檔案數字化建設中若干問題的研究

陳建新 張偉嘉 王超

摘 要：在信息技術快速發展的今天，我國企業應當明確檔案數字化建設的重要性，并且加快對其的構建，只有這樣才能讓檔案管理工作更加高效，進而為自身的發展提供支持。計算機技術在檔案管理工作中的應用，能夠有效推動企業的局部發展，進而促進企業的整體發展，企業應當予以高度重視。本文將對企業的檔案數字化建設展開進一步探討。

關鍵詞：檔案;數字化建設;問題;研究

計算機技術的飛速發展使得我國各行各業都得到了較為良好的發展前景，辦公自動化的深入發展使得人們突破了傳統工作方式下的時間限制與空間限制，有效實現了工作效率以及工作質量的提升。在信息化時代到來的背景下，企業若是仍舊采用傳統的檔案管理工作方式，那么就無法實現自身的快速發展。為此，企業應當加快對檔案管理的數字化建設，確保信息技術能夠與檔案管理工作實現融合，只有這樣才能促進自身的快速發展。檔案管理的數字化建設指的是利用掃描等技術手段將檔案傳輸到計算機中，從而對其進行歸檔[1]。檔案管理的數字化建設對于企業的發展而言具有重要意義，企業應當將之視為企業建設的重要環節，并且通過多種途徑加快其構建。

一、檔案數字化建設的重要性

在信息技術大力發展的時代背景下，企業加快對檔案的數字化建設具有重要意義。首先，企業實現檔案數字化建設，能夠有效提升檔案資料的完整性以及安全性，避免其數據丟失以及外泄。在傳統的工作觀念下，企業的檔案管理長期以來都得不到應有的重視，這就使得企業管理者在有需求時，檔案管理人員難以及時翻閱出管理者想要的檔案，在一定程度上影響了工作的高效展開。同時，企業缺乏專業的檔案管理人員也是常事[2]。在部分企業中，其檔案管理人員大多為兼職，他們無論是工作態度還是專業水平都未能滿足工作崗位的實際需求;其次，檔案數字化建設還能夠有效實現企業資源利用率的提升。在傳統的檔案管理中，檔案管理人員往往是進行較為固定的機械勞動來完成工作的，具體來講即“接收檔案——保管檔案——查閱檔案——回收檔案。”這樣的工作方式較為死板與枯燥，且忽略了管理檔案的最終目的，那就是檔案的利用;最后，檔案數字化建設還是當前時代發展的必然趨勢。隨著科學技術的不斷發展，計算機技術已經普及在了我國各行各業中，大多數企業實現了無紙化辦公。然而檔案管理仍舊是以紙質為主體，這樣的工作方式嚴重打消著檔案管理人員的積極性，且不利于企業的長遠發展。紙質檔案不僅會消耗企業的支出成本，而且還占用了企業大量的存儲空間，不利于企業的運轉[3]。綜上所述，企業加強檔案數字化建設不僅是企業自身的需求，更是企業的發展需求。為了實現企業的長遠發展，企業應當努力實現電子計算機技術與檔案管理工作的融合，打造更為高效的檔案管理工作，促進自身長遠發展。

二、在信息化時代下加快檔案數字化建設的具體策略

（一）制定與完善檔案管理工作規范及其相關標準

檔案管理作為企業管理工作的重要組成部分，其影響著企業的方方面面。為此，企業若是想要實現長遠發展，那么就應當加強對企業檔案管理工作的重視程度，并且為之設立統一的工作制度，規范工作人員的行為，只有這樣才能為工作人員找到具體的工作方向。因此，企業在引入先進的科學技術實行檔案數字化建設之前，應當由企業管理層協同有關部門構建較為科學合理的制度以及相關標準，具體來講即工作制度應當對工作人員提出具體要求，包括檔案信息化建設的操作流程、檔案信息的輸入以及輸出等各項工作，只有讓整個企業的檔案管理工作相互統一，才能讓檔案數字化建設滿足企業的整體需求。企業制定與完善工作制度及其相關標準，不僅是檔案數字化建設的基礎，更是其重要前提，企業應當將其視為檔案數字化建設的第一部，并給予高度重視[4]。

