中職學校檔案管理現代化的實現路徑研究

石艷梅

摘 要：新時代社會環境中，中職院校必須重視檔案管理工作的現代化發展，才能為中職院校提供優質檔案服務工作。本文通過了解中職學校檔案管理工作的具體情況，著重分析促進中職學校檔案管理現代化發展具體路徑，以供參考。

關鍵詞：中職學校 檔案管理 現代化 實現路徑

隨著我國經濟水平不斷提升，社會環境的進步使中職院校必須緊跟時代的腳步，才能有效促進自身的可持續發展，才能為社會提供更多專業技能型人才。在這種環境下，中職院校需要重視該工作的現代化發展，加強該工作的質量與效率，保證中職院校的檔案管理工作能夠為中職學校的有序、健康發展奠定堅實基礎。

一、中職學校檔案管理工作現狀

根據筆者的調查可知，中職院校在進行檔案管理過程中，由于對該工作重視程度不足，導致相關該工作人員整體素質較低，整個檔案信息載體結構較為單一，根本無法滿足該工作實際需求。除此之外，由于學校各個部門之間溝通較少，該工作人員在收集資料過程中存在較多困難，部分中職院校完成檔案管理工作使用的手段方法較為陳舊，這些都會嚴重影響其工作的現代化發展。

二、促進中職學校檔案管理現代化發展具體路徑

（一）配備專業檔案管理人員

中職院校的檔案辦公室需要對檔案進行集中的保存與管理，因此，學校需要安排專業工作人員參與到該工作中。作為工作人員，不但要熟悉整個職教辦學的規律，還要保證工作人員擁有專業管理相關知識滿足工作需求，保證其政治素質滿足該工作需求，在工作過程中，工作人員也要堅決按照檔案管理規章制度完成工作。與此同時，為了保證該工作能力效率不斷提升，學校還要重視為工作人員配備專業的硬件設施，不但要設專門的空間作為檔案管理辦公室，還要重視檔案保存過程中涉及的各類保護措施，保證檔案保存的完善性、安全性與條理性，進而提升該工作現代化發展。

（二）重視檔案收集整理工作

中職院校在進行檔案管理現代化建設過程中，應當重視立卷歸檔工作，始終堅持“以我為主”的原則，保證能夠及時收集學校行政、財務等多種文件資料，收集學校在進行活動過程中的各類核心會議資料與工資材料等。在收集到所有的文件材料之后，應當按照門類進行資料的區分，而后按照年度、類別等進行分類整理，并進行歸檔收納工作，保證整個檔案的收集整理工作具有一定的規律性，若需要對某個檔案進行調取，可以在第一時間尋找到檔案記錄與具體內容。除此之外，應當重視以該工作的要求為基礎拓展完成其中的每一個工作環節，從收集整理到最終的鑒定保管等工作，都能絕對符合該工作要求，使中職院校檔案管理工作體系建設較為完善，文件匯編也便于隨時查閱取用，真正滿足該工作的實際需求。

（三）建設檔案管理信息化

隨著信息技術的進步與發展，檔案管理信息化建設已經成為當下中職院校必須重視的工作內容，這也是該工作現代化發展的必經之路。工作人員轉變自己傳統工作觀念帶來的束縛，以便于能夠在后續的工作中更好地發揮信息技術的作用，利用大數據技術等先進技術為該工作帶來便捷。在利用信息化技術進行檔案管理信息化工作時，需要制定配套的工作制度、管理體系與運行機制，為中職院校現代化檔案管理帶來更多便捷，使檔案在進行整理歸納與調取過程中消耗的成本更少。除此之外，學校還需要為辦公室配備先進的計算機以及信息檢索終端等設備，從基礎設備上為工作人員提供完善的工作環境，使其能夠在科學化、信息化的工作環境中有效、全面地完成檔案管理，提高工作的質量與效率。

（四）完善相關管理規章制度

中職院校在進行檔案管理工作時，要重視相關法律法規內容，促進其管理規章制度完善化發展。時代的進步以及檔案管理工作要求的提升使工作人員的綜合素質成為中職院校需要考慮的問題，在招聘工作人員時，中職院校需要重視對其業務能力、管理操作能力、科學技術能力進行考察，同時了解其思想道德素質，使其能在完成該工作的過程中兢兢業業，避免出現檔案內容信息泄露等問題。在對檔案資源進行開發過程中，中職院校也應當始終堅持規章制度的內容，保證工作人員服務態度的積極與熱情，提高服務工作的質量與效率。企業應當重視檔案辦公室服務功能的開發，將檔案原本以收藏為主的使用方向轉變成為以開發利用為主。學校需要保證檔案檢索工具滿足服務需求，并利用先進技術手段輔助該工作，促進其現代化建設速度不斷提升，充分發揮檔案信息的作用，提高教育教學質量。

三、結語

隨著科學技術的進步與發展，中職院校在進行檔案管理過程中，需要重視信息化技術的應用，保證檔案管理工作能夠結合網絡技術進行現代化改革，中職院校應當配備專業工作人員，重視檔案收集整理工作，建設檔案管理信息化，完善相關管理規章制度，只有這樣，才能有效提高檔案管理工作的質量與效率，為中職院校的發展帶來有效促進力。

參考文獻

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