電子文件檔案特征之我見

陳怡

摘 要：文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息均可以單獨或相互搭配構成電子文件檔案的內容，在網絡環境下，只有明白電子文件檔案的特性，才能更好的發揮電子文件檔案的作用。

關鍵詞：電子文件;檔案; 特征

電子文件檔案某些持性與紙質文件有很大區別，要管理好電子文件就必須了解其特性。綜合國內外對此問題的研究，電子文件的主要特性可概括為以下幾個方面。

一、電子文件是數字化信息技術的產物。

電子文件是在計算機中產生和處理的，其信息形態是數字化的。人們在計算機屏幕上看到由文字、圖形等構成的電子文件形態只不過是電子文件的某些輸出形式而已。而在計算機內部，無論是傳輸還是存儲等處理，電子文件均是以數字編碼的形式存在。

計算機錄入漢字的方法有多種，如鍵盤錄入法、掃描錄入法、用鍵盤錄入漢字、首先是在輸入時對漢字進行計算機的外碼轉換。可以用漢語拼音、五筆字型等外碼錄入漢字。計算機接收了其個別漢字外碼之后，接著就把外碼代表的漢字用計算機內碼記錄下來。計算機內碼是以16位二進制的數字表示的，也就是兩個字節長，計算機內進行文件信息的存儲、傳輸等處理就是對這些內碼的處理。只有當需要將文件輸出時，才將其漢字內碼所對應的字形點陣。也就是字模，以及眾多字模按格式組成文章在屏幕或者打印機上輸出。

在計算機多媒體技術的支持下，信息數據還可以包括聲音、影像等多種形式。不過這些信息形態就計算機內部處理來說，也都是二進制的數字編碼而已，只是在輸入和輸出時，才有其各自的特殊形式。

二、電子文件對設備的依賴性

電子文件的形成和各種處理均是在計算機等設備的支持下完成的，離開計算機等設備，電子文件即看不見也摸不著。其對設備依賴性主要體現在：一是數字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術設備更新，五是加密。例如電子文件對其他設備環境的不兼容性，使其只能在設備上處理，不同軟、硬件環境形成的電子文件載體，有時難以互換。

電子文件的運作、管理是建立在一套標準化體系之上的。其嚴格程度和對系統性的要求，均遠遠超過紙質文件的標準化體系。例如，其制作生成要有代碼標準，其存儲要有機讀載體的格式標準，信息壓縮存儲的算法標準，其查找要有檢索語言標準等。標準化是極為重要的基礎工作，建立和熟悉電子文件的標準化體系，是保證電子文件妥善歸檔的重要前提。

在網絡環境下，人們對信息的處理標準化問題解決的好一些。但對記錄載體的交換問題仍然很多。尤其是在格式、字符集、壓縮方式等方面產生不兼容的問題。出于安全保密上的考慮，還常常通過特殊的軟、硬件設備人為地進行復雜而獨特的編碼加密，或信息拆分處理，使需要保密的電子文件檔案只能在特定的環境下被讀取。計算機更新換代很快，常常只能隔代兼容，對于需要長期歸檔保存的電子文件檔案來說，設備依賴性造成的問題會更加嚴重。一般計算機設備8年左右就會更新，而耐久性光盤載體可以保存更長時間。若干年之后，很可能出現保管完成的電子文件檔案載體找不到讀取設備的問題。設備老化和頻繁更新，給電子文件檔案長久保存帶來的問題，遠比文件載體本身的壽命長短更為嚴重。

三、電子文件載體的非直讀性

電子文件的非直讀性體現在很多方面，一是數字偏碼記錄于載體上肉眼無法分辨，何況磁載體上的“磁疇”極性是物質內部的物理性質，根本不可能看到。此外，載體上的信息記錄密度極大，例如一張容量可達600MB-4000MB的光盤，刻寫激光斑點的直徑小于百萬分之一毫米，可存35萬張打印紙上的文字信息，或10萬圖形信息，即使在高信顯微鏡下可以看見光盤上的記錄痕跡，也不可能讀懂那些小點表示什么。另外，載體上的數字信息往往進行了壓縮編碼、加密等處理，即使有設備，如果不解密也不能讀取其內容。以上種種因素均決定了電子文件載體的非直讀性。

四、電子文件物理結構與邏結構的復雜性及對元數據和背景信息的依賴性。

文件的物理結構是指其信息存儲于載體上的位置及分布的情況，例如文件的正文、圖形、批示、附件等都分各自在載體上的存儲位置。文件的邏輯結構是通信息自身的結構，例如文件中的文字系列。章節構成、各項的先后順序、插圖、標號等。

紙質文件的信息物理結構與邏輯結構是一致的，而且是直觀的。例如，排錯了文件頁碼，就不僅破壞文件信息物理結構也同時破壞其邏輯結構。電子文件的信息物理結構和邏輯結構往往是不一致的。同一份電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續存放，甚至可以存放在不同的載體，而不影響其正常地顯示輸出。在電子文件信息的處理過程中，其物理結構經常發生變化，而其邏輯結構卻可以保持不變，電子文件的邏輯結構通常也需要專門的信息予以描述，當然這些信息可能是隱含的，無特殊需要而不顯示出來，正是由于這種原因，電子文件的物理結構和邏輯結構之間關系是很復雜的。在電子文件歸檔時，如何保持其物理結構和邏輯結構的復雜關系，是保證電子文件不被破壞而必須注意的關鍵問題之一。

元數據是關于數據的數據，例如文件上、下文件的關系和結構就是元數據，對于紙質文件來說，元數據往往直接體現在其形態上，如一份印好的文件，紙上的文字、圖形排列及格式等。電子文件的這種元數據必須特意附在文件信息中，否則將無法恢復電子文件的原貌。此外，紙質文件由于在傳遞和處理過程中離不開行政部門的實際往來和人工辦理各種手續，由其生成和運作的背景信息也就自然地記錄在文件上了。電子文件的運作往往是在網絡上進行的，操作者互不見面，體現行政背景關系的信息可能存放在其他地方。如不特意提供可補充這些元數據或背景信息，就可能給電子文件的運作和歸檔帶來問題。

五、電子文件信息與載體相分離性

電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，甚至可以從一個載體轉換到另一個載體。其內容信息卻不發生任何變化。同樣還可以通過網絡傳給遠方的一個或多個接收者。在一些對保密有特殊要求的網絡中，還采取把電子文件分解后分別通過不同途徑傳遞，存放在不同地點的不同設備上，只是在需要時臨時把文件裝配起來，這些情況，不僅造成電子文件與載體分離性，也是長期處于共享計算機網絡資源環境的使用者，淡漠了對電子文件存儲于哪臺計算機、哪個載體以及什么位置的關心。這個特征給電子文件的保管帶來許多新問題，處理不好會直接影響其真實性、完整性和可靠性。

文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息均可以單獨或相互搭配構成電子文件的內容，這就是造成了電子文件的多媒體集成性，使得電子文件的信息形態及其組成要比紙質文件復雜的多。例如不同的載體往往適合存儲不同的媒體信息，就會造成一份電子文件中的文、圖、聲、像在存儲時載體分離現象。如果脫機保管，就可以造成混亂，甚至破壞電子文件的完整性。