（二）提升檔案管理工作的歸納與總結水平

對于檔案數字化建設而言，較高效率的檔案收集是必不可少的因素。企業若是想要實現資料文件的迅速歸檔，那么就應當組織各個部門積極參與到其中，讓各個部門為檔案管理人員提供相應的支持。企業在日常的工作中往往會產生大量資料，且其來源較為廣泛，包括項目負責人、部門主管等，若是想要將這些龐多的資料進行收集歸檔，那么科學合理的制度必不可少[5]。為此，企業應當建立有利于資料收集歸檔的制度，要求各個部門在上交資料時，還應當一并附帶電子版，這樣能夠有效提升檔案管理人員的工作效率，減少其工作量。針對當前部分企業存在檔案管理工作較為被動的現象，企業還應當轉變檔案管理工作的工作性質，將其從被動轉為主動，這樣能夠有效實現工作效率以及工作質量的提升。企業應當拓展檔案管理人員收集資料的途徑，幫助其明確檔案管理工作的入庫重要性，從而實現其行為的規范。

（三）應用符合企業發展需求的檔案管理軟件

部分企業認識到了將信息技術應用于檔案管理的重要性，并且將之視為一種重要的手段，應用在了實際中，實現了檔案管理流程的信息化。然而在實際中，部分企業由于未能選擇符合自身發展需求的檔案管理軟件，所以出現了檔案管理效率低下，信息技術未能充分發揮自身價值的狀況。企業若是想要實現檔案數字化建設，那么就應當加強對檔案管理軟件的關注，并且結合自身的實際需求進行軟件的選擇[6]。當前，我國經濟市場中存在著大量的檔案管理軟件，所以這為企業的選擇帶來了一定困難。企業應當遵循國家相關標準，選擇使用較為方便，且可靠性以及通用性較強的檔案管理軟件進行應用，只有這樣才能促進檔案管理軟件的高效使用。為了讓檔案管理軟件更好的實現價值，杜絕出現與企業使用需求不符的情況，企業還應當在進行應用之前，對其進行模擬使用，從而為其有效性提供保證。

（四）加快對檔案信息數據庫的建設

檔案數字化建設離不開數據庫的支持。由于數據庫在檔案數字化建設中占據著較為重要的地位，所以企業應當加強對其的建設，這就對企業提出了更高的要求。企業應當聘請具備專業資質的技術人員參與數據庫的構建，將原本的紙質檔案轉為電子檔案，并且存儲在數據庫中，實現檔案的數字化建設。數據庫中應當具有多個類別，包括目錄數據庫、全文數據庫以及多媒體檔案數據庫等，檔案管理人員應當能夠通過檢索，及時查找出相應的電子檔案，對其展開應用，從而實現企業資源的高效利用，幫助企業更好的發展。

結束語：

綜上所述，檔案數字化建設是企業檔案管理發展的新方向，企業應當將其列為工作重點，通過多種途徑加快對其的建設，從而為自身的發展提供可靠的后備支持。

參考文獻：

[1]沈姣.全媒體時代大學生黨員檔案數字化建設路徑研究[J].山西檔案，2016（6）：58-60.

[2]朱葵陽，曾偉忠.我國病歷檔案數字化建設的意義、問題和策略研究[J].蘭臺世界，2016（6）：56-57.

[3]程大帥."互聯網+"時代城鎮圖書檔案數字化建設研究[J].山西檔案，2017（1）：74-75.

[4]孫紅光."互聯網+"環境下的檔案數字化建設研究[J].蘭臺世界，2018（6）：59-61.

[5]江雪青.信息化環境下的文化藝術檔案數字化建設[J].電腦知識與技術，2016，12（4）：233-235.

[6]李春燕.檔案數字化建設存在的主要風險和控制初探[J].卷宗，2018（1）：103.