現代人事檔案管理信息化建設探索與實踐

張嫚 賈秀菊 趙光存

摘 ? 要：科技高速發展，信息化時代快速來臨，現代化和信息化不斷影響著人民的日常生活，在人事檔案的建立上，也應該進一步提升信息化建設，確保有效減少人力、物力，改變以往單純紙質化檔案整理，調取效率低等弊端，為人事檔案調取，提供更加便捷的服務。

關鍵詞：檔案 ?信息化 ?效率 ?準確度

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）11（b）-0132-02

通常意義上，一個人要想在社會中生存立足，他的個人經歷以及家庭情況都要有一些相關記載。只有建立一個完整的信息存儲庫，才可以為事業單位進行人員錄用、聘用以及職位晉升工作提供一個相對科學的參考依據。人事檔案是這些私人信息的一個載體，但隨著社會發展，一些傳統的紙質人事檔案管理并不能很好地滿足當前情況下對于人事管理的各種要求。可見，事業單位對于人事檔案進行科學化管理，使其與檔案管理模式不斷創新，并充分運用信息化的優勢特征至關重要[1]。不僅如此，企業單位及其他相關部門，同樣要重視現代人事檔案管理的信息化建設。

1 ?現代人事檔案管理信息化建設的優勢

1.1 保存更具完整性

現代人事檔案管理進入系統，利用信息化的手段進行管理，能夠讓人事檔案的管理更加的科學化、系統化、更加的完整話。通常情況下，紙質化的存檔只能完成人事基本信息的存檔，不能夠將全部內容存放，但是信息化建設后的人事檔案，可通過多種方式對檔案進行進一步的完善和修正，將各類人事檔案通過攝錄、掃描等方式存入信息化系統，能夠確保檔案更加的完整連續。

1.2 調取更具便捷性

現代化的認識檔案，在調取上更具有便捷性。既往的紙質化存檔，在檔案的調取上非常的不方便，需要調取人員到檔案存放機構，并按照檔案登記索引做好檔案的查找工作。耗費人力、物力。在等待和查找的過程中，要消耗非常多的時間，為檔案調取工作帶來了諸多的不變。而信息化建設后的人事檔案調取工作，能夠有效的做好人事檔案的調取，便捷而快速，減少人力、物力的消耗。

1.3 存檔更具安全性

現代化人事檔案信息化建設后，存檔工作將更為安全。既往的紙質化存檔，在調取的過程中，很容易出現人為缺失或者錯誤存放的情況，人為影響因素較大，且不可去除，但是信息化建設后的人事檔案存檔，能夠更好的完成人事檔案的保存，減少在儲存過程中人為因素的不必要影響，確保檔案的完成性。在此基礎上，也可抵抗不必要的其他外力因素破損，因信息化建設的非實體性，能夠確保信息更加的安全。

2 ?現代人事檔案管理信息化建設面臨的主要困境

2.1 信息設備使用能力有待提升

現代人事檔案管理信息化建設的基礎，就是現代化信息設備的使用能力。部分地區企事業單位在建立現代人事檔案管理信息化建設上，面臨著部分或者大部分人員不能有效使用現代化信息設備的情況，很多人員，只能依賴于簡單的紙質化存檔，和原有的檔案檢索功能，對于信息化建設存在一定的畏難情緒，對于相關的掃描存檔使用功能，也都未能良好熟練使用，影響信息化建設整體進度。

2.2 檔案錄入的完整性有待核查

信息化建設的過程中，同樣存在一部分人為的因素，如何確保檔案錄入的完整性，也是人事檔案管理信息化建設的一項重要影響因素。在整體檔案建立的過程中，還要避免出現缺項、漏項的情況，避免出現信息不全的情況，無論是在檔案的存檔，還是檢索的編制上，都應高度的注意。

2.3 管理細則需進一步進行細化

紙質化的存檔方式，已經成為了現行的常用認識檔案存檔形式。信息化建設后的人事檔案，管理體系存在一定不健全的情況，很多情況下，未能對人事檔案進行系統而全面的有效管理，在管理細則上，沒有進一步的細化，沒有落實到具體的相關責任人，為檔案檢索工作和缺失追溯工作帶來了一定的難度。

