基于互聯網技術檔案管理之管見

閆廣軍

摘? ?要：目前基于互聯網技術檔案管理缺乏管理法律體系，檔案管理理念和服務方式具有一定的局限性，且存在安全風險。為推動檔案現代化信息化管理進程，切實發揮檔案信息在經濟社會發展中的重要作用，必須轉變傳統檔案管理觀念，轉變檔案查詢利用方式，構建基于互聯網技術的檔案管理模式，加強基于互聯網技術檔案管理法律體系建設，強化檔案現代化管理基礎設施建設，建立穩定的數據庫，建立健全檔案網絡安全體系，提高檔案管理人員的綜合素質，推動檔案事業發展。

關鍵詞：互聯網技術? 檔案管理? 現代化管理

中圖分類號：R47? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）11（a）-0184-02

互聯網和信息化技術為檔案現代化管理指明了方向。作為檔案管理者，要形成互聯網思維并強化其與檔案管理工作的緊密聯系，認清基于互聯網技術檔案管理面臨的挑戰和存在問題，通過采取切實可行的管理策略和措施，構建基于互聯網技術的檔案管理模式，推動檔案現代化信息化管理進程，切實發揮檔案信息在經濟社會發展中的重要作用，推動檔案事業發展。

1? 面臨的挑戰

1.1 轉變傳統檔案管理觀念

基于互聯網技術的信息科技的迅猛發展，傳統檔案管理必將為現代化檔案管理所替代，必將打破傳統的“重藏輕用”“秘而不宣”的檔案管理觀念。這要求檔案管理必須創新管理方式，堅持“以人為本，服務至上”的檔案服務理念，根據利用者的不同需求積極主動地開發檔案信息資源，促進檔案知識化、信息化和高效化管理，為不同利用者提供最佳的檔案服務。

1.2 轉變傳統檔案管理手段和方式

隨著現代科學技術和信息化手段的普及，需要收集越來越多的檔案信息來促進經濟社會協調發展。如果沿用傳統手工收集方法，難以保證收集和保存的信息資料的系統性、完整性和時效性。這要求檔案管理必須應用基于互聯網的電子信息化技術，及時收集、準確鑒別、合理歸檔和妥善保存檔案信息資料，進一步提高檔案信息的可用性。

1.3 轉變檔案查詢利用方式

紙質檔案是傳統檔案的主要存在形式，其利用模式包括查閱室設置、檔案外借與復制、出具檔案證明、提供咨詢服務、印發目錄等。基于互聯網技術的檔案管理必將降低利用者對紙質檔案的依賴程度，更傾向于利用網絡獲取檔案信息，以供所用。

2? 存在的問題

2.1 缺乏基于互聯網技術檔案管理法律體系

要想使檔案管理獲得最優預期效果，必須制定并嚴格遵守基于互聯網技術檔案管理法律體系。目前我國尚未頒布實施基于互聯網技術的檔案管理法律體系，難以合理利用互聯網技術實現規范科學進行檔案管理。

2.2 檔案管理理念和服務方式的局限性

目前我國基層檔案管理機構尤其是基層單位仍然沿用傳統管理理念和服務模式，沒有調整優化適應基于互聯網技術檔案管理理念和服務方式，難以發揮綜合性應用內部各類檔案信息資料的實際價值。

2.3 存在安全風險

基于互聯網技術的檔案管理對管理人員有較高的要求。如果不能合理利用互聯網技術進行檔案管理，可能出現檔案丟失缺失、密級檔案泄露等不同的安全風險，這不僅不利于檔案信息化現代化管理，更不利于檔案事業的發展。

3? 策略和措施

3.1 加強基于互聯網技術檔案管理法律體系建設

要保證“互聯網+”合理應用于檔案現代化管理，必須加強基于互聯網技術檔案管理立法工作，提高立法質量，健全完善基于互聯網技術檔案管理法規體系，確保基于互聯網技術檔案管理各方面都有法可依，使檔案現代化管理改革發展具有基本的法律保障。要加強基于互聯網技術檔案管理行政執法工作，不斷提高執法水平，推進依法行政，加大執法監督檢查的力度，嚴格實施檔案管理法律、法規和規章。要普及基于互聯網技術檔案管理法律、法規和規章，深入開展法制宣傳教育，切實提高全社會基于互聯網技術檔案管理法律意識和素質，促使基于互聯網技術檔案管理事業在法制軌道上健康發展。

3.2 強化檔案現代化管理基礎設施建設

為順利開展基于互聯網技術的檔案現代化建設工作，需要強化基礎設施建設。這要求相關部門要根據檔案管理的發展趨勢，投入足夠資金，配備計算機硬件設備、軟件設備、各種輔助設備、基礎網絡以及刻錄機、掃描儀、檔案信息管理系統等相關配套基礎設施，為檔案現代化信息化管理提供重要的物質保障。

3.3 建立穩定的數據庫

基于互聯網技術的檔案管理，一般以數字形式保存檔案信息，并利用互聯網傳輸、即時傳播和發布檔案數據信息。可見，檔案數字化管理已成必然，這要求建立數據庫并保證其穩定性。數據庫在符合網絡傳輸標準的基礎上，還應便于檔案管理人員使用與閱讀，能隨時檢索檔案信息。所以，應使用先進的管理軟件建立數據庫，增加使用期限，降低更換頻率，強化安全管理為數據維護，切實提高基于互聯網技術檔案管理工作效率和工作質量。

3.4 建立健全檔案網絡安全體系

檔案信息是社會核心信息資源，檔案信息安全關系到國家安全，關系到百姓利益，責任重于泰山。檔案信息化進入了高風險區。

基于互聯網技術的檔案管理必須保證檔案信息資源的安全性，必須重視并建立健全的檔案網絡安全體系，確保安全存儲和安全使用檔案信息資源。

必須重視檔案信息資源的安全，嚴格遵守檔案信息資源使用制度和操作規程，不斷強化各環節監管責任。

必須明確檔案信息資源使用原則，建立完整的等級使用制度，按照保密等級分類管理檔案信息資源。

必須定期不定期組織安全檢查，測試和維護檔案信息管理系統，從數據庫和操作系統底層保護相關數據文件，形成完整嚴密的證據鏈，實時報警試圖篡改數據行為，及時發現并處理各種安全隱患，提高檔案信息資源的安全性。

為了建設給予互聯網技術檔案管理安全體系，需要認真研究分析數字化、網絡化條件下檔案安全遇到的深層次問題，特別是針對網絡入侵的緊迫、要害問題，創新思維方式，科學地制定和務實地實施檔案安全體系建設的策略;全面地應用先進和實用的信息安全技術;全面制定和嚴格實施檔案安全法規制度和標準規范。

3.5 提高檔案管理人員的綜合素質

提高管理人員的專業知識素養。基于互聯網技術的檔案管理需要具有相關專業知識與技能的實用型人才，應熟練掌握前瞻性檔案管理理論知識即與之相適應的管理能力，做到專業性與實踐性的有機統一，通過教育培訓和自學等方式不斷提升自己的檔案管理工作能力，實現全方位、多角度發展。

選擇業精德強相對固定人員為檔案管理者。檔案管理工作較為枯燥，管理人員應具有良好的職業道德，具有極端負責的工作態度，應選擇熟練認真的在編人員從事檔案管理工作，避免人員頻繁流動而發生檔案泄密。

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