新形勢下對檔案“完整安全原則”的再思考

邢海麗

摘? 要：檔案完整安全原則的有效落實，一方面能夠結合網絡信息化平臺為檔案管理提供更完善且穩定的數據操控渠道，避免電子檔案因為系統崩潰等情況對內容造成損害;另一方面，憑借安全管理平臺，更便于審查外界檔案資料的安全性與可靠性，以避免網絡病毒侵入，使檔案資料遭到竊取。本文基于檔案完整安全原則的意義展開分析，在明確優化對策同時，期望為后續檔案管理工作的開展提供良好參照。

關鍵詞：檔案管理;安全原則;管理措施;思考分析

檔案管理安全問題一直是困擾現代紙質檔案轉型的主要難題，更是影響現代檔案管理工作效率性與質量性的關鍵要素，為確保檔案管理工作能夠持續展開，并滿足現代城市經濟與功能體系構建需要，檔案管理者必須結合網絡平臺，將更先進的管理原則與技術融入，才能使檔案破損或遺失的概率縮減，以便增強地方檔案管理工作的質量。

1 檔案管理現狀分析

網絡信息技術的不斷發展，使得現代檔案管理工作環境更加復雜。為確保檔案管理工作能夠如常展開，檔案管理部門應繼續沿用傳統紙質檔案管理辦法，以避免忽然的技術革新使檔案管理工作癱瘓，同時還需要為檔案管理人員提供完善的技術宣傳平臺，以便檔案管理工作的轉型能夠順利，將傳統極易損壞且遺失的紙質檔案轉型為更完善的電子檔案。因此，現代檔案管理工作對員工素質水準要求更高，而檔案管理人員的工作壓力也隨之增大。

根據部分檔案館的工作現狀可知，電子檔案構建缺乏統一的標準與系統要求，這便導致在外界新型技術不斷更新的情況下，不同部門的辦公環境存在明顯差異，如此便極難統籌檔案管理與辦公部門之間的系統連貫性。并且，網絡信息平臺因為安全管理措施不全面，經常會受到外界網絡環境影響，使得檔案信息極易受損或被竊取。

2 檔案完整安全原則的意義

在新形勢下，檔案完整、安全的內涵及其維護的具體要求都發生了變化，原有檔案工作的“完整安全原則”需要從新的角度去加以闡述。對“完整安全原則”的表述，其主要內容包括兩個方面。一方面，維護電子檔案的完整。電子文件由于其特殊的形成規律和文件生命周期的運轉形態，將以往的“后工序”提前至文件形成階段，加之電子文件本身的技術特征，載體形式的多樣性，以及計算機管理的特殊要求，使電子文件的收集、鑒定、歸檔和整理工作內容更加豐富。另一方面，維護電子檔案的安全。檔案保護的重點由檔案實體安全轉向了檔案信息安全，電子檔案具有的各種特性給檔案保護工作提出了新的課題。影響傳統檔案安全的主要因素是自然力，而影響電子檔案安全的因素不但有自然的威脅力，而且還有許多技術因素和管理因素。另外，在檔案管理過程中，檔案完整安全原則能夠為后續信息化檔案管理提供更詳細的檔案管理資料，以便后續檔案管理制度的擬定更加嚴謹且完善，由此協助檔案管理者持續對檔案管理系統進行調整，并借助安全管理平臺，使檔案管理系統不斷完善，降低檔案管理工作的操作要求，才能使更多的檔案館能夠落實檔案管理系統，避免檔案遺失或損壞等問題再次出現。

3 檔案完整安全管理優化對策

3.1 提高完整安全原則宣傳力度

要想有效提高檔案的安全性與完整性，那么檔案管理部門就要提高對安全完整原則宣傳的重視。由于很多檔案管理部門在實際工作中不注重檔案的安全完整管理，相應的責任意識和法制意識等也比較薄弱，導致檔案管理過程中會出現檔案破損、丟失或管理混亂等情況。所以，要想有效的提高檔案管理水平與質量，確保檔案的安全與完整，那么相關工作團隊就要做到以下幾點：

首先，需要對相關管理人員進行定期的檔案安全指導與培訓，讓他們在培訓中提高檔案安全與完整意識，以此來為后期檔案管理工的開展奠定良好基礎。其次，需要管理團隊營造良好的工作氛圍，相關領導起到模范帶頭作用，在實際工作中注重安全與完整意識的灌輸與落實，以此來提高檔案管理水平。最后，管理團隊需要對傳統老套的管理方式進行剔除，完善管理模式中的不足之處，以此來提高檔案的安全與完整性。

3.2 注重新型管理措施的運用

網絡信息化技術的普及為現代檔案資料管理工作奠定了更扎實的發展平臺，同樣借助信息數據平臺資源，更使得檔案資料的采集工作更加便利，顯著降低了檔案管理人員的工作壓力。在此期間，為確保信息化技術能夠持續為檔案管理工作提供幫助，必須由上級單位撥款使檔案館具備設備更新的條件，才能使檔案管理系統的運行穩定，并能夠為大量資料的處理與存儲提供更好的幫助。另外，在新型計算機設備應用過程中，為避免設備故障對檔案資料造成損傷，檔案管理人員應定期做備份，避免系統崩潰等問題使檔案管理部門遭受損害，同時還需要檢修人員定期對系統進行調試，以便及時發現潛在風險，避免外界網絡環境或病毒對檔案館內部資料造成損害，使檔案安全與完整性得到更全面的保障。

3.3 加強檔案管理工作的重視

必須積極爭取領導的高度重視與支持，始終把檔案安全工作作為大事來抓，要穩步推進檔案安全體系建設工作，就要把檔案安全體系建設工作納人檔案事業發展規劃，并提出具體的實施目標與措施;努力做到把檔案安全體系建設工作納人同級安全生產委員會的檢查、監督，并成為與各單位簽訂《檔案目標管理責任書》中的重要考核項目，明確各部門的職能職責，實行“季度自查、年中抽查、年底考核”的制度。

3.4 提升檔案管理人員的素質水準

檔案管理部門是檔案調度、存儲、采集等工作的執行單位，也是決定檔案完善安全管理質量的直接要素。因此，在檔案管理人員素質培訓過程中，必須根據檔案管理工作的需求為檔案管理者提供更完善的技術培訓平臺，確保檔案管理人員能夠在原有檔案管理基礎上提供更嚴謹且有效的管理制度，使檔案管理工作的效率與質量水準得到顯著提升。其次，在檔案管理人才培訓過程中，檔案館需要站在長遠角度為檔案管理提供完善的設備，并在檔案管理人員選擇過程中，更應該著重關注其計算機操作能力，以便推進傳統紙質檔案管理方式向電子信息檔案轉型，增強檔案資料管理的可控性。

4 結束語

檔案完整安全原則在管理工作中的有效落實，不但能夠為檔案系統的構建提供更全面的技術保障，避免外界病毒等風險環境對檔案管理系統造成影響，同時憑借管理制度的不斷完善，更便于將傳統檔案管理體制轉型，以便增強檔案信息質量的可控性。故而，在論述新形勢下對檔案“完整安全原則”的再思考期間，必須明確檔案完整安全原則內容與意義，并提供有效且詳細的優化方案，才能使檔案管理質量得到更全面的保障。

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