2.4 做好體系建設，避免形式化

現代人事檔案管理信息化建設的過程中，要做好體系的建設，避免現代人事檔案管理信息系統過于形式化。要明確信息化建設的目的，是為了讓人事檔案管理工作更加科學、有效，避免不必要的浪費，而不能流于形式，為了人事檔案管理信息化建設而進行信息化建設，讓其失去了應有的意義。要強化信息化建設體系，對整體流程進行細化分析，確保不流于形式。

3 ?現代人事檔案管理信息化建設推動的策略和措施

在深入認識我國企業人事檔案管理面臨的主要困境后，要思考推動我國企業人事檔案管理現代化和信息化建設的策略和措施[2]。

3.1 建立健全體系，完善管理

在整體人事檔案的信息化建設過程中，要做好信息化人事檔案的建設工作，要建立健全的管理體系，從信息化建設之初，要設立專職的信息化建設機構，并明確相關人員的崗位職責，對相關的管理制定相應的制度，明確人員的職責，并理順相關流程，確保各環節銜接順暢，確保檔案存取安全;并建立相關的監管體系，要對檔案的完整性、檔案查詢的規范性、存檔的完善性進行進一步的稽核，確保管理完善，檔案齊全。

3.2 加強人員培訓，提升能力

人事檔案管理信息化建設的關鍵在于人才，如何能夠做好整個流程的管理，其關鍵仍然在于人才。要做好人事檔案信息化建設人員的選拔和任用，選取專業可靠的人員進行檔案的管理工作，檔案管理人員要明確了解相關的體系和流程，要對相關的風險點和重點事項進行充分認知，并進行及時的多頻次的培訓，讓錄入和管理人員能夠時刻了解國家的相關政策變化，對國家的相關法律法規政策了如指掌，更好的做好檔案管理，有效提升人事檔案管理信息化建設的工作能力。

3.3 細化責任范圍，明確職責

有章可循，有法可依。明確“責、權、利”，是檔案管理工作的重要核心點。檔案管理工作是終身負責制的重要工作，檔案管理工作的重要性可見一斑。選取好的人員進行檔案管理，也要細化相關的責任范圍，尤其是信息化建設后的檔案管理工作，要做好系統的監管，確保檔案的完善，確保檔案查詢的合規性，以上等等。要對相關的崗位職責進行進一步的細化明確，落實相關崗位的崗位職責，明確落實相關責任，讓檔案管理人員，更加的重視檔案管理工作，做好檔案管理。尤其是做好檔案查詢的稽核工作，信息化建設后，檔案查詢工作將更為便捷，但是檔案的調取，更要遵循嚴肅性、保密性的基本原則，作為檔案的管理人員，要確保守好最后一道關口。相關人員要持有檔案查詢的審批后，方能進行檔案查詢，有違規行為的，要進行追責。

4 ?結語

綜上所述，人事檔案是事業單位檔案管理的組成部分，也是事業單位提升核心競爭力的有力支撐。如今，隨著信息技術的不斷發展，現代化的信息技術手段正以非常快的速度滲透到各行各業。事業單位人事檔案管理的深化和優化離不開互聯網、大數據等信息技術手段，因此，將現代化的信息技術管理理念和方法融入事業單位的人事檔案管理，將有效提升檔案管理效率，推進事業單位人事檔案管理工作的科學化、規范化和信息化有著至關重要的作用，需要進一步的進行探索與實踐。

參考文獻

[1] 陳旭平.信息化時代人事檔案管理模式創新路徑[J].中國管理信息化，2019（18）：177.

[2] 蘇燕.網絡環境下企業人事檔案管理現代化淺析[J].勞動保障世界，2019（24）：65.

[3] 褚麗娜.現代人事檔案管理信息化建設探索與實踐[J].蘭臺世界，2019（S1）：90.