淺談基層單位檔案安全管理措施

閆廣軍

摘 ? 要：為提高檔案安全管理水平，維護檔案信息安全，要采取措施提高檔案安全管理意識，通過不同途徑提高管理人員業務能力和綜合素質，依據國家法律法規制定并完善檔案管理制度，制定檔案安全管理應急預案，做好檔案保密工作，嚴格檔案信息化管理方式，提高檔案管理和利用水平，充分發揮檔案的功能，切實促進基層單位健康發展。

關鍵詞：檔案管理 ?安全管理 ?管理措施 ?基層單位

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）11（b）-0133-02

檔案安全管理是檔案工作的重點，保障檔案安全是檔案管理工作的核心和關鍵。基層單位運行過程能形成具有重要保存價值的檔案，其中的文件、資料和信息有時涉及保密問題，也有可能泄露檔案信息甚或造成檔案丟失，出現重大安全管理事件。加強并提高基層單位檔案安全管理水平，不僅有利于促進國家檔案事業發展，也有利于基層單位的長遠發展。各單位必須根據實際，以針對性措施有的放矢地維護檔案信息安全，提高檔案安全管理水平。

1 ?提高檔案安全管理意識與管理人員的業務能力和綜合素質

1.1 提高檔案安全管理意識

基層單位檔案管理部門必須重視安全管理，不僅需要得到領導的重視，更需要全體員工共同負擔責任共同參與，全體員工尤其是領導檔案安全管理意識決定檔案安全管理工作水平。檔案管理人員必須與領導溝通交流，說明檔案安全管理的重要意義和作用，切實提高全員檔案安全管理意識。

基層單位檔案管理部門必須不斷學習檔案安全管理法律法規，在不同場所以不同的方式向全體員工開展檔案安全教育活動，使其熟悉檔案安全管理的重要性并掌握相關知識和技能，使全體員工達到提高檔案安全管理意識的要求和目的，不斷增強責任感和使命感，切實重視檔案信息安全管理工作，從思想上行動上將檔案信息安全放在檔案管理工作的首位，切實保證檔案信息安全。

1.2 提高檔案管理者業務能力和綜合素質

基層單位檔案管理人員的業務能力與綜合素質直接影響檔案信息安全管理水平，人是最為關鍵的首要影響因素。這要求基層單位應切實加強檔案安全管理隊伍建設，通過管理人員愿意接受的不同的途徑和不同的形式開展教育活動，使之掌握檔案安全管理措施和基本技能，不斷提高其檔案安全管理水平。

因檔案管理人員缺乏足夠的檔案安全保密意識和嚴謹的工作作風，可致檔案信息泄露、誤刪除、丟失等安全問題的出現。因此，檔案管理人員應自覺參加單位或上級檔案管理部門、檔案學（協）會的培訓和繼續再教育，主動提高自身的學歷水平并學習相關前瞻性知識和技能，夯實檔案信息安全管理的基礎理論和計算機知識和基本技能，以個體帶動全體檔案管理者和全體員工，提高檔案安全管理意識和基本能力，做到科學安全管理檔案，確保不發生檔案信息泄露和檔案丟失的安全事件。

2 ?制定并完善全檔案管理制度和應急預案

2.1 制定并完善檔案管理制度

制定并不斷完善和切實貫徹檔案安全管理制度是保證檔案安全管理的關鍵。基層單根據國家相關法律法規和單位實際制定與檔案安全管理有關的檔案歸檔管理制度、檔案保密管理制度和檔案保管管理制度并嚴格執行，要有明確的職責責任體系，實行統一領導分級管理，明確每名管理人員的責任，保證各個環節都有責任人，確保檔案安全管理工作的有序開展。

2.2 制定檔案安全管理應急預案

防災減災檔案管理規范是檔案管理部門為避免突發性災難事件對檔案造成損壞而建立的，特別應對識別技術風險、環境風險、人為風險、管理風險以及包括日常災難、自然災難在內的常規風險等平時難以預測的突發事件予以規范，盡管如此仍可能因突發事件對檔案帶來毀滅性破壞。檔案安全管理不能僅僅停留在上述措施上，應本著“預防為主、防治結合”的原則，注重制定與建立檔案安全管理應急預案，通過學習并嚴格貫徹執行應急預案，增強檔案管理人員應急意識，在適當的時機適當的場所組織開展檔案安全管理應急演練，以便科學從容地應對各種災難性檔案安全突發事件，將損失盡最大力量降到最低程度，切實維護和保障檔案信息安全。

3 ?檔案信息保密措施

3.1 做好檔案保密工作

檔案管理人員身份特殊，知密深，知密多，知密早，肩負著保護檔案信息安全的重大責任。這要求檔案管理者要有強烈的責任心和職業道德，當其參加各種社會活動時未時刻保持警惕，可能在不知不覺中將一些尚未公開的密級檔案信息泄露出去。

有效利用檔案信息是密級檔案保密的根本目的和出發點。如果長期處于“保而不用”的死檔狀態，那就失去了檔案保密的意義及其存在的社會價值，必須在嚴格執行保密法規基礎上得到合理有序應用，這樣才能促進檔案事業發展，切實發揮其在促進基層單位健康發展和促進當地經濟社會發展中的重要作用。

3.2 檔案信息化管理方式

迅猛發展的信息技術加快了檔案信息化的進程和步伐，高新技術逐漸在檔案信息管理工作中得到廣泛應用，數字化檔案管理形成的電子檔案加重了檔案信息安全問題，這要求我們必須嚴格檔案信息化管理方式，提高檔案管理和利用水平。

檔案管理機構應積極引進并合理應用先進的科學技術，以現有的管理系統和操作，根據不同目的形成檔案信息并規范管理，提高檔案管理工作質量。在檔案信息管理過程中，管理人員應秉持良好的工作態度和職業道德，嚴格遵守國家相關法律法規，嚴格執行檔案管理系統不同用戶操作權限，不違規操作，正確處理好檔案保密與利用的關系，切實保障檔案的完整性與安全性，提高檔案信息化管理程度，大幅度提高檔案信息有效利用率，為利用者提供優質服務，滿足其不同需求。

為做好檔案信息保密工作必須利用軟件管理、漏洞檢查等先進的科學技術手段保證網絡安全，并不斷利用新出現的其他先進科學技術，不斷完善，確保檔案信息安全。檔案管理人員必須嚴格按照計算機操作說明規范操作，進行檔案管理的二次審查處理，避免出現人為的工作失誤，提高檔案信息安全性。

面對電子檔案載體的多樣化，為保證電子檔案信息安全，檔案管理人員應采取密碼訪問控制、系統防火墻等措施;為避免電子檔案失去保存價值，要以其他載體備份已有電子檔案信息，以便能用適當的軟件進行閱讀。

要為電子檔案信息設定用戶權限，保證無全縣用戶無法打開電子檔案信息。在將檔案信息發送會給目標對象時，保證文檔的狀態為可控加密或只讀，做到無法被復制轉發檔案信息，當被第三方打開時也無法閱讀、使用。要對電子檔案信息進行外部授權和加密處理，保證操作日志的完整性。

進行移出、調閱、銷毀保密檔案信息操作時，必須嚴格按照相關規定辦理，在相關領導簽字批準后嚴格執行登記審批手續，未經同意前任何人不得調閱密級檔案。

綜上所述，檔案全面科學化安全管理，有利于基層單位規范化標準化科學化檔案管理工作的順利開展，在檔案管理人員的努力工作下切實提高檔案管理質量，真正發揮檔案在基層單位健康長遠發展的作用。

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