公開出版，不僅能預防檔案原件在重復使用中受損，還有助于開發檔案資源，發揮檔案信息的作用，提高機構檔案管理質量。第三，

是發展疾病預防控制事業的重要舉措。機構館藏檔案只有通過編研才能變成聯系實踐活動的資源，實現信息價值。機構還可將檔案編研成果提供給黨政領導、相關部門，促使他們深入了解疾病預防控制事業，爭取各方對疾病預防控制的重視、支持[1]。

在認識到檔案編研的價值以后，疾病預防控制機構就應加強落實檔案編研工作，但在編研脫離業務實際、專題資料編研形式單一、檔案信息化建設滯后等問題的制約下，疾病預防控制機構的檔案編研工作效果不佳，急需改進。

2 疾病預防控制機構檔案編研工作措施

2.1 圍繞業務工作編研，體現檔案特色 在編研檔案的過程中，應圍繞疾病預防控制機構的業務工作需求進行選題，在防疫特色上狠下功夫，通過編研材料反映機構中心工作、業務活動，使其有更強的專業性、實用性。一方面，要了解機構中心工作，針對全年檔案編研摸清機構利用檔案的需求，確定選題，保證編研材料能更好地滿足實際需要，為機構開展工作提供優質服務。例如疾病預防控制機構近年來的中心工作是為績效考核做準備，評估標準要求各個科室出具對最近三年各項指標數據的綜合分析材料，檔案室必須及早反應，制定檔案編研計劃時安排編制反映這部分內容的材料，為全機構利用檔案做好準備。

另一方面，要掌握機構的業務工作內容，這主要涉及到在當地開展傳染病、慢性病、地方病的預防、管理，以及監督監測食品衛生、學校衛生、環境衛生、職業衛生、放射衛生等，要求檔案人員在制定編研計劃時針對這一系列業務工作的內容與特征明確編研題目、類型。例如檔案人員要深入各個科室，主動和機構業務人員溝通，了解其工作范圍、職責，熟悉業務流程，明確業務人員對檔案的利用需求。或通過在檔案借閱中進行專題利用登記、發放檔案利用意見表、分析利用登記等途徑，全面掌握機構業務人員利用檔案的需求，有針對性地編制特色檔案材料。

2.2 完善檔案編研形式，突出專題編寫 疾病預防控制機構要突出編寫專題資料，這是由其工作的特征決定的，因為它是專門履行疾病預防控制職能的機構，對區域內的疾病預防控制負有技術指導、業務管理等職責，專項活動和專題事項較多。例如調查區域內的非常態群體性衛生和健康事件、制定并指導疫病預防控制策略的實施、監測各類疾病和公共衛生領域危害健康的因素、管理預防性生物制品、疾病信息報告管理等，要通過完善的編研形式編寫專題資料，滿足不同需求。

除了前面說的業務專題，疾病預防控制機構的檔案專題編研形式還有：第一，匯編檔案文件，依據預防控制傳染病、制定疾病預防控制政策、防治慢性病、管理預防性生物制品等專題，選取有價值的檔案，基于相關體例與要求將文件材料匯編成冊;第二，專題數據，依據各個專題選取有用的檔案數據，基于相關體例與要求制作表格，展開對比分析，服務于相關部門決策的制定;第三，專題概要，圍繞各個專題概述要點，例如在應急處置突發公共衛生事件時，需要從諸多檔案材料中歸納、綜合、分析發生事件的原因、過程、應急處置措施、評價效果、總結經驗教訓等，把大量檔案變成精煉的專題編研資料;第四，專題介紹，其內容比專題概要更豐富，同樣是應急處置突發公共衛生事件，要囊括病例個案調查資料和流行病學分析，以及事件初次報告、進程報告、結案報告和對直接損失的經濟學評價、取得的經驗、今后應重點關注的問題等等。

2.3 實現檔案的信息化，做好編研工作 檔案是疾病預防控制機構的重要信息資源，檔案編研則是開發利用檔案信息資源的重要形式[2]。隨著新形勢下計算機與網絡的普及應用、辦公自動化的持續深入推廣，機構各科室的電子文件越來越多，單一紙質檔案過渡為電子文件、磁盤、光盤等多元載體的機讀檔案，數字檔案日益增多，檔案信息化建設勢不可擋，需要機構和檔案人員借助網絡信息技術實現檔案的信息化，為檔案編研工作創造更好的條件。例如機構要適當增加對檔案編研硬件建設的投入，利用辦公自動化系統健全檔案管理系統，建設檔案數據庫，實現檔案信息資源的網絡化傳輸以及檔案信息資源在本機構、本行業乃至全國系統的共享。

疾病預防控制工作的連續性很強，在分析預測疫情、制定防治策略時都要掌握并對比以前的數據，尤其是研究預防醫學時更需要以數據為依據，應通過檔案信息化提供檔案編研的檢索工具，有條理地整理檔案，發揮檔案信息資源更大的價值，最大化利用機構的檔案信息資源，體現檔案編研的信息服務職能。

3 結束語

編研檔案是疾病預防控制機構在新的發展形勢下集中統一管理檔案的一種工作模式，符合業務特征與需求，機構應將其視作向社會廣泛提供利用服務的基礎性工作，堅持圍繞業務工作編研檔案，并完善編研形式，實現檔案的信息化，從而體現檔案專業特色，突出專題編研，切實做好編研工作，真正發揮檔案編研的價值，為社會各項事業提供優質服務，助力疾病預防控制機構實現可持續發展。

參考文獻

[1]張琳.疾病預防控制檔案編研研究[J].辦公室業務，2018（20）：150.

[2]陳金玲.淺談當前疾控中心檔案管理工作存在問題與對策[J].檔案管理，2018（03）：90-